Zakres działań Działu Zamówień Publicznych

Regulamin Organizacyjny
Paragraf § 54
Jednostki administracyjne podporządkowane kanclerzowi

Do zadań Działu Zamówień Publicznych należy w szczególności:

1. W zakresie spraw związanych z zaopatrzeniem:

1) współpraca przy opracowywaniu planów zakupów towarów, usług i robót budowlanych przez jednostki organizacyjne Uczelni,
2) przyjmowanie i rejestracja zapotrzebowań zgłaszanych przez jednostki organizacyjne Uczelni na dostawy towarów, usługi i roboty budowlane,
3) dokonywanie zakupów towarów i usług zgodnie z zapotrzebowaniami poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni na podstawie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
4) uzgadnianie zasadności zakupów sprzętu komputerowego z Uczelnianym Centrum Informatycznym,
5) przygotowywanie projektów umów z kontrahentami w zakresie zadań realizowanych przez Dział,
6) opisywanie faktur za zakupione towary, usługi i roboty budowlane, ich właściwa klasyfikacja, tj. określenie sposobu realizacji zakupu, źródła finansowania, zgodności z zapotrzebowaniem, przekazywanie zaopiniowanych i zaewidencjonowanych faktur do Działu Finansowego,
7) składanie reklamacji w przypadku otrzymania towarów niezgodnych ilościowo i jakościowo ze złożonymi zamówieniami,
8) prowadzenie gospodarki opakowaniami zwrotnymi i wielokrotnego użytkowania,
9) właściwe składowanie zakupionych i magazynowanych materiałów i zabezpieczenie ich przed kradzieżą i zniszczeniem,
10) prowadzenie planowej gospodarki magazynowej, w tym analiza stanów magazynowych i upłynnianie zapasów,
11) zlecanie montażu i uruchamiania aparatury, maszyn i urządzeń,
12) zlecanie napraw aparatury, maszyn i urządzeń,
13) prowadzenie obowiązującej sprawozdawczości,
14) prowadzenie rejestru umów z kontrahentami, dotyczących zakupu towarów, usług i robót budowlanych.
15) przyjmowanie wniosków o wydanie książek, broszur itp. z poszczególnych jednostek Uczelni i współpraca z dziekanami przy realizacji tych zamierzeń.
16) prowadzenie niezbędnej korespondencji z kontrahentami i jednostkami organizacyjnymi Uczelni.

2. W zakresie zamówień publicznych:

1) określanie trybu realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
2) przeprowadzenie procedury realizacji zamówień zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
3) prowadzenie, gromadzenie i przechowywanie niezbędnej dokumentacji związanej z przeprowadzonymi przetargami,
4) administrowanie umowami będącymi efektem udzielenia zamówienia publicznego oraz gromadzenie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych,
5) prowadzenie prac, organizowanie i udział w komisjach przetargowych,
6) przyjmowanie i rejestracja wniosków o zawarcie umów cywilnoprawnych, z wyłączeniem umów dydaktycznych o dzieło i zlecenia; ich opiniowanie zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
7) terminowe przekazywanie informacji do Urzędu Zamówień Publicznych oraz do ministerstwa właściwego ds. spraw wewnętrznych,
8) opiniowanie umów tworzonych przez inne jednostki organizacyjne Uczelni (dotyczące np. organizacji obozu, wynajęcia transportu, reklamy, wyjazdów grupowych) w odniesieniu do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych,
9) przedkładanie zapotrzebowań do akceptacji kwestora i dyrektora administracyjnego,
10) przyjmowanie preliminarzy dotyczących organizacji konferencji naukowych i innych imprez organizowanych przez Uczelnię. Współpraca z organizatorami przy realizacji tych zamierzeń, dotycząca zgodnej z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych realizacji zakupów towarów i usług.