Zakończone przetargi

  1. Home
  2. Zakończone przetargi
  3. Rok 2016
  4. Szczegóły

Świadczenie usługi opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego (DP/2310/64/16)

Świadczenie usługi opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego (DP/2310/64/16)

Przetarg nieograniczony

  • Termin składania ofert: 2016.08.01 11:00
  • Termin otwarcia ofert: 2016.08.01 11:15
  • Termin związania ofertą: okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).
  • Miejsce składania ofert: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach 25-369 Kielce, ul. Żeromskiego 5 ( Kancelaria Ogólna ). Miejsce otwarcia ofert: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, pokój 1 (Dział Zamówień Publicznych).
  • Informacja o zamiarze zawarcia umowy ramowej: nie dotyczy
  • Informacja o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów: nie dotyczy
  • Informacja dotycząca zastosowania aukcji elektronicznej: nie dotyczy
  • Miejsce realizacji: Kielce
  • Termin realizacji: zakończenie: 30.09.2018r.
  • Wymagania: Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. Dopuszcza się złożenie oferty częściowej. Lczba części: 2. Przed podpisaniem umowy Zamawiający żąda przedłożenia przez wykonawcę następujących dokumentów: 1) oświadczenia o dysponowaniu kodem źródłowym ZSI w zakresie jego modyfikacji i zmian związanych ze świadczeniem ww. usług, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ; 2)oświadczenie o nienaruszaniu, w związku z wykonywaniem usług świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej, praw osób trzecich, w tym autorskich praw majątkowych, zgodnie ze wzorem oświadczenia stanowiącym załącznik nr 10 do SIWZ..
  • Warunki udziału w postepowaniu: 6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW 6.1. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp dotyczące: 6.1.1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. Zamawiający nie wyznacza szczególnych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia (wzór zał. nr 4 do SIWZ). 6.1.2. Posiadania wiedzy i doświadczenia Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, iż w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, świadczył lub świadczy należycie, przez okres co najmniej 12 miesięcy, minimum 2 usługi, z których każda polega/ła na wsparciu technicznym i opiece powdrożeniowej zintegrowanego systemu informatycznego, w tym min. jedną wykonano na rzecz Szkoły Wyższej; wartość każdej usługi nie mniejsza niż 100 000 zł. Zamawiający, w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są świadczenia okresowe i ciągłe, dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku część zamówienia już faktycznie wykonana musi wypełniać wymogi określone przez zamawiającego. 6.1.3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Osoby zdolne do wykonania zamówienia Warunek ten zostanie spełniony, jeśli wykonawca wykaże że dysponuje lub będzie dysponował na czas realizacji zamówienia kierownikiem projektu serwisu, legitymującym się certyfikatem ITIL na poziomie co najmniej Fundation lub równoważnym, o ile nie posiada certyfikatu ISO dla usług serwisowych. 6.1.4. Sytuacji ekonomicznej i finansowej Zamawiający nie wyznacza szczególnych wymagań w zakresie spełniania tego warunku. Wykonawca potwierdza spełnianie warunku poprzez złożenie oświadczenia. 6.2. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp. 6.3. W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunek udziału w postępowaniu dotyczący braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp. 7. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 7.1. W celu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, do oferty należy załączyć następujące dokumenty: 7.1.1. oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, (wzór zał. nr 4 do SIWZ); 7.1.2. wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy - w tym okresie wraz z podaniem ich przedmiotu, dat wykonywania i podmiotów na rzecz których dostawy zostały wykonane lub są nadal wykonywane wraz z załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie, w szczególności odpowiadających wymaganiom określonym przez zamawiającego w pkt. 6.1.2, (wzór załącznik nr 5 do SIWZ). 7.1.3 wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie dysponowania tymi osobami. Wykaz powinien potwierdzać spełnianie wymagań określonych przez zamawiającego w pkt. 6.1.3. 7.1.4. W sytuacji, jeżeli wykonawca: a) polega na wiedzy i doświadczeniu, osobach zdolnych do wykonania zamówienia, na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Pzp, zobowiązany jest udowodnić, iż będzie dysponował tymi zasobami w trakcie realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby wykonania zamówienia. Dokument, z którego będzie wynikać zobowiązanie podmiotu trzeciego powinien wyrażać w sposób wyraźny i jednoznaczny wolę udzielenia wykonawcy, ubiegającemu się o zamówienie odpowiedniego zasobu, czyli wskazać jego zakres, rodzaj, czas udzielenia, a także inne istotne okoliczności, w tym wynikające ze specyfiki tego zasobu; b) wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, polega na zasobach innych podmiotów na zasadach określonych w art. 26 ust. 2b ustawy, a podmioty te będą brały udział w realizacji części zamówienia, zamawiający żąda od wykonawcy przedstawienia w odniesieniu do tych podmiotów: - oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp (wzór zał. nr 6 do SIWZ). - aktualnego odpisu z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7.2. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy Pzp należy złożyć następujące dokumenty: 7.2.1.Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp (wzór zał. nr 6 do SIWZ). 7.2.2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7.2.3. Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentu, o którym mowa w pkt 7.2.2 składa dokument lub dokumenty wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 7.3. W celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu dotyczącego braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia wykonawcy w okolicznościach, o których mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp należy złożyć: 7.3.1. Listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt 5 ustawy Pzp, albo informację o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej, (wzór zał. nr 7 do SIWZ).
  • Wadium: 7000 PLN
  • Kryteria wyboru: cena: 80%, skrócenie czasu naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek :20%
  • Specyfikacja: Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia w wersji papierowej można uzyskać pod adresem: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach 25-369 Kielce ul. Żeromskiego 5, pokój nr 6. Specyfikacja w wersji elektronicznej stanowi załączniki do niniejszego ogłoszenia.
  • Cena specyfikacji: 0 PLN

Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, z podziałem na części: Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP. Świadczenie usługi od dnia 1 października 2016 roku do 30 września 2018 roku. Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP Świadczenie usługi od dnia 1 października 2016 roku do 30 września 2018 roku.
Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 72.00.00.00-5.
W przypadku, jeśli zamawiający wskazuje w dokumentacji postępowania znaki towarowe, patenty lub pochodzenie to dopuszcza się produkty lub rozwiązania równoważne. tj. takie, które nie obniżą standardu oraz wymagań technicznych, funkcjonalnych i użytkowych określonych przez Zamawiającego. Część 1 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SIMPLE.ERP Na potrzeby opisu przedmiotu zamówienia ustala się definicje i nadaje znaczenie niżej wymienionym pojęciom: 1) Administrator ZSI - Użytkownik ZSI, posiadający wiedzę i kompetencje w zakresie administrowania systemem w wdrożonym u Zamawiającego, 2) Aktualizacja - zestaw zmian do danej wersji systemu ZSI lub jego części, dostarczany przez producenta systemu lub jego części, zawierający poprawki usterek lub/i modyfikacje wynikające z uregulowań ustawowych i zmian przepisów prawa, udostępniane w terminach wynikających z przepisów - obowiązek monitorowania zmian przepisów ciąży na Wykonawcy, 3) Awaria - uszkodzenie systemu lub jego części uniemożliwiające Użytkownikowi korzystanie z niezbędnych elementów systemu, a uzyskanie terminowych i oczekiwanych efektów biznesowych jest zagrożone, 4) Błąd - ograniczenie możliwości realizacji funkcjonalności, spadek wydajności, przerwy w działaniu systemu, błędne wyniki generowane przez system oraz wymuszenie dodatkowych nakładów pracy użytkownika, jak również błędy baz danych, w tym brak spójności i integralności danych, 5) Usterka - uszkodzenie lub błędne działanie systemu, utrudniające lub ograniczające jego użytkowanie, 6) Czas naprawy - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili całkowitego usunięcia awarii/błędu/usterki, potwierdzonego stosownym raportem, zawierającym opis zastosowanego rozwiązania; zgłoszona awaria/błąd/usterka jest usunięta, jeśli sposób rozwiązania zgłoszonego problemu nie ma negatywnego wpływu na funkcjonowanie pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiającego, a uszkodzone lub utracone dane zostały odzyskane, 7) Czas obejścia - czas od zgłoszenia serwisowego do chwili przywrócenia funkcjonowania ZSI poprzez zminimalizowanie uciążliwości awarii/błędu/usterki i doprowadzenie ZSI do działania bez usunięcia przyczyny problemu; rozwiązanie zastępcze -obejście - nie stanowi naprawy problemu, 8) Czas reakcji - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili przystąpienia do usunięcia awarii/błędu/usterki, 9) Dane - wszelkie dane i informacje, pochodzące od Zamawiającego, bez względu na ich treść, sposób i formę utrwalenia, jak również informacje, które nie zostały utrwalone, ale przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego lub pozyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją zamówienia, 10) Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 11) Godziny robocze - od 8.00 do 16.00 w dni robocze, 12) Efekt biznesowy - działanie/proces, zobowiązanie publiczno-prawne, których niewykonanie w danym czasie lub określonym terminie zagraża skutkami finansowymi lub niewłaściwym wizerunkiem Uniwersytetu. Jako efekt biznesowy należy w szczególności uznać efekt będący skutkiem działania/zaniechania działania, do którego realizacji Zamawiający zobowiązany jest przepisami prawa, jak np.: a. sprawozdania i plany wymagane przez instytucje nadrzędne (np. MNiSW, MF, GUS, US, UKS), b. prawidłowe generowanie przelewów bankowych, c. sprawozdawczość POL-on, d. wypłaty stypendiów, e. wypłaty wynagrodzeń zgodnie z przyjętym corocznym terminarzem odrębnie dla różnych grup pracowniczych, f. złożenie deklaracji, JPK i płatności VAT, g. złożenie deklaracji i płatności ZUS, 13) Koordynator - osoba dedykowana przez Wykonawcę, która zna środowisko eksploatacji ZSI u Zamawiającego i jest uprawniona do kontaktów w zakresie prawidłowej realizacji zobowiązań określonych w umowie oraz właściwego przepływu informacji i rozwiązywania problemów eksploatacyjnych, 14) System serwisu - informatyczny, dostępny przez WWW, system rejestracji i monitorowania realizacji zgłoszeń, obejmujący zakres wszystkich modułów ZSI, wdrożonych u Zamawiającego, umożliwiający użytkownikom wgląd i śledzenie przez aplikację serwisową czasu i sposobu rozwiązania oraz historii każdego zgłoszenia, 15) Uniwersytet/Uczelnia - Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wraz z jego jednostkami organizacyjnymi, 16) Użytkownik - osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego przez Zamawiającego, uprawniona przez Zamawiającego do używania ZSI w ramach wykonywania obowiązków wynikających z takiego uprawnienia, 17) Użytkownik kluczowy - Użytkownik ZSI, przeszkolony w zakresie obsługi systemu/modułu, wskazany przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą w zakresie funkcjonalności systemu/modułu, 18) ZSI - oznacza zintegrowany system informatyczny, wspomagający zarządzanie Uniwersytetem, obejmujący system klasy ERP SIMPLE i System Obsługi Toku Studiów Uczelnia.XP, składający się z modułów wraz ze szczegółowymi funkcjonalnościami w obszarach: finanse księgowość z JPK, personel, majątek trwały, obrót towarowy, budżetowanie, repozytorium danych, integracje z systemem obsługi toku studiów, dorobkiem naukowym i rozliczaniem projektów firmy Partners in Progress, Uczelnia.XP z podmodułami: dziekanat, stypendia, akademiki, rozliczenia ze studentami, planowanie zajęć i rozliczanie dydaktyki, rekrutacja, Wirtualna Uczelnia, sylabusy, wybory przedmiotów/specjalności/zapisy na zajęcia, dyplomowanie z antyplagiatem, ankiety i egzaminy, PIPServ.Mail, dorobek naukowy, rozliczanie projektów, system informowania kierownictwa, ELS i ELD w zakresie zleceń i przedłużania ważności, Akademickie Biuro Karier, POL-on, integracje z SIMPLE.ERP, POL-on, ALEPH, SOWA, Antyplagiat, ORPD, OPTeam. II. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarzadzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach w części SIMPLE.ERP, zapewniająca prawidłowe, nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie ZSI, zmierzające do osiągania określonych efektów biznesowych, poprzez: 1) diagnozowanie i usuwanie awarii, błędów i usterek ZSI oraz ich skutków w gwarantowanym czasie reakcji i naprawy; Wykonawca usunie zgłoszone problemy w następujących przedziałach czasowych: a. awaria - czas reakcji 2 godziny robocze, czas naprawy 1 dzień roboczy, b. błąd - czas reakcji 1 dzień roboczy, czas naprawy 2 dni robocze, c. usterka - czas reakcji 2 dni robocze, czas naprawy 10 dni roboczych, d. w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego - obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy; 2) udostępnianie aktualizacji ZSI - zmiany ZSI, wynikające z zainstalowanych aktualizacji znajdą odzwierciedlenie w dokumentacji - podręczniku użytkownika w wersji elektronicznej; 3) zapewnienie możliwości generowania wymaganych w ramach obsługi modułów POL-on i JPK raportów i sprawozdań zgodnie z szablonami plików w zakresie zestawów danych i ich formatu oraz umożliwienie przygotowania raportu o błędach; 4) zapewnienie komunikacji użytkowników z systemem serwisu Wykonawcy i przyjmowanie oraz obsługa zgłoszeń w czasie dostępności systemu serwisu w dni robocze w godzinach roboczych. W przypadku przerwy/zakłócenia funkcjonowania systemu serwisu trwającej dłużej niż 4 godziny robocze, niezależnie od przyczyny przerwy/zakłócenia, Wykonawca zapewni inny kanał przyjmowania zgłoszeń Zamawiającego do czasu przywrócenia pełnej sprawności systemu serwisu; 5) utrzymywanie parametrów wydajnościowych ZSI oraz przeprowadzenie co najmniej dwa razy do roku w terminach uzgodnionych z Zamawiającym wizyt serwisowych/przeglądów technicznych ZSI w zakresie bezpieczeństwa, wydajności, monitorowania obciążeń, diagnostyki błędów; 6) udostępnienie w ramach wynagrodzenia ryczałtowego pakietu 100 godzin (1 godzina = 60 minut) do wykorzystania przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. W ramach pakietu Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia na rzecz Zamawiającego następujących usług: szkoleń użytkowników, migracji danych, modyfikacji systemu oraz ich integracji z systemami informatycznymi Zamawiającego; udzielania telefonicznej i za pomocą systemu serwisu pomocy i konsultacji w zakresie wszystkich obszarów ZSI oraz realizacja prac o charakterze pomocy technicznej help desk; zapytania kierowane mogą być przez administratorów i użytkowników kluczowych ZSI w godzinach roboczych; rozwiązanie skierowanego zapytania winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej zarejestrowania w systemie serwisu; 7) wskazanie Koordynatora i zapewnienie stałej komunikacji telefonicznej z nim Administratorów ZSI lub innych osób wskazanych przez Zamawiającego; 8) udostępnienie kwartalnego rozliczenia wykupionych w ramach umowy ryczałtowego pakietu godzin; 9) udostępnienie kwartalnego rozliczenia czasów reakcji i czasów naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek pod kątem weryfikacji zgodności z umową; 10) zobowiązanie się Wykonawcy do współpracy z dostawcą pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego w zakresie diagnozowania i usuwania awarii/błędów/usterek w obszarze integracji obszarów oraz rozwoju ZSI. III. Bezpieczeństwo świadczenia usług: 1) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający zapewni zdalny dostęp do ZSI poprzez indywidualne konta VPN wskazanym pracownikom Wykonawcy, którzy uzyskując w jakiejkolwiek formie dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego, zobowiązani są zachować najwyższą staranność w zakresie reguł bezpieczeństwa i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników i podwykonawców, za pośrednictwem których uzyskuje dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego i zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz poufnego traktowania i nie przekazywania osobom trzecim informacji uzyskanych w związku z realizacją usług, w tym o jego pracownikach, studentach i klientach. 2) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zbiorach znajdujących się w obszarze ZSI poprzez zastosowanie właściwych zapisów w umowie. Wykonawca przetwarzał będzie powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie wynikającym z realizacji zobowiązań wynikających z umowy, a po jej wygaśnięciu/rozwiązaniu zobowiązany będzie do niezwłocznego zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, o ile nie nastąpi konieczność dalszego ich przetwarzania wynikająca z przepisów odrębnych. Część 2 - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia.XP Na potrzeby opisu przedmiotu zamówienia ustala się definicje i nadaje znaczenie niżej wymienionym pojęciom: 1) Administrator ZSI - Użytkownik ZSI, posiadający wiedzę i kompetencje w zakresie administrowania systemem w wdrożonym u Zamawiającego, 2) Aktualizacja - zestaw zmian do danej wersji systemu ZSI lub jego części, dostarczany przez producenta systemu lub jego części, zawierający poprawki usterek lub/i modyfikacje wynikające z uregulowań ustawowych i zmian przepisów prawa, udostępniane w terminach wynikających z przepisów - obowiązek monitorowania zmian przepisów ciąży na Wykonawcy, 3) Awaria - uszkodzenie systemu lub jego części uniemożliwiające Użytkownikowi korzystanie z niezbędnych elementów systemu, a uzyskanie terminowych i oczekiwanych efektów biznesowych jest zagrożone, 4) Błąd - ograniczenie możliwości realizacji funkcjonalności, spadek wydajności, przerwy w działaniu systemu, błędne wyniki generowane przez system oraz wymuszenie dodatkowych nakładów pracy użytkownika, jak również błędy baz danych, w tym brak spójności i integralności danych, 5) Usterka - uszkodzenie lub błędne działanie systemu, utrudniające lub ograniczające jego użytkowanie, 6) Czas naprawy - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili całkowitego usunięcia awarii/błędu/usterki, potwierdzonego stosownym raportem, zawierającym opis zastosowanego rozwiązania; zgłoszona awaria/błąd/usterka jest usunięta, jeśli sposób rozwiązania zgłoszonego problemu nie ma negatywnego wpływu na funkcjonowanie pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiającego, a uszkodzone lub utracone dane zostały odzyskane, 7) Czas obejścia - czas od zgłoszenia serwisowego do chwili przywrócenia funkcjonowania ZSI poprzez zminimalizowanie uciążliwości awarii/błędu/usterki i doprowadzenie ZSI do działania bez usunięcia przyczyny problemu; rozwiązanie zastępcze -obejście - nie stanowi naprawy problemu, 8) Czas reakcji - czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili przystąpienia do usunięcia awarii/błędu/usterki, 9) Dane - wszelkie dane i informacje, pochodzące od Zamawiającego, bez względu na ich treść, sposób i formę utrwalenia, jak również informacje, które nie zostały utrwalone, ale przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego lub pozyskane przez Wykonawcę w związku z realizacją zamówienia, 10) Dzień roboczy - dzień od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 11) Godziny robocze - od 8.00 do 16.00 w dni robocze, 12) Efekt biznesowy - działanie/proces, zobowiązanie publiczno-prawne, których niewykonanie w danym czasie lub określonym terminie zagraża skutkami finansowymi lub niewłaściwym wizerunkiem Uniwersytetu. Jako efekt biznesowy należy w szczególności uznać efekt będący skutkiem działania/zaniechania działania, do którego realizacji Zamawiający zobowiązany jest przepisami prawa, jak np.: a. sprawozdania i plany wymagane przez instytucje nadrzędne (np. MNiSW, MF, GUS, US, UKS), b. prawidłowe generowanie przelewów bankowych, c. sprawozdawczość POL-on, d. wypłaty stypendiów, e. wypłaty wynagrodzeń zgodnie z przyjętym corocznym terminarzem odrębnie dla różnych grup pracowniczych, f. złożenie deklaracji, JPK i płatności VAT, g. złożenie deklaracji i płatności ZUS, 13) Koordynator - osoba dedykowana przez Wykonawcę, która zna środowisko eksploatacji ZSI u Zamawiającego i jest uprawniona do kontaktów w zakresie prawidłowej realizacji zobowiązań określonych w umowie oraz właściwego przepływu informacji i rozwiązywania problemów eksploatacyjnych, 14) System serwisu - informatyczny, dostępny przez WWW, system rejestracji i monitorowania realizacji zgłoszeń, obejmujący zakres wszystkich modułów ZSI, wdrożonych u Zamawiającego, umożliwiający użytkownikom wgląd i śledzenie przez aplikację serwisową czasu i sposobu rozwiązania oraz historii każdego zgłoszenia, 15) Uniwersytet/Uczelnia - Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wraz z jego jednostkami organizacyjnymi, 16) Użytkownik - osoba fizyczna zatrudniona na podstawie stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnego przez Zamawiającego, uprawniona przez Zamawiającego do używania ZSI w ramach wykonywania obowiązków wynikających z takiego uprawnienia, 17) Użytkownik kluczowy - Użytkownik ZSI, przeszkolony w zakresie obsługi systemu/modułu, wskazany przez Zamawiającego do współpracy z Wykonawcą w zakresie funkcjonalności systemu/modułu, 18) ZSI - oznacza Zintegrowany System Informatyczny Wspomagający Zarządzanie Uczelnią, obejmujący system klasy ERP SIMPLE i System Obsługi Toku Studiów Uczelnia.XP, składający się z modułów wraz ze szczegółowymi funkcjonalnościami w obszarach: finanse księgowość z JPK, personel, majątek trwały, obrót towarowy, budżetowanie, repozytorium danych, integracje z systemem obsługi toku studiów, dorobkiem naukowym i rozliczaniem projektów firmy Partners in Progress, Uczelnia.XP z podmodułami: dziekanat, stypendia, akademiki, rozliczenia ze studentami, planowanie zajęć i rozliczanie dydaktyki, rekrutacja, Wirtualna Uczelnia, sylabusy, wybory przedmiotów/specjalności/zapisy na zajęcia, dyplomowanie z antyplagiatem, ankiety i egzaminy, PIPServ.Mail, dorobek naukowy, rozliczanie projektów, system informowania kierownictwa, ELS i ELD w zakresie zleceń i przedłużania ważności, Akademickie Biuro Karier, POL-on, integracje z SIMPLE.ERP, POL-on, ALEPH, SOWA, Antyplagiat, ORPD, OPTeam. II. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach w części Uczelnia.XP, zapewniająca prawidłowe, nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie ZSI, zmierzające do osiągania określonych efektów biznesowych, poprzez: 1) diagnozowanie i usuwanie awarii, błędów i usterek ZSI oraz ich skutków w gwarantowanym czasie reakcji i naprawy; Wykonawca usunie zgłoszone problemy w następujących przedziałach czasowych: a. awaria - czas reakcji 2 godziny robocze, czas naprawy 1 dzień roboczy, b. błąd - czas reakcji 1 dzień roboczy, czas naprawy 2 dni robocze, c. usterka - czas reakcji 2 dni robocze, czas naprawy 10 dni roboczych, d. w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego - obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy; 2) udostępnianie aktualizacji ZSI - zmiany ZSI, wynikające z zainstalowanych aktualizacji znajdą odzwierciedlenie w dokumentacji - podręczniku użytkownika w wersji elektronicznej; 3) zapewnienie możliwości generowania wymaganych w ramach obsługi modułów POL-on i JPK raportów i sprawozdań zgodnie z szablonami plików w zakresie zestawów danych i ich formatu oraz umożliwienie przygotowania raportu o błędach; 4) zapewnienie komunikacji użytkowników z systemem serwisu Wykonawcy i przyjmowanie oraz obsługa zgłoszeń w czasie dostępności systemu serwisu w dni robocze w godzinach roboczych. W przypadku przerwy/zakłócenia funkcjonowania systemu serwisu trwającej dłużej niż 4 godziny robocze, niezależnie od przyczyny przerwy/zakłócenia, Wykonawca zapewni inny kanał przyjmowania zgłoszeń Zamawiającego do czasu przywrócenia pełnej sprawności systemu serwisu; 5) utrzymywanie parametrów wydajnościowych ZSI oraz przeprowadzenie co najmniej dwa razy do roku w terminach uzgodnionych z Zamawiającym wizyt serwisowych/przeglądów technicznych ZSI w zakresie bezpieczeństwa, wydajności, monitorowania obciążeń, diagnostyki błędów; 6) udostępnienie w ramach wynagrodzenia ryczałtowego pakietu 200 godzin (1 godzina = 60 minut) do wykorzystania przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. W ramach pakietu Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia rzecz Zamawiającego następujących usług: szkoleń użytkowników, migracji danych, modyfikacji i rozbudowy systemu o nowe funkcjonalności oraz ich integrację z systemami informatycznymi Zamawiającego; udzielania telefonicznej i za pomocą systemu serwisu pomocy i konsultacji w zakresie wszystkich obszarów ZSI oraz realizacja prac o charakterze pomocy technicznej help desk; zapytania kierowane mogą być przez administratorów i użytkowników kluczowych ZSI w godzinach roboczych; rozwiązanie skierowanego zapytania winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej zarejestrowania w systemie serwisu; 7) wskazanie Koordynatora i zapewnienie stałej komunikacji telefonicznej z nim Administratorów ZSI lub innych osób wskazanych przez Zamawiającego; 8) udostępnienie kwartalnego rozliczenia wykupionych w ramach umowy ryczałtowego pakietu godzin; 9) udostępnienie kwartalnego rozliczenia czasów reakcji i czasów naprawy zgłoszonych awarii/błędów/usterek pod kątem weryfikacji zgodności z umową; 10) zobowiązanie się Wykonawcy do współpracy z dostawcą pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego w zakresie diagnozowania i usuwania awarii/błędów/usterek w obszarze integracji obszarów oraz rozwoju ZSI. III. Bezpieczeństwo świadczenia usług: 1) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający zapewni zdalny dostęp do ZSI poprzez indywidualne konta VPN wskazanym pracownikom Wykonawcy, którzy uzyskując w jakiejkolwiek formie dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego, zobowiązani są zachować najwyższą staranność w zakresie reguł bezpieczeństwa i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za działania swoich pracowników i podwykonawców, za pośrednictwem których uzyskuje dostęp do systemów informatycznych Zamawiającego i zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy oraz poufnego traktowania i nie przekazywania osobom trzecim informacji uzyskanych w związku z realizacją usług, w tym o jego pracownikach, studentach i klientach. 2) W celu realizacji przez Wykonawcę świadczenia usług wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zbiorach znajdujących się w obszarze ZSI poprzez zastosowanie właściwych zapisów w umowie. Wykonawca przetwarzał będzie powierzone dane osobowe wyłącznie w zakresie wynikającym z realizacji zobowiązań wynikających z umowy, a po jej wygaśnięciu/rozwiązaniu zobowiązany będzie do niezwłocznego zaprzestania przetwarzania powierzonych danych, o ile nie nastąpi konieczność dalszego ich przetwarzania wynikająca z przepisów odrębnych..

I.Zamawiający przewiduje udzielenie zamówienia uzupełniającego do 20% wartości zamówienia podstawowego polegającego na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia, wg. stawki godzinowej pracy Wykonawcy zamówionej dodatkowo, określonej w ofercie wykonawcy.
II.Warunkiem udziału w postępowaniu jest wniesienie wadium przelewem w kwocie : Część 1: 4000,00 zł (słownie : cztery tysiące złotych 00/100). Część 2: 3000,00 zł (słownie : trzy tysiące złotych 00/100). Wykonawca, który zamierza wnieść wadium w pieniądzu powinien wpłacić ww. kwotę: przed upły¬wem terminu składania ofert na konto Zama¬wiającego: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach Raiffeisen Bank Polska S.A. Nr 92 1750 1110 0000 0000 2108 1318 Na dowodzie przelewu należy wpisać : Wadium : Znak sprawy DP/2310/64/16 cz.... Potwierdzoną za zgodność kopię dowodu wpłaty można dołączyć do oferty. W przypadku wniesienia wadium w innych formach, dopuszczonych przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych art. 45 ust. 6, należy stosowny dokument dołączyć do oferty, który w swej treści musi zawierać przesłanki do zatrzymania wadium określone w art. 46 ust.4a i 5 ustawy Pzp. Oferta niezabezpieczona jedną z form wadium zostanie odrzucona zgodnie z art. 24 ust. 4 ustawy. Zwrot wadium nastąpi zgodnie z art. 46 ust. 1, ust. 1a i ust. 2 ustawy Pzp. Zamawiający żąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono wadium na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wnosi wadium w terminie określonym przez Zamawiającego. Wadium wniesione w pieniądzu Zamawiający zwraca wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym, mowa w art. 26 ust. 3 ustawy Pzp, z przyczyn leżących po jego stronie, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, lub pełnomocnictw, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa wart.24 ust.2 pkt 5, lub informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej, lub nie wyraził zgody na poprawienie omyłki, o której mowa w art. 87 ust.2 pkt 3, co spowodowało brak możliwości wybrania oferty złożonej przez Wykonawcę jako najkorzystniejszej. Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana: -odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie; -zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
III.Zamawiający przewiduje zmiany postanowień umowy w przypadku zaistnienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, w szczególności zmiana:
1 Osób realizujących przedmiot zamówienia, pod warunkiem, że nowo proponowane osoby będą miały co najmniej takie same kwalifikacje. 2. Wynagrodzenia w przypadku: 1) zmiany stawki podatku od towarów i usług, 2) zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art.2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, 3) zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne, - jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. Taka zmiana wymaga aneksu do umowy. 3.Zmiana wynagrodzenia o którym mowa w pkt.2. ppkt. 2) i ppkt.3) nastąpi wyłącznie po przedłożeniu przez Wykonawcę dowodów potwierdzających wpływ zmian o jakich mowa w pkt.2 ppkt 2) i 3) na koszty wykonania zamówienia przez Wykonawcę. 4.Zmiany o których mowa w pkt.2 obowiązywać będą: 1) w przypadku pkt.2 ppkt. 1) od daty wejścia w życie zmienionych przepisów o podatku od towarów i usług, dotyczyć będą niezrealizowanej części zamówienia, przy czym kwota wynagrodzenia netto wykonawcy nie ulegnie zmianie, 2) w przypadku pkt.2 ppkt. 2) i ppkt.3) od pierwszego dnia miesiąca następującego po przedłożeniu dowodów o jakich mowa w pkt.3, nie wcześniej jednak niż od wprowadzenia w życie przepisów dotyczących zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę lub zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 5. W przypadku zmian o których mowa w pkt.2 ppkt.2) i ppkt.3) wynagrodzenie Wykonawcy ulegnie zmianie o wartość wzrostu wykazanych całkowitych kosztów ponoszonych przez Wykonawcę z tego tytułu. 6. Terminu realizacji zamówienia, która może nastąpić wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności niezawinionych przez Wykonawcę, których mimo dołożenia należytej staranności nie można było przewidzieć, w szczególności będących następstwem działania siły wyższej. Przez siłę wyższą Strony rozumieją nadzwyczajne zdarzenie zewnętrzne, niezależne od woli Stron, którego Strona nie mogła przewidzieć oraz któremu nie mogła zapobiec, a które faktycznie bezpośrednio uniemożliwia lub zasadniczo utrudnia realizację przedmiotu umowy, w szczególności wojnę, przewrót, zamieszki, rebelia, strajk w branżach mających zasadniczy wpływ na terminową realizację umowy.
IV.W przypadku powierzenia realizacji zamówienia podwykonawcom, wykonawca zobowiązany jest do wskazania w ofercie tej części zamówienia, której realizację powierzy podwykonawcy.
V. Informacja dodatkowa : Przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia przeprowadzono dialog techniczny.
Uwagi:
Ogłoszenie o zamówieniu zostało:
1.zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 20.07.2016r. pod numerem 146683-2016
2.zamieszczone w siedzibie na tablicy ogłoszeń i na stronie Zamawiającego: www.ujk.edu.pl w dniu 20.07.2016r.

!!!!!!!!UWAGA!!!!!!25.07.2016r
W związku z pytaniami, które wpłynęły w ww. postępowaniu zmianie ulega termin składania i otwarcia ofert z 28.07.2016r na 29.07.2016r., godzina składania i otwarcia ofert nie zmienia się.

W SIWZ dokonuje się zmiany daty składania i otwarcia ofert z 28.07.2016r na 29.07.2016r.

Treść pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami zostaną zamieszczone po opracowaniu odpowiedzi.

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało:
1.zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 25.07.2016r. pod numerem 155727-2016
2.zamieszczone w siedzibie na tablicy ogłoszeń i na stronie Zamawiającego: www.ujk.edu.pl w dniu 25.07.2016r.

W SIWZ dokonuje się zmiany daty składania i otwarcia ofert z 28.07.2016r na 29.07.2016r.

Treść pytań wraz z udzielonymi odpowiedziami zostaną zamieszczone po opracowaniu odpowiedzi.

!!!!!!!!!! 27.07.2016!!!!!!!!!
W SIWZ dokonuje się zmiany daty składania i otwarcia ofert z 29.07.2016r na 01.08.2016r.
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało:
1.zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 27.07.2016r. pod numerem 160913-2016
2.zamieszczone w siedzibie na tablicy ogłoszeń i na stronie Zamawiającego: www.ujk.edu.pl w dniu 27.07.2016r.
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało:
1.zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 27.07.2016r. pod numerem 161235-2016
2.zamieszczone w siedzibie na tablicy ogłoszeń i na stronie Zamawiającego: www.ujk.edu.pl w dniu 27.07.2016r.

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! UWAGA !!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
DATA: 27.07.2016r.
Poniżej przekazuje się treść pytań i odpowiedzi dot. ww. postępowania:

1.Pytanie /wniosek
Dotyczy załącznika nr 1- opis przedmiotu zamówienia
4)Błąd - ograniczenie możliwości realizacji funkcjonalności, spadek wydajności, przerwy w działaniu systemu, błędne wyniki generowane przez system oraz wymuszenie dodatkowych nakładów pracy użytkownika, jak również błędy baz danych, w tym brak spójności i integralności danych,
Prosimy o wyjaśnienie wg jakich kryteriów Zamawiający będzie mierzył spadek wydajności, który będzie kwalifikował i zgłaszał jako błąd?

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Wydajność będzie monitorowana za pomocą narzędzi bazodanowych.
Weryfikacja wydajności jest procesem obejmującym analizie poszczególnych funkcji pod kątem częstotliwości wykorzystania, czasu trwania i wpływu na pozostałe elementy systemu. Realizacja tego procesu nie jest możliwa do wykonania w terminie 3 dni wymaganych jako czas naprawy błędu. W związku z powyższym prosimy o wyłączenie wydajności z definicji błędu

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Definicja błędu pozostaje bez zmian, natomiast, zgodnie z punktem II.1) d (opis przedmiotu zamówienia cz.1 i 2), w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego – obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy.

2.Pytanie/wniosek
Dotyczy załącznika nr 1- opis przedmiotu zamówienia
6)Czas naprawy – czas od chwili zgłoszenia serwisowego do chwili całkowitego usunięcia awarii/błędu/usterki, potwierdzonego stosownym raportem, zawierającym opis zastosowanego rozwiązania; zgłoszona awaria/błąd/usterka jest usunięta, jeśli sposób rozwiązania zgłoszonego problemu nie ma negatywnego wpływu na funkcjonowanie pozostałych elementów Zintegrowanego Systemu Informatycznego Zamawiającego, a uszkodzone lub utracone dane zostały odzyskane,
Prosimy o potwierdzenie, że czas naprawy liczony jest, jako czas pracy Wykonawcy i nie zawiera czasu oczekiwania na informacje od Zamawiającego niezbędne do prowadzenia działań serwisowych.

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Tak

3.Pytanie/wniosek
Dotyczy załącznika nr 1- opis przedmiotu zamówienia
II. Przedmiotem zamówienia jest usługa wsparcia technicznego i opieki powdrożeniowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Uczelnią w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach w części SIMPLE.ERP, zapewniająca prawidłowe, nieograniczone czasowo i funkcjonalnie działanie ZSI, zmierzające do osiągania określonych efektów biznesowych, poprzez:
1) diagnozowanie i usuwanie awarii, błędów i usterek ZSI oraz ich skutków w gwarantowanym czasie reakcji i naprawy; Wykonawca usunie zgłoszone problemy w następujących przedziałach czasowych:
a. awaria - czas reakcji 2 godziny robocze, czas naprawy 1 dzień roboczy,
b. błąd – czas reakcji 1 dzień roboczy, czas naprawy 2 dni robocze,
c. usterka – czas reakcji 2 dni robocze, czas naprawy 10 dni roboczych,
d. w uzasadnionych przypadkach strony mogą uzgodnić inny czas naprawy zgłoszonego problemu lub zastosowanie rozwiązania zastępczego – obejścia, w czasie o połowę krótszym niż czas naprawy;
Prosimy o potwierdzenie, że powyższy wymóg dotyczy przypadków, w których przyczyna Awarii, Błędu i Usterki leży po stronie Wykonawcy.

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
NIE. Zamawiajacy nie potwierdza iż powyższy wymóg dotyczy przypadków, w których przyczyna Awarii, Błędu i Usterki leży po stronie Wykonawcy

4.Pytanie/wniosek
Dotyczy załącznika nr 1-opis przedmiotu zamówienia
5)utrzymywanie parametrów wydajnościowych ZSI oraz przeprowadzenie co najmniej dwa razy do roku w terminach uzgodnionych z Zamawiającym wizyt serwisowych/przeglądów technicznych ZSI w zakresie bezpieczeństwa, wydajności, monitorowania obciążeń, diagnostyki błędów;
Prosimy o wyjaśnienie jakie parametry wydajnościowe i jak mierzone mają być utrzymywane przez Wykonawcę.

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Wykonawca ma utrzymywać następujące parametry wydajnościowe: obciążenie procesora, użycie pamięci RAM, obciążenie bazy danych. Wydajność będzie monitorowana za pomocą narzędzi bazodanowych.

Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby wymagane przeglądy techniczne były realizowane zdalnie?
Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Tak

5. Pytanie/wniosek
Dotyczy:
Załącznik nr 2 Wzór dot. części 1 i 2 zamówienia UMOWA NR DP/2310/.... /16

§ 5.
1.Za niedotrzymanie terminów świadczenia usługi Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty
kar umownych w wysokości brutto:
a.1000,00 zł za każdą godzinę opóźnienia w usunięciu awarii,
b.500,00 zł za każdą godzinę opóźnienia w usunięciu błędu,
c.250,00 zł za każdą godzinę opóźnienia w usunięciu usterki.
d.250,00 zł za każdą godzinę opóźnienia w rozwiązaniu problemu zgłoszonego w ramach help desk.
Prosimy o potwierdzenie, że powyższy zapis dotyczy opóźnień z winy Wykonawcy

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
Zapis dotyczy opóźnienia, a nie zwłoki, jest więc niezależny od winy.

Prosimy o wyjaśnienie ile będzie wynosić zwłoka wykonawcy, jeśli poprawka zostanie dostarczona w czwartek godz.11.00 zamiast w środę o godz. 15.00
Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
4 godziny (1 godzina w środę - tj od godziny 15 do godziny 16 i 3 godziny w czwartek od godziny 8 do godziny 11).

5. Pytanie/wniosek
W związku z potrzebą właściwej kalkulacji ceny opieki powdrożeniowej, chciałbym zapytać czy rozliczanie wizyt oraz prac zdalnych konsultantów zgodnie z poniższą zasadą będzie odpowiednie?
„Każda usługa konsultanta u Zamawiającego będzie rozliczana, jako jedna dniówka (tzn. siedem godzin) lub ponad jedną dniówkę i w Karcie usługi Zamawiający zakwalifikuje ją, jako jedna dniówka (gdy będzie trwała do siedmiu godzin) oraz z dokładnością do każdej rozpoczętej godziny, gdy będzie trwała ponad jedną dniówkę. Usługi konsultanta świadczone na rzecz Zamawiającego zdalnie będą rozliczane jako dwie godziny, oraz z dokładnością do każdej rozpoczętej godziny, gdy będą trwała ponad dwie godziny.”

Odpowiedź dot. (cz.1 i 2 zamówienia)
Rozliczenie wizyt konsultantów z zasadą podaną w pytaniu jest odpowiednie. Rozliczenie prac zdalnych będzie dokonywane z dokładnością do każdej rozpoczętej godziny.

6.Pytanie/wniosek
W załączniku nr 1 do SIWZ (opis przedmiotu zamówienia) w opisie wymagań wobec części 1 zamówienia- Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego systemu SMPLE.ERP, Zamawiający określił pakiet roboczogodzin (100 godzin) na realizację określonego przez Zamawiającego katalogu usług (vide str.3, pkt. II, ust.6)).

Jednocześnie w opisie części 2 zamówienia - Usługa opieki powdrożeniowej i wsparcia technicznego Uczelnia XP, która jest bliźniaczo podobna do opisu części 1 zamówienia, brak jest stosownej informacji o wymiarze pakietu roboczogodzin (vide str.3, pkt. II, ust.6)).
Prosimy o uzupełnienie opisu poprzez podanie wymiaru godzinowego pakietu roboczogodzin na realizację określonego przez Zamawiającego katalogu usług systemu Uczelnia XP

Odpowiedź dot. cz.2 zamówienia
Nastąpiła pomyłka edytorska. Punkt II, ust. 6 powinien brzmieć:
„udostępnienie w ramach wynagrodzenia ryczałtowego pakietu 200 godzin (1 godzina =60 minut) do wykorzystania przez Zamawiającego w okresie trwania umowy. W ramach pakietu Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia rzecz Zamawiającego następujących usług: szkoleń użytkowników, migracji danych, modyfikacji i rozbudowy systemu o nowe funkcjonalności oraz ich integrację z systemami informatycznymi Zamawiającego; udzielania telefonicznej i za pomocą systemu serwisu pomocy i konsultacji w zakresie wszystkich obszarów ZSI oraz realizacja prac o charakterze pomocy technicznej help desk; zapytania kierowane mogą być przez administratorów i użytkowników kluczowych ZSI w godzinach roboczych; rozwiązanie skierowanego zapytania winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od jej zarejestrowania w systemie serwisu;”

7. Pytanie/wniosek
W załączniku nr 2 do SIWZ (wzór umowy) w paragrafie 1 ust.6 Zamawiający wprowadził następujący zapis:
„Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji Umowy, w szczególności przekazywania wszelkich informacji niezbędnych dla prawidłowego wykonania zobowiązań Wykonawcy wynikających z Umowy.”
Zastosowany opis jest nieprecyzyjny i daje duże pole do interpretacji określenia „wszelkich informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania zobowiązań Wykonawcy”.
Proponujemy uszczegółowić zapis tego punktu poprzez dodanie następującego sformułowania: „Zgłoszenie składane przez Zamawiającego powinno zawierać możliwie dokładny opis problemu, w miarę możliwości poparty zrzutami ekranów i sekwencjami wideo, dotyczący nieprawidłowego działania Systemu lub poszczególnych jego elementów, pozwalający na odtworzenie problemu przez serwis wykonawcy”

Odpowiedź (dot. cz. 1 i 2 zamówienia)
We wzorze umowy w paragrafie 1 ust.6. Zamawiający zmienia zapis na:
„Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji Umowy, w szczególności przekazywania wszelkich informacji niezbędnych dla prawidłowego wykonania zobowiązań Wykonawcy wynikających z Umowy. Zgłoszenia składane przez Zamawiającego w systemie serwisu Wykonawcy będą zawierać dokładny opis problemu, w miarę możliwości poparty zrzutami ekranów dotyczącymi nieprawidłowego działania ZSI lub poszczególnych jego elementów.”

8.Pytanie/wniosek
W załączniku nr 2 do SIWZ (wzór umowy) w paragrafie 5 Zamawiający wprowadził zapisy dotyczące zasad naliczania kar umownych.
Należy wskazać , ze proponowane wysokości kar umownych są, w stosunku do szacowanej wartości zamówienia, rażąco wygórowane i wnioskuję o ich daleko idąca racjonalizację, jak również uzależnienie wysokości kary od rzeczywistej wartości zamówienia.
Pragniemy wskazać, iż kara umowna, tracąc charakter surogatu odszkodowania (art. 481§ 1 Kc) prowadziłaby do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela (wyrok SN z 17 marca 1988, IV CR 58/88, LEX 8867). Zgodnie z Kodeksem cywilnym kara umowna powinna mieć charakter odszkodowawczy, a nie prewencyjny. Ustalając wysokość kar umownych strony powinny brać pod uwagę jej zasadniczo kompensacyjny charakter. Tezę taką wyrażono przykładowo w wyroku Zespołu Arbitrów z dnia 23 sierpnia 2007 r. (syg. Akt UZP/ZO/)-1030/07): ,,W zakresie zarzutu dotyczącego wysokości kar umownych Zespół Arbitrów zauważa, iż zgodnie z kodeksem cywilnym kara umowna ma charakter odszkodowawczy, kompensacyjny a nie prewencyjny jako silny środek oddziaływania na niesolidnych wykonawców, zapewniający należyte wykonanie umowy. Obecne postanowienia specyfikacji nie oddają charakteru odszkodowawczego tej sytuacji prawa cywilnego. W sytuacji, gdy kara umowna równa się, bądź zbliżona jest do wysokości wykonanego z opóźnieniem zobowiązania, w związku z którym ją zastrzeżono, można ją uważać za rażąco wygórowaną w rozumieniu art. 484 § 1 Kc’’ (vide: wyrok SN z 20 maja 1980 r. I CR 229180, OSNC 1980/12/243).
Zamawiający, korzystając w sposób nieuprawniony ze swojej silniejszej pozycji w ramach postępowania, narzuca treść umowy w sposób sprzeczny z przeznaczeniem swojego prawa, dlatego takie działanie nie może korzystać z ochrony prawa. Należy ponownie przypomnieć, iż jakkolwiek pozycja Zamawiającego przy kształtowaniu treści umowy jest silniejsza, powinien on brać pod uwagę nie tylko swoje interesy, ale także interesy swojego kontrahenta i starać się ułożyć stosunek prawny tak, aby te interesy były jak najbardziej zrównoważone.
Pragniemy w tym miejscu wskazać, że przy obecnie proponowanej wysokości kar umownych, nawet jednodniowe opóźnienie (nie zwłoka!) w realizacji usługi serwisowej może prowadzić do konieczności zapłacenia Zamawiającemu kary umownej w wysokości znacznie przekraczającej, szacowanie przez Wykonawcę, miesięczne wynagrodzeni.
Ponadto wnioskujemy o naliczenie kar umownych za zwłokę (czyli opóźnienie zawinione przez Wykonawcę) a nie opóźnienie jako takie, które często może mieć powody w innych okolicznościach, niż zawinionych działaniach lub zaniechaniach Wykonawcy. Wnioskuje również o rezygnację z obligatoryjności kar, na rzecz zapisania w paragrafie poświęconym karom umownym, dopuszczalności naliczenia takowych kar przez Zamawiającego oraz usunięciu kar z tytułu opóźnienia w rozwiązaniu problemu zgłoszonego w ramach help desk, jako usługi nie związanej z usuwaniem błędów systemu.

W związku z powyższym wnioskujemy o zmianę treści paragrafu 5 na następującą:

§5.
1.Za niedotrzymanie terminów świadczenia usługi Zamawiający może naliczyć kary umowne w wysokości brutto:
a.0,5% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 3. pkt.1., za każdy dzień zwłoki w usunięciu awarii;
b.0,25% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 3. pkt.1., za każdy dzień zwłoki w usunięciu błędu;
c.0,1% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto, określonego w § 3. pkt. 1., za każdy dzień zwłoki w usunięciu usterki;

2.W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 20% wartości umowy brutto.
3.Potrącenie kar umownych może nastąpić z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia.

Odpowiedź (dot. cz.1 i 2 zamówienia)
We wzorze umowy &5 zmienia brzmienie na:

1.Za niedotrzymanie terminów świadczenia usługi Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kar umownych w wysokości brutto:
a.0,25% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdą godzinę
opóźnienia w usunięciu awarii,
b.0,1% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdą godzinę
opóźnienia w usunięciu błędu,
c.0,05% wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdą godzinę
opóźnienia w usunięciu usterki,
d.0,2 % wartości miesięcznego wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia w rozwiązaniu problemu zgłoszonego w ramach help desk.
2. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w wysokości 20% wartości umowy brutto.
3.Potrącenie kar umownych może nastąpić z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia.”

Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało:
1.zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 27.07.2016r. pod numerem 166227-2016
2.zamieszczone w siedzibie na tablicy ogłoszeń i na stronie Zamawiającego: www.ujk.edu.pl w dniu 27.07.2016r.

!!!!!! 28.07.2016r.!!!!!!!!!
Poniżej przekazuje się treść kolejnych pytań i odpowiedzi dot. ww. postępowania:

1. Prosimy o potwierdzenie, czy poniższa interpretacja Wykonawcy jest prawidłowa:
W przypadku, gdy po analizie zgłoszonego problemu okaże się, ze przyczyna awarii, Błędu, Usterki, nie leży po stronie Wykonawcy, to odpowiedzialność Wykonawcy ogranicza się do wskazania Zamawiającemu przyczyny problemu i sposobu rozwiazania. Powyższe czynności Wykonawca winien wykonać w reżimie SLA. Jeśli rozwiązanie problemu będzie wymagało udziału Wykonawcy, to strony uzgodnią termin realizacji i rozliczenie w ramach 100 godzin opieki powdrożeniowej.
Odpowiedź: Sformułowanie "reżim SLA" nie jest adekwatne do sposobu opisania usługi w przedmiocie zamówienia, w związku z powyższym Zamawiający nie ma możliwości udzielenia jednoznacznej odpowiedzi.

2.Prosimy o potwierdzenie, czy powyższa interpretacja Wykonawcy jest prawidłowa:
W przypadku zgłoszenia realizowanego w ramach 100 godzin opieki wymagany czas 5 dni dotyczy reakcji na zgłoszenie i zaproponowania przez Wykonawcę terminu jego realizacji.
Odpowiedź:
W przypadku zgłoszenia realizowanego w ramach pakietu godzin opieki, zaproponowanie przez Wykonawcę rozwiazania zgłoszonego zapytania i uzgodnienie terminu jego realizacji winno być udzielone nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od zarejestrowania zgłoszenia w systemie serwisu.

1.W postępowaniu o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują faksem na nr 41 349 72 78/ 41 349 72 75 lub drogą elektroniczną na adres: dzp@ujk.edu.pl (w korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem w tytule wiadomości e-mail należy wpisać: dot. DP/2310/64/16), z zastrzeżeniem pkt. 2. 2. Forma pisemna zastrzeżona jest do złożenia oferty wraz z załącznikami, w tym oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, oświadczeń o braku podstaw do wykluczenia, listy podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej, o której mowa w art. 24 ust. 2 pkt. 5 ustawy Pzp/informacji o tym, że wykonawca nie należy do grupy kapitałowej, pełnomocnictwa oraz uzupełnień, złożonych na wezwanie zamawiającego. 3. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 4. Korespondencję związaną z niniejszym postępowaniem, należy kierować na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5 (Kancelaria Ogólna) 25-369 Kielce e-mail: dzp@ujk.edu.pl (w korespondencji związanej z niniejszym postępowaniem w tytule wiadomości e-mail należy wpisać: dot. DP/2310/64/16 faks: 41 349 72 78/ 41 349 72 75. 5. Osobą uprawniona do kontaktów z wykonawcami jest p. Anna Kowalczyk Godziny pracy od poniedziałku do piątku: od 7:30 do 15:30, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

Powrót do listy z roku 2016