Zarządzenie Nr 29/2008

Rektora Uniwersytetu Humanistyczno-Przyrodniczego Jana Kochanowskiego w Kielcach

z dnia 24 czerwca  2008 roku

 

 

w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych  w Uczelni  o wartości nie przekraczającej równowartość kwoty określonej w art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych

 

 

            Na podstawie art. 66 ust. 1 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 ze zm.) i §86 ust.1 Statutu Uniwersytetu Humanistyczno-Przyrodniczego Jana Kochanowskiego w Kielcach zarządza się, co następuje:

 

 

§ 1

 

Wprowadza się w Uniwersytecie Humanistyczno-Przyrodniczym Jana Kochanowskiego w Kielcach regulamin zamówień publicznych o wartości nie przekraczającej równowartość kwoty określonej w art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych – zwaną dalej „pzp”. 

 

§ 2

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REGULAMIN

REALIZACJI ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W UCZELNI

O WARTOŚCI NIE PRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚĆ KWOTY OKREŚLONEJ W ART.4 UST.8 USTAWY PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

PRZEPISY OGÓLNE

§ 1

Regulamin określa wewnętrzną organizację w Uczelni  postępowania w sprawach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub części ze środków publicznych.
Zastosowane rozwiązania organizacyjne i zasady postępowania wynikają z :

1)      przepisów zawartych w art. 35 ustawy o finansach publicznych z dn. 30 czerwca 2005 roku (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.);

2)      przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 ze zm.), zwanej dalej ustawą ;

3)      przepisów rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 87, poz.610).

 

SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA

§ 2.

 

1.         Zamówienia, których  wartość szacunkowa zgodnie z planem zamówień publicznych nie przekracza w skali roku równowartości kwoty określonej w art.4 ust.8 pzp  netto mogą być dokonywane na podstawie zasad postępowania określonych niniejszym zarządzeniem, z pominięciem poszczególnych trybów wymienionych w ustawie.

2.         Przy ustalaniu wartości zamówienia należy stosować przepisy art. art. 32 - 35 ustawy.  

3.         Udzielania zamówień publicznych w trybie niniejszego zarządzenia regulowane są w zakresie kwot:

1)    do 3000 euro,

2)    powyżej 3000 do kwot określonych w art.4 ust.8 pzp

 

 

PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ

§ 3.

 

1.         Niezwłocznie po uchwaleniu planu finansowego Uczelni, Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia sporządza plan zamówień publicznych na dany rok budżetowy, w zakresie dostaw
i usług.

2.         Niezwłocznie po zatwierdzeniu planu finansowego Uczelni Dział Techniczno – Budowlany sporządza plan remontów i plan inwestycyjny Uczelni na dany rok budżetowy.

3.         W planach, o których mowa w ust. 1 i 2 należy ująć wszystkie zamówienia publiczne planowane do udzielenia w danym roku budżetowym.  

4.         W przypadku zaistnienia w ciągu roku sytuacji, których nie można było przewidzieć w momencie sporządzania planów, o których mowa w ust. 1 i 2 należy sporządzić korektę danego planu.

 

 

 

 § 4.

 

1.         Podstawą udzielania zamówienia, o którym mowa w § 2, ujętego w planie zamówień publicznych jest:

1)      zapotrzebowanie na zakup towarów i usług sporządzone przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację zamówienia oraz zatwierdzone  przez kierownika jednostki oraz dysponenta środków finansowych;

2)       wniosek dotyczący zlecenia robót budowlanych podpisany przez Kierownika Działu Techniczno – Budowlanego i dysponenta środków finansowych.

2.    Obowiązkiem pracowników odpowiedzialnych za realizację zamówień, o których mowa w ust. 1 jest bezstronne, obiektywne, staranne oraz  zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.

3.    Zapotrzebowanie lub wniosek, o którym mowa w ust. 1 składane jest w Dziale Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia, gdzie jest rejestrowane i sprawdzane, czy wartość zamówienia nie przekracza kwoty, o której mowa w § 2 ust. 1

4.    Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia po uzyskaniu potwierdzenia źródła finansowania przez Kwestora i zatwierdzeniu zapotrzebowania lub wniosku przez Kanclerza udziela zamówienia. Realizacji  zamówienia dokonuje wyznaczony przez kierownika Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia pracownik tego działu. W  uzasadnionych przypadkach zamówienia może udzielić pracownik merytoryczny jednostki, po otrzymaniu informacji z Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia o zatwierdzaniu zapotrzebowania lub wniosku. 

5.    Nie zatwierdzenie zapotrzebowania lub wniosku skutkuje zaniechaniem udzielenia zamówienia.

6.    Wzory zapotrzebowania oraz wniosku, o  których mowa w § 1 ust. 1 stanowią odpowiednio załączniki 1 i 2 do regulaminu.

7.    Dokumentacja dotycząca realizacji zamówienia, stanowiąca załączniki do zapotrzebowania oraz wniosku i przechowywana jest w Dziale Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

 

§ 4.

 

POSTEPOWANIE W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI DO 3000 EURO

 

1.    Obowiązkiem pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia, o którym mowa  w § 2 ust. 3 pkt. 1, jest dołożenie wszelkiej staranności  aby jego  zrealizowanie nastąpiło  zgodnie z przepisem art. 35 ustawy o finansach publicznych.

2.    Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, zakwalifikuje oraz przygotowuje   i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

3.    Pracownik odpowiedzialny za realizację przeprowadza telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez portale www przegląd cen, zapraszając do składania ofert co najmniej 2 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia lub drukując oferty z portalu www.

4.    Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub na portalu www;

5.    Zamówienia udziela się  pisemnie za pomocą formularza zamówienia określającego warunki realizacji, potwierdzone przez Wykonawcę; w przypadku przedpłaty wraz  z zamówieniem należy złożyć zaakceptowany przez kwesturę wniosek o dokonanie przedpłaty.

 

 

 

 

 

POSTEPOWANIE W SPRAWIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI OD 3000 EURO DO   KWOT OKREŚLONYCH W ART.4 UST.8 PZP

 

§ 5.

 

 

1. Jeżeli wskazana w zapotrzebowaniu lub wniosku wartość szacunkowa netto jest równa lub przekracza kwotę 3000 euro ale nie przekracza kwoty określonej w art.4 ust.8 pzp , pracownik merytoryczny  sporządzając zapotrzebowanie lub wniosek:

1)                  wskazuje w nim co najmniej trzech potencjalnych wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia lub wskazuje jednego wykonawcę  w jeżeli z przyczyn o charakterze obiektywnym  zamówienie może zrealizować tylko jeden wykonawca,

2)                  zamieszcza w zapotrzebowaniu lub wniosku dokładny opis przedmiotu zamówienia, który zostanie przekazany potencjalnym wykonawcom

2.    Po zatwierdzeniu zapotrzebowania lub wniosku, pracownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia wysyła do wskazanych we wniosku Wykonawców zapytanie ofertowe zawierające w szczególności opis przedmiotu zamówienia, termin i miejsce realizacji, wymagania dotyczące gwarancji oraz termin i miejsce złożenia oferty. (załącznik Nr 3)

3.    Na podstawie otrzymanych ofert pracownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia ustala, który z wykonawców złożył najkorzystniejszą ofertę i informuje o tym kanclerza (wzór notatki – załącznik Nr 4). 

 

§ 6

 

1.         W przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy, usługi lub roboty budowlane których wartość jest  równa lub przekracza kwotę netto 3000 euro netto lub przedmiotem zamówienia jest  dostawa lub usługa o charakterze ciągłym realizowana przez tego samego wykonawcę w okresie co najmniej 3 miesięcy pracownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia przygotowuje odpowiedni projekt umowy w formie pisemnej.

2.         Do obiegu w Uczelni projektu umowy, o której mowa w ust. 1 stosuje się odrębne przepisy.

 

 

 

§ 6.

 

PROCEDURA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W CELU USUNIĘCIA AWARII

 

W przypadku konieczności realizacji zamówienia związanego bezpośrednio
z usuwaniem skutków awarii tj. wydarzenia nagłego, którego wystąpienia nie można było przewidzieć, pracownik merytoryczny może udzielić zamówienia przed złożeniem wniosku/zapotrzebowania. W takim przypadku pracownik merytoryczny właściwy dla przedmiotu zamówienia sporządza protokół konieczności/uzasadnienie. 

 

 

 

 

§ 7.

 

1.        Odpowiedzialność za prawidłową realizację zamówienia ponosi pracownik realizujący zapotrzebowanie lub wniosek.

2.        Naruszenie postanowień niniejszego zarządzenia stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu Ustawy z dnia  17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.).  

3.        Faktury wystawione przez Wykonawców przed ich zapłaceniem opisywane są przez pracownika merytorycznego, a następnie przekazywane, zgodnie z obiegiem dokumentów obowiązującym
w Uczelni.  

Dokumenty do pobrania:

• Zarządzenie wraz z załącznikami w formacie pdf


• Załącznik Nr 1 (zapotrzebowanie)
• Załącznik Nr 2 (wniosek)
• Załącznik Nr 3
• Załącznik Nr 4