Zarządzenie Nr  16/2005

 

Rektora Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach

 

z dnia  21 kwietnia 2005 roku

 

w sprawie obiegu umów cywilnoprawnych w Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach.

 

Na podstawie art. 49 ust. 2  ustawy z dnia 12 września  1990 r. o szkolnictwie wyższym  (Dz. U.  Nr 65, poz. 385 ze zm.) i § 37 Statutu Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego  w Kielcach  zarządza się, co następuje:

 

I. Przepisy ogólne

 

§ 1

 

Zarządzenie reguluje zasady i tryb obiegu umów cywilnoprawnych w Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach zawieranych przez Uczelnię z osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi niebędącymi osobami prawnymi.

 

 

 § 2

 

Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

 

1)      Uczelni - należy przez to rozumieć:

Akademię Świętokrzyską im. Jana Kochanowskiego w Kielcach,

2)      umowie cywilnoprawnej  - należy przez to rozumieć:

jedną z umów wymienionych w przepisach księgi trzeciej Kodeksu cywilnego, a w szczególności   umowę zlecenia, umowę o dzieło, umowę sprzedaży,  umowę  o roboty budowlane, a także umowę niestypizowną w przepisach Kodeksu cywilnego o charakterze cywilnoprawnym, której stroną jest Uczelnia,

3)      umowie dydaktycznej - należy przez to rozumieć:

umowę o dzieło dydaktyczne i przeniesienie praw autorskich zwieraną przez Uczelnię z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej,

4)      umowie naukowej  - należy przez to rozumieć:

umowę, w której Uczelnia jako strona zobowiązana jest do rozporządzenia środkami pieniężnymi przekazanymi przez ministerstwo właściwe ds. nauki.

5)      kierowniku jednostki organizacyjnej  - należy przez to rozumieć:

dziekana, dyrektora instytutu, kierownika jednostki międzywydziałowej wnioskującego o zawarcie przez Uczelnię umowy cywilnoprawnej, umowy dydaktycznej lub umowy naukowej,

6)      właściwej dokumentacji - należy przez to rozumieć:

wniosek kierownika jednostki organizacyjnej o zawarcie danej umowy, a także wymagane do zawarcia danej umowy oświadczenia składane przez inną niż Uczelnia stronę umowy oraz  dokumenty  przewidziane w obowiązujących w Uczelni przepisach o wzorach umów lub przepisach powszechnie obowiązujących, jak również inne dokumenty nie przewidziane w tych przepisach, a niezbędne do zawarcia umowy,

7)      osobie reprezentującej Uczelnię – należy przez to rozumieć:

rektora, właściwego prorektora lub dyrektora administracyjnego, którzy w imieniu Uczelni zawierają umowę,

8)  ustawie o finansach publicznych - należy przez to rozumieć:

ustawę z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2003 r. Nr 78, poz. 483 ze zm.),

9) postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego - należy przez to rozumieć:

postępowanie prowadzone w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych  (Dz.U. Nr 19, poz. 177 ze zm.),

10)  wykonawcy lub dostawcy- należy przez to rozumieć:

osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego w Uczelni,

11) Dział Zamówień Publicznych- należy przez to rozumieć:

Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia Uczelni.

 

 

II. Obieg umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami fizycznymi nie prowadzącymi działalności gospodarczej

 

 

§ 3

 

1.       Projekt umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej  w 3 egzemplarzach wraz z  właściwą dokumentację kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Zamówień Publicznych.

2.       Projekt umowy winien być zaakceptowany pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki organizacyjnej.

 

 

§ 4

 

Dział Zamówień Publicznych projekt umowy, o której mowa w § 3  przedstawia do akceptacji osobie reprezentującej Uczelnię wymienionej w projekcie umowy.

 

 

§ 5

 

1.       W przypadku akceptacji projektu umowy cywilnoprawnej, o której mowa w § 3 przez osobę reprezentującą Uczelnię, Dział Zamówień Publicznych przekazuje następnego dnia po dniu akceptacji projekt umowy wraz z właściwą dokumentacją kwestorowi.

2.       W przypadku akceptacji przez osobę reprezentującą Uczelnię projektu umowy cywilnoprawnej, o której mowa w § 3  będącej umową zlecenia z osobą nie będącą pracownikiem Uczelni, Dział Zamówień Publicznych przekazuje następnego dnia po dniu akceptacji projekt umowy wraz z właściwą dokumentacją do Działu Płac.

3.       W przypadku braku akceptacji wniosku o zawarcie umowy cywilnoprawnej przez osobę reprezentująca Uczelnię, Dział Zamówień Publicznych zwraca projekt umowy oraz dokumentację kierownikowi jednostki organizacyjnej wraz z pisemnymi wyjaśnieniami dotyczącymi przyczyn braku akceptacji.

 

 

§ 6

 

1.       Dział Płac weryfikuje projekt umowy cywilnoprawnej, o której mowa w § 5 ust.2 oraz właściwą dokumentację pod względem zgodności  z przepisami o systemie  ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, dokonuje wpisu do rejestru i przekazuje projekt umowy oraz właściwą dokumentację kwestorowi.

2.       Czynności, o których mowa w ust. 1 Dział Płac dokonuje w terminie dwóch dni od chwili przekazania projektu umowy cywilnoprawnej oraz dokumentacji przez Dział Zamówień Publicznych.

 

  

§ 7

 

1.       Kwestor dokonuje kontroli projektu umowy cywilnoprawnej z osobą fizyczną nie prowadzącą działalności gospodarczej zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, a następnie przekazuje projekt umowy oraz właściwą dokumentację osobie reprezentującej Uczelnię celem jej podpisania.

2.       Czynności, o których mowa w ust. 1 kwestor dokonuje w terminie dwóch dni od chwili wpłynięcia projektu umowy cywilnoprawnej i dokumentacji.

3.       W przypadku złożenia przez kwestora zastrzeżeń co do projektu umowy cywilnoprawnej zastosowanie mają odpowiednie przepisy ustawy o finansach publicznych.

 

§ 8

 

Podpisaną przez osobę reprezentującą Uczelnię umowę w 3 egzemplarzach wraz z właściwą dokumentacją sekretariaty przekazują do Działu Zamówień Publicznych.

 

 

§ 9

 

Dział Zamówień Publicznych przekazuje umowę kierownikowi jednostki organizacyjnej celem jej zawarcia. Jeden egzemplarz zawartej umowy wraz z rachunkiem kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Płac.

 

 

 

 

III. Obieg umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami  fizycznym, które prowadzą działalność gospodarczą oraz z osobami prawnymi, a także z  jednostkami organizacyjnym niebędącymi osobami prawnymi. 

 

 

 

§ 10

 

1. Projekt umowy cywilnoprawnej:

1)      z osobą fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą,

2)      z osobą prawną ,

3)      z jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, której ustawa przyznaje zdolność prawną,

 

w 3 egzemplarzach wraz z właściwą dokumentacją kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Zamówień Publicznych.

2. Projekt umowy wielostronnej  w ilości odpowiadającej liczbie podmiotów będących stronami takiej umowy wraz z właściwą dokumentacją kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Zamówień Publicznych.

3. Przepis § 4 stosuje się odpowiednio.

 

§ 11

 

W przypadku akceptacji projektu umowy cywilnoprawnej, o której mowa w § 10 ust. 1 i ust. 2 przez osobę reprezentującą Uczelnię, Dział Zamówień Publicznych przekazuje 1 egzemplarz projektu umowy wraz z właściwą dokumentacją do radcy prawnego.

 

 

 

 

 

§ 12

 

1.       Po dokonaniu  kontroli formalno prawnej projektu umowy cywilnoprawnej, o której mowa   w § 10 ust.1 i ust.2, Dział Zamówień Publicznych odbiera umowę wraz z właściwą dokumentacją radcy prawnemu.

2.       Dział Zamówień Publicznych po uwzględnieniu uwag radcy prawnego przekazuje projekt umowy w 3 egzeplarzach wraz w właściwą dokumentacją kwestorowi.

3.       Przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

 

§ 13

 

Podpisaną przez osobę reprezentującą Uczelnię umowę cywilnoprawną, o której mowa w § 10 ust.1     i ust.2 wraz z właściwą dokumentacją sekretariaty przekazują do Działu Zamówień Publicznych.

 

 

§ 14

 

Dział Zamówień Publicznych uzyskuje podpis wykonawcy i zawartą umowę przekazuje; jeden egzemplarz kierownikowi jednostki organizacyjnej, jeden egzemplarz wykonawcy, jeden pozostawia w swoich zbiorach.

 

 

IV. Obieg umów cywilnoprawnych zawieranych w wyniku postępowania  o udzielenie zamówienia publicznego 

 

§ 15

 

1.       Dział Zamówień Publicznych przed przeprowadzeniem postępowania o zamówienie publiczne przedkłada  projekt umowy cywilnoprawnej radcy prawnemu.

2.       Po uzyskaniu  akceptacji radcy prawnego projekt umowy cywilnoprawnej udostępniany  jest oferentom zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie. 

 

§ 16

 

1.       Po rozstrzygnięciu postępowania o zamówienie publiczne Dział Zamówień Publicznych przekazuje projekt umowy w 3 egzeplarzach wraz z  w właściwą dokumentacją kwestorowi.

2.       Przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

 

§ 17

 

Podpisaną przez osobę reprezentującą Uczelnię umowę w 3 egzemplarzach wraz z właściwą dokumentacją sekretariaty przekazują do Działu Zamówień Publicznych.

 

 

§ 18

 

Po zawarciu umowy cywilnoprawnej z wykonawcą lub dostawcą Dział Zamówień Publicznych,   1 egzemplarz umowy pozostawia w swoim rejestrze, a 2 pozostałe przekazuje odpowiednio wykonawcy lub dostawcy oraz kierownikowi jednostki organizacyjnej zainteresowanej zamówieniem publicznym.

  

 

V. Obieg umów dydaktycznych

 

 

§ 19

 

1.       Projekt umowy dydaktycznej w 3 egzemplarzach wraz z właściwą dokumentację kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Nauczania. Projekt umowy winien być podpisany przez osobą, z którą ma być zawarta dana umowa.

2.       Projekt umowy dydaktycznej winien być zaakceptowany pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki organizacyjnej.

 

 

§ 20

 

Dział Nauczania rejestruje projekt umowy dydaktycznej i przedstawia go wraz z dokumentacją do akceptacji wymienionej w projekcie umowy osobie reprezentującą Uczelnię.

 

 

§ 21

 

1.       W przypadku akceptacji projektu umowy dydaktycznej przez osobę reprezentującą Uczelnię, Dział Nauczania przekazuje następnego dnia po dniu akceptacji projekt umowy wraz właściwą dokumentacją kwestorowi.

2.       W przypadku braku akceptacji umowy cywilnoprawnej przez osobę reprezentująca Uczelnię, Dział Nauczania zwraca projekt umowy oraz dokumentację kierownikowi jednostki organizacyjnej wraz z pisemnymi wyjaśnieniami dotyczącymi przyczyn braku akceptacji.

 

 

§ 22

 

W odniesieniu do umów dydaktycznych przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

 

 

§ 23

 

Zawartą przez osobę reprezentującą Uczelnię umowę dydaktyczną wraz z właściwą dokumentacją sekretariaty przekazują do Działu Nauczania, który w 2 egzemplarze zwraca kierownikowi jednostki organizacyjnej. Jeden egzemplarz umowy dydaktycznej Działu Nauczania pozostawia w swoim rejestrze. 

 

VI. Obieg umów naukowych

 

§ 24

 

1.       Projekt umowy naukowej w trzech egzemplarzach oraz właściwą dokumentację kierownik jednostki organizacyjnej przekazuje do Działu Nauki.

2.       Projekt umowy winien być zaakceptowany pod względem merytorycznym przez kierownika jednostki organizacyjnej.

§ 25

 

Dział Nauki rejestruje projekt umowy naukowej i przedstawia go do akceptacji osobie reprezentującej Uczelnię wymienionej w projekcie umowy.

  

§ 26

 

1.       W przypadku akceptacji projektu umowy naukowej przez osobę reprezentującą Uczelnię, Dział Nauki przekazuje następnego dnia po dniu akceptacji projekt umowy wraz właściwą dokumentacją do radcy prawnego.

2.       W przypadku wniesienia uwag do projektu umowy naukowej radca prawny zwraca go do Działu Nauki.

 

§ 27

 

1.       Po dokonaniu  kontroli formalno-prawnej projektu umowy naukowej radca prawny przekazuje umowę do Działu Nauki.

2.       Dział Nauki przekazuje zaakceptowany przez radcę prawnego projekt umowy do kwestora.  

3.       Przepis § 7 stosuje się odpowiednio.

 

§ 28

 

 

1.       Podpisaną przez osobę reprezentującą Uczelnię umowę wraz z właściwą dokumentacją sekretariaty przekazują do Działu Nauki.

2.       Dział Nauki uzyskuje podpis osoby zainteresowanej i zawartą umowę przekazuje: jeden egzemplarz wykonawcy, jeden kierownikowi jednostki organizacyjnej i jeden pozostawia  w swoich zbiorach.

VI. Przepisy końcowe

 

§ 29

 

Zasady obiegu umów najmu, dzierżawy oraz użyczenia składników majątkowych Uczelni regulują odrębne przepisy.

§ 30

 

1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą rektora lub dyrektora administracyjnego przepisów niniejszego zarządzenia nie stosuje się do umów cywilnoprawnych niestypizowanych   w Kodeksie cywilnym, które zawiera Uczelnia, a w szczególności umów o współpracy naukowej,  kulturalnej albo umów  patronackich. 

2.    W sytuacji, o której mowa w ust. 1 kontrola finansowa kwestora oraz kontrola formalno- prawna radcy prawnego danej umowy jest obligatoryjna.

 

§ 31

 

Do obiegu aneksów do danej umowy stosuje się  odpowiednio przepisy poszczególnych rozdziałów niniejszego zarządzenia.

 

§ 32

 

Traci moc załącznik nr 6 zarządzenia rektora Nr 41/2000 z dnia 26 października 2000 roku w sprawie wprowadzenia druków umów cywilnoprawnych ze zmianami.

 

§ 33

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

R E K T O R

 

prof. dr hab. Adam Massalski