Zarządzenie Nr  26/2005 

Rektora Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach

 

z dnia 10 czerwca 2005 roku

 

w sprawie wprowadzenia regulaminu zamówień publicznych  w Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach

 

 

            Na podstawie art. 49 ustawy  z dnia 12 września 1990 roku o szkolnictwie wyższym  (Dz. U. Nr 65, poz. 385 ze zm.) i § 37 Statutu Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego  w Kielcach zarządza się, co następuje:

 

 

§ 1

 

Wprowadza się w Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach regulamin zamówień publicznych, określający zasady funkcjonowania systemu zamówień w Uczelni, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004 r. wraz z późniejszymi zmianami), oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie wyżej wymienionej ustawy, stanowiący złącznik do niniejszego zarządzenia. 

 

§ 2

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

 

 

 

 

 

R E K T O R

 

prof. dr hab. Adam Massalski

 

 

 

 

 

REGULAMIN

UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

W AKADEMII ŚWIĘTOKRZYSKIEJ IM. JANA KOCHANOWSKIEGO W KIELCACH

 

 

 

 

 

I.                   POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

§ 1

 

Akademia Świętokrzyska im. Jana Kochanowskiego w Kielcach jest Zamawiającym w rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 40, poz. 177 ze zm.).Wszelkie środki finansowe znajdujące się w dyspozycji Uczelni, niezależnie od źródeł ich pochodzenia podlegają wydatkowaniu wyłącznie w oparciu o postanowienia niniejszego regulaminu, zgodnie  z ustawą, o której mowa w zdaniu poprzednim oraz innymi powszechnie obowiązującymi aktami normatywnymi.

 

§ 2

1.       Ilekroć w regulaminie jest mowa o :

 

1)„ustawie” – należy przez to rozumieć:

ustawę z dnia   29 stycznia 2004 r.  Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 40, poz. 177 ze zm.)

2)„Uczelni”  – należy przez to rozumieć:

Akademię Świętokrzyską im. Jana Kochanowskiego w Kielcach.

3)„zamówieniach” – należy przez to rozumieć:

zawierane przez Uczelnię umowy, których przedmiotem są roboty budowlane, dostawy oraz usługi w rozumieniu ustawy,

4)„planowanych robotach budowlanych” – należy przez to rozumieć:

zamówienia o wykonanie robót budowlanych ujętych w planie remontów i inwestycji, przyjętym do realizacji na dany rok przez Senat Uczelni.

5)„pozostałych robotach budowlanych” – należy przez to rozumieć:

zamówienia o wykonanie  robót budowlanych nie ujętych w planie remontów oraz awarie budowlane,

6)„awarii budowlanej” – należy przez to rozumieć:

zaistniałą na skutek nie przewidzianych okoliczności, pilną potrzebę udzielenia zamówienia o wykonanie roboty budowlanej nie zaliczonej do planowanych robót budowlanych Uczelni,

7)„jednostce wnioskującej” – należy przez to rozumieć:

wyodrębnioną organizacyjnie i dysponującą częścią przyznanych Uczelni środków finansowych, jednostkę, na rzecz której ma być zrealizowane zamówienie publiczne. Jednostką wnioskującą w szczególności jest wydział, instytut, poszczególne działy administracji Uczelni, jednostki międzywydziałowe i ogólnouczelniane,

8)„zamówieniach zbiorczych” – należy przez to rozumieć:

prowadzone wspólnie dla całej Uczelni zamówienia obejmujące dostawy wszelkiego rodzaju towarów i usług,

9)„wartość zamówienia” – należy przez to rozumieć:

ustaloną z należytą starannością przez jednostkę wnioskującą, szacunkową wartość udzielonego na jej potrzeby zamówienia, bez podatku od towarów i usług (VAT),

10)  „kursie euro” –  należy przez to rozumieć:

kurs euro ustalony  stosownymi przepisami przez Prezesa Rady Ministrów  w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych,

11)   „planie zamówień jednostki”- należy przez to rozumieć:

sporządzone przez jednostkę wnioskującą, na podstawie przyznanych jej środków finansowych, zestawienie obejmujące wszystkie zamówienia, jakie jednostka ta przewiduje do realizacji w danym roku budżetowym Uczelni,

12)   „ogólnouczelnianym planie zamówień”- należy przez to rozumieć:

sporządzony przez Dział Zamówień Publicznych  i Zaopatrzenia, a zatwierdzony przez rektora, plan zamówień Uczelni obejmujący ogólnouczelniane zestawienie planów poszczególnych jednostek,

13)  „dysponencie środków pieniężnych ”- należy przez to rozumieć:

osobę  uprawnioną do dysponowania w Uczelni środkami pieniężnymi  w ramach zwykłego zarządu oraz w granicach przewidzianych, w planach rzeczowo finansowych.

 

§ 3

 

Regulamin niniejszy ustala zasady oraz tryb postępowania jednostek Uczelni w sprawach zamówień publicznych i normuje :

 

1)      planowanie zamówień,

2)      przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

3)      prowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

4)      zawarcie umowy o wykonanie zamówienia publicznego i jego realizacja,

5)      płatność z tytułu wykonanych zamówień,

6)      ewidencjonowanie, archiwizowanie dokumentacji udzielonych zamówień.

 

 

§ 4

 

Zasady powoływania i pracy komisji przetargowej reguluje odrębne zarządzenie rektora Uczelni.

 

 

§ 5

 

1. W odniesieniu do zamówień, których przedmiotem są:

 

1)      usługi arbitrażowe lub pojednawcze,

2)      usługi Narodowego Banku Polskiego,

3)      usługi telekomunikacyjne świadczone drogą satelitarną,

4)      usługi telefoniczne, teleksowe lub radiotelefoniczne,

5)      naukowe usługi badawcze i rozwojowe, z wyjątkiem tych usług w całości opłacanych przez Zamawiającego, których rezultaty stanowią wyłącznie własność Uczelni,

6)      zakupu czasu antenowego,

7)      nabycia własności i innych praw do nieruchomości,

 

stosuje się jedynie postanowienia rozdziału VI niniejszego regulaminu.

 

2.       W odniesieniu do zamówień będących awarią budowlaną stosuje się postanowienia zawarte w rozdziale I, także w § 16 ust. 3, §§ 17-19 oraz w § 25 ust. 1 i 3 niniejszego regulaminu.

  

 

 

II.                PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ.

 

§ 6

 

1.       Do dnia 15 grudnia każdego roku  jednostka wnioskująca zobowiązana jest sporządzić plan zamówień jednostki na przyszły rok budżetowy. Plan zamówień jednostki sporządza się na formularzu stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego regulaminu. Formularz zawiera w szczególności rodzaj zamówienia (robota budowlana, dostawa, usługa) jego nazwę i opis, źródło finansowania, przewidywany termin rozpoczęcia postępowania oraz jego wartość wyrażoną w euro.

2.       W planie zamówienia jednostka wnioskująca  powinna w odpowiedniej pozycji uwzględnić kwotę podatku VAT według właściwej stawki.

 

 

§ 7

 

Za terminowe i rzetelne sporządzenie planu zamówień  jednostki odpowiada dysponent środków finansowych.

 

§ 8

 

Sporządzony plan zamówień jednostki, jednostka wnioskująca przekazuje w wyznaczonym terminie do Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

 

 

§ 9

 

Na podstawie przedłożonych planów zamówień jednostek, pracownicy Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia sporządzają zbiorczy plan zamówień na przyszły rok budżetowy.

 

§ 10

 

Po uchwaleniu planu finansowego na rok przyszły oraz zatwierdzeniu zbiorczego planu zamówień przez rektora, zamówienia na roboty budowlane, dostawy oraz usługi, o których mowa w art. 13 ustawy, Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia niezwłocznie przekazuje Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, oraz Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych wstępne ogłoszenie informacyjne o planowanych w ciągu następnych 12 miesięcy zamówieniach Uczelni.

 

§ 11

 

Sporządzenie planu zamówień  i przekazanie go do działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia przez jednostki wnioskujące następuje do 15 grudnia danego roku na rok następny.

 

 

 

 

III.             PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA.

 

§ 12

 

Czynności związane z przygotowaniem zamówienia publicznego przygotowuje się na podstawie ustawy, w szczególności  z uwzględnieniem przepisów art. 29-38.

 

 

§ 13

 

Zakres czynności przygotowania zamówienia określają wniosek lub zapotrzebowanie stanowiące odpowiednio załącznik nr 2 i 2A do niniejszego regulaminu. Czynności przygotowania wniosku oraz zapotrzebowania wykonuje jednostka wnioskująca na rzecz, której zamówienie ma być wykonane. Pozostałe czynności związane z przeprowadzeniem postępowania i udzieleniem zamówienia oraz zawarciem umowy wykonuje Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

 

§ 14

 

Przed rozpoczęciem postępowania i udzieleniem zamówienia wiosek lub zapotrzebowanie powinien uzyskać opinię kwestora odnośnie możliwości sfinansowania zamówienia oraz akceptację rektora lub dyrektora administracyjnego.

 

§ 15

 

W przypadku czynności przygotowania do dostaw lub usług, których wartość nie przekracza  6000 euro zamówienia obejmują wskazanie rodzaju i nazwy zamówienia oraz ustalenie jego wartości.

 

 

§ 16

 

1.       W przypadku planowanych robót budowlanych podstawą do rozpoczęcia postępowania o udzielenie zamówienia jest sporządzenie przez Dział Techniczno – Budowlany wniosku wraz z dołączonym kosztorysem inwestorskim oraz specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót budowlanych.

2.       W przypadku jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, przedmiot zamówienia Dział Techniczno budowlany opisuje za pomocą programu funkcjonalno – użytkowego.

3.       Przy pozostałych robotach budowlanych Dział Techniczno – Budowlany sporządza wniosek oraz kosztorys inwestorski na podstawie wniosku lub zapotrzebowania  jednostki wnioskującej. Pozostałe czynności związane z przeprowadzeniem postępowania i udzieleniem zamówienia wykonuje Dział Zamówień Publicznych.

4.       W odniesieniu do zamówień będących awarią budowlaną czynności przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego obejmują wskazanie nazwy roboty budowlanej oraz uzasadnienie okoliczności wskazujących na jej awaryjny charakter. Czynności te wykonuje Dział Techniczno – Budowlany.

 

 

IV.              PROWADZENIE POSTĘPOWANIA.

 

 

§ 17

 

Podstawą prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest zatwierdzony wniosek lub zapotrzebowanie, o których mowa w § 13.

 

 

 

§ 18

 

1.       Prowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia obejmuje całokształt czynności przewidzianych ustawą do chwili jego prawomocnego zakończenia. Prowadzone postępowanie w szczególności obejmuje sporządzenie dokumentów niezbędnych do ogłoszenia lub zaproszenia do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzenie dokumentacji czynności postępowania, dokonywanie oceny złożonych ofert, proponowanie wyboru najkorzystniejszej oferty, prowadzeniu rokowań przy zamówieniu realizowanym w trybie z wolnej ręki, a także czynności w zakresie wniesionych w postępowaniu środków odwoławczych.

2.       W postępowaniu o udzielenie  zamówienia publicznego na wykonanie robót budowlanych do czynności prowadzenia postępowania zalicza się również  sporządzenie kosztorysu inwestorskiego i specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robot budowlanych.

 

 

§ 19

 

Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzi Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.

 

 

§ 20

 

W prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych,   w szczególności w pracach związanych z oceną złożonych ofert, brać udział mogą również przedstawiciele jednostek wnioskujących, na rzecz których zamówienie ma być udzielone.

 

§ 21

 

Przy zamówieniach, których wartość przekracza  równowartość 60 000 euro osoby prowadzące postępowanie muszą być członkami komisji.

 

 

V.                 UMOWY O WYKONANIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

 

 

§ 22

 

Z oferentem, którego oferta, w następstwie przeprowadzonego  i zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, została uznana za najkorzystniejszą zawierana jest umowa                              o wykonanie zamówienia publicznego.

 

­

VI.  ZASADY PŁATNOŚCI.

 

§ 23

 

­­­­

1.             Dokumenty, na podstawie których wydatkowane są środki finansowe Uczelni, w szczególności umowy, faktury, rachunki powinny być należycie opisane z uwzględnieniem zgodności wynikających  wydatków przewidzianych w planie  finansowym. Dokumenty, o których mowa w zdaniu poprzednim winny wskazywać  podstawę prawną wynikającą z przepisów ustawy według, której środki pieniężne mają być wydatkowane. 

2.             Opisu wskazanego w ust. 1 dokonuje ponosząc odpowiedzialność za zgodność podanych informacji ze stanem faktycznych upoważniony pracownik Działu Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia.  Do opisu dokumentów  stosuje się pieczęć, której wzór stanowi załącznik Nr 3 do niniejszego regulaminu.

3.             Czynności, o których mowa w ust. 1 nie zwalniają z wykonania obowiązków w zakresie opisywania dokumentów, na podstawie których wydatkowane są środki finansowe, a wynikające z  wewnętrznych aktów normatywnych obowiązujących w Uczelni.

4.             Płatności z tytułu wykonywania lub wykonania  zamówienia publicznego,  w tym  zwrot pobranego wadium, przedpłaty, zapłaty za wykonanie umowy dokonuje Dział Finansowy.

 

 

 

 

VI.           EWIDENCJONOWANIE I ARCHIWOWANIE DOKUMENTACJI DOTYCZĄCEJ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH.

 

§ 24

 

1.             Dział Zamówień Publicznych i Zaopatrzenia zobowiązany jest na bieżąco prowadzić ewidencję (rejestr) prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Prowadzona ewidencja określa oznaczenie prowadzonego postępowania, tryb jego udzielenia, szacunkową wartość, datę rozpoczęcia, datę wyboru oferty, nazwę wybranego oferenta, numer i datę zawarcia umowy, informację  o protestach i odwołaniach.

2.             Dział Zamówień Publicznych i Zapatrzenia przechowuje całość dokumentacji związanej z przygotowaniem i prowadzeniem zamówienia publicznego, umową o jego wykonanie oraz złożone i nie podlegające zwrotowi oferty. Okres przechowywania nie może być krótszy niż 4 lata licząc od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

3.             W odniesieniu do awarii budowlanej przechowaniu podlega wniosek, o którym mowa w § 16 ust. 2.

4.             Za prawidłowość wykonania czynności wskazanych w ust. 1–3 odpowiadają pracownicy Działu Zamówień Publicznych i Zapatrzenia.

 

 

VII.           PRZEPISY KOŃCOWE.

 

§ 25

 

 

1.             W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie zastosowanie ma  ustawa Prawo zamówień publicznych, przepisy wykonawcze do tej ustawy i inne przepisy wewnętrzne Uczelni. Sprawy sporne pomiędzy jednostkami dotyczące zamówień publicznych rozstrzyga rektor lub upoważniona przez niego osoba.

 

2.             W zakresie zgodnym z ustawą Prawo zamówień publicznych, za zgodą rektora lub dyrektora administracyjnego Uczelni, w pracach związanych z przygotowaniem i prowadzeniem postępowań  o udzielenie zamówienia publicznego mogą brać udział osoby nie będące pracownikami Uczelni.

 

3.             Udzielenie zamówienia i dokonywanie na ich podstawie wydatków  w sposób sprzeczny z postanowieniami niniejszego regulaminu może zostać potraktowane, jako naruszenie zasad co do formy lub trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego i stanowić tym samym naruszenie dyscypliny finansów publicznych podlegające stosownym karom przewidzianym w ustawie o finansach publicznych. Wobec osób winnych naruszeniu, mogą zostać wyciągnięte przewidziane prawem sankcje służbowe i dyscyplinarne.