Zarządzenie Nr  22/2005

Rektora Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach

z dnia 31 maja 2005 roku

 

zmieniające zarządzenie Nr 45/2004 Rektora Akademii Świętokrzyskiej z dnia 1 października 2004 roku w sprawie regulaminu organizacyjnego.

 

Na podstawie art. 49 ust. 3 pkt 3 i art. 73 ustawy o szkolnictwie wyższym z dnia 12 września 1990 roku (Dz. U. Nr 65, poz. 385 ze zm.) oraz § 37 Statutu Akademii Świętokrzyskiej im. Jana Kochanowskiego w Kielcach na wniosek Dyrektora Administracyjnego, zarządza się co następuje:

 

§ 1

 

W załączniku Nr 1 do zarządzenia Nr 45/2004 Rektora AŚ z dnia 1 października 2004 roku w sprawie regulaminu organizacyjnego wprowadza się następujące zmiany:

 

W Dziale II:

1.      w § 6 w ust. 6 dodaje się pkt 6 w brzmieniu: „Sekcja Transportu”.

2.      w § 6 ust. 8 otrzymuje następujące brzmienie: „8. Jednostki administracyjne podporządkowane bezpośrednio zastępcy dyrektora administracyjnego – kwestorowi:

1)                zastępca kwestora,

2)                Dział Finansowy,

3)                Dział Księgowości,

4)                Sekcja Ekonomiczna,

5)                Sekcja Majątkowa

3.      w § 6 ust. 1 pkt 7) otrzymuje brzmienie: „7) audytor  wewnętrzny”.

 

W Dziale III:

1.      w  § 16 w ust. 3 skreśla się wyrazy: „i przedłożeniem tych zasad pod obrady Senatu”,

2.      w § 16 dodaje się ust. 8 w brzmieniu: „Kierowanie pracami Komisji ds. nagród nauczycieli akademickich i Komisji ds. odznaczeń”,

3.      § 17 otrzymuje brzmienie:
”Do kompetencji prorektora ds. dydaktycznych i studenckich należy:

1)                Nadzór nad działalnością dydaktyczną Uczelni:

a)           inicjowanie przepisów wewnętrznych – regulujących i usprawniających proces dydaktyczny,

b)           opiniowanie wniosków jednostek dydaktycznych w sprawie powołania nowych kierunków studiów i specjalności,

c)           przygotowywanie wniosków do Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu
w sprawie powoływania nowych kierunków studiów,

d)           nadzorowanie opracowywania planów i programów studiów,

e)           zatwierdzanie studiów podyplomowych i kursów,

f)             czuwanie nad zgodnością planów studiów i organizacji zajęć dydaktycznych z przyjętymi uchwałami Senatu i przepisami zewnętrznymi,

g)           nadzorowanie organizacji i przebiegu studenckich praktyk zawodowych,

h)           zawieranie umów związanych z procesem dydaktycznym,

i)             rozpatrywanie i podejmowanie decyzji w sprawach:

1)           odwołań od decyzji dziekana w sprawie skreśleń z listy studentów,

2)           wznowień studiów lub przyjęć na odpowiedni rok studiów,

3)           przyjęć w poczet studentów wolnych słuchaczy,

4)            zwrotu nadpłat za studia odpłatne.

j)             Organizowanie  i nadzorowanie rekrutacji na studia:

1)           podejmowanie w imieniu rektora decyzji zgodnie z wnioskiem Uczelnianej Komisji Rekrutacyjnej w sprawach odwołań o nie przyjęciu na studia.

2)           Orzekanie w sprawach udzielania ulg w opłatach za zajęcia dydaktyczne, a w szczególności w sprawach zwalniania z całości lub części opłaty, rozłożenia płatności na raty oraz odroczenia terminu płatności.

2)                Nadzór nad działalnością studencką:

1)           sprawowanie nadzoru w zakresie spraw socjalno-bytowych studentów,

2)           zatwierdzanie regulaminów dotyczących spraw studenckich,

3)           współpraca z Uczelnianą Radą Samorządu Studenckiego i ruchem kulturalno-naukowym,

4)           nadzorowanie spraw dyscyplinarnych studentów,

5)           wnioskowanie o przyznanie nagród rektora dla studentów”.

4.      w § 18 skreśla się ust. 3,

5.      §  19 otrzymuje następujące brzmienie:
”Do kompetencji prorektora ds. Filii należy:

1)                Kierowanie Filią i reprezentowanie Uczelni na zewnątrz w zakresie określonym niniejszym Regulaminem.

2)                Nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem finansów Filii, inwestycji i remontów dotyczących mienia wyodrębnionego dla potrzeb Filii.

3)                Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z nauczycielami akademickimi Filii zatrudnionymi na innych stanowiskach niż profesorowie.

4)                Powoływanie i odwoływanie za zgodą rad wydziałów kierowników jednostek naukowo-dydaktycznych działających w Filii.

5)                Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami niebędącymi nauczycielami akademickimi oraz pełnienie funkcji przełożonego wszystkich pracowników niebędących nauczycielami.

6)                Przygotowywanie projektu planu rzeczowo-finansowego Filii i jego realizacja po zatwierdzeniu przez Senat Uczelni.

7)                Podpisywanie, po uzyskaniu zgody Senatu, umów o bezpośredniej współpracy między Filią a uczelniami zagranicznymi oraz nadzór nad ich realizacją.

8)                Podpisywanie umów o współpracy naukowej i dydaktycznej z wyższymi uczelniami w kraju.

9)                Koordynowanie działalności jednostek organizacyjnych Filii w celu zapewnienia warunków umożliwiających spełnienie ich funkcji.

10)            Nadzorowanie opracowywania planów i programów studiów w Filii.

11)            Czuwanie nad zgodnością planów studiów i organizacji zajęć dydaktycznych w Filii z przyjętymi uchwałami Senatu i przepisami zewnętrznymi.

12)            Rozpatrywanie i podejmowanie w Filii z upoważnienia rektora decyzji w sprawach:

a)           odwołań od decyzji dziekana w sprawie skreśleń z listy studentów,

b)           wznowień studiów lub przyjęć na odpowiedni rok studiów,

c)           zwrotu nadpłat dotyczących studentów Filii za studia odpłatne.

13)            Orzekanie w Filii w sprawach udzielania ulg w opłatach za zajęcia dydaktyczne, a w szczególności w sprawach zwalniania z całości lub części opłaty, rozłożenia płatności na raty oraz odroczenia terminu płatności.

14)            Nadzór nad przygotowywaniem wniosków do ministerstwa właściwego ds. szkolnictwa wyższego w sprawie powoływania nowych kierunków studiów w Filii.

15)            Nadzór nad działalnością studencką w Filii.

16)            Wykonywanie innych zadań zleconych przez rektora.

17)            Sprawy rozwoju i doskonalenia kadry Filii.

18)            Koordynacja prac związanych z oceną nauczycieli akademickich Filii.

19)            Rozpatrywanie wniosków w Filii o:

a)           przyznawanie stypendiów doktorskich i habilitacyjnych,

b)           udzielanie urlopów płatnych i bezpłatnych do celów naukowych,

c)           kierowanie pracowników Filii na studia,

d)           kierowanie pracowników Filii za granicę w celach naukowych i dydaktycznych,

e)           kierowanie studentów Filii na studia zagraniczne,

f)             udział w krajowych konferencjach i sympozjach naukowych,

g)           zapraszanie gości zagranicznych.

20)            Zawieranie umów w ramach bezosobowego funduszu płac w zakresie recenzowania dorobku naukowego pracowników Filii.

21)            Kierowanie działalnością naukowo-badawczą w Filii i nadzór funkcjonalny w tym zakresie.

22)            Koordynacja planowania i organizacja badań naukowych w Filii.

23)            Opiniowanie planów finansowych badań naukowych i merytoryczny nadzór nad finansowaniem i rozliczaniem prac naukowo-badawczych w Filii.

24)            Nadzór nad wykorzystaniem aparatury służącej do realizacji badań naukowych w Filii.

25)            Nadzór nad przestrzeganiem prawa oraz bezpieczeństwa i porządku na terenie Filii.

26)            Administracja funduszem świadczeń socjalnych Filii.

6.      w § 20 wprowadza się następujące zmiany:

1)           w punkcie 3) skreśla się wyrazy: „i gospodarką wydziału”,

2)           skreśla się pkt 5,

3)           w punkcie 12) dodaje się lit. d) w brzmieniu: „d) rozliczenie nauczycieli akademickich z wykonania przydzielonych  im godzin dydaktycznych w ramach pensum, godzin ponadwymiarowych i umów cywilno-prawnych”.

 

W dziale IV:

1.      § 28 otrzymuje brzmienie:

1)                Organizowanie i nadzorowanie prac jednostek administracyjnych kwestury w zakresie księgowości.

2)                Nadzorowanie prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencjonowanie operacji finansowych.

3)                Nadzorowanie inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.

4)                Nadzór i kontrola wykorzystania dotacji budżetowych i funduszy pomocowych, szczególnie w zakresie:

a)           celowości – wydatkowania zgodnie z przeznaczeniem,

b)           terminowego rozliczania,

c)           zwrotu nadmiernych lub niewykorzystanych dotacji,

d)           przekazywania odsetek do dotacji.

5)                Nadzorowanie prac związanych ze sporządzaniem deklaracji z tytułu rozliczeń publiczno-prawnych i rozliczeniem się w stosownych terminach i ustalonych wysokościach.

6)                Nadzorowanie właściwego przechowywania i zabezpieczania druków ścisłego zarachowania oraz dokumentów i ksiąg rachunkowych.

7)                Dokonywanie wstępnej kontroli dokumentów finansowych.

8)                Sporządzanie sprawozdawczości finansowej i statystycznej zgodnie z obowiązującymi przepisami.

9)                Nadzorowanie ewidencji majątku Uczelni.

10)            Nadzór nad prowadzeniem dokumentacji finansowej dotyczącej środków na inwestycje i na wyposażenie.

11)            Zastępowanie kwestora podczas jego nieobecności.

 

W dziale V:

1.      w § 42 wprowadza się następujące zmiany:

1)                ust. 2 otrzymuje następujące brzmienie: „2. Kompletowanie planów studiów i organizacji zajęć dydaktycznych oraz sprawdzanie ich zgodności z obowiązującymi przepisami”,

2)                dodaje się ust. 5a w brzmieniu: „5a. Prowadzenie księgi dyplomów (nadawanie numerów dyplomów, weryfikacja danych, wydawanie absolwentom dyplomów wraz z suplementami)”.

3)                w ust. 11 dodaje się wyrazy: „zbieranie wniosków o zawarcie umowy i umów zawieranych przez prorektora ds. dydaktycznych i studenckich”.

2.      w § 49 wprowadza się następujące zmiany:

a)           skreśla się treść ust. 1,

b)           w ust. 8 dodaje się następujące wyrazy: „wraz z obowiązującą dokumentacją”,

c)           w ust. 7 dodaje się lit. 5a w brzmieniu:  „5a. sporządzanie dyplomów wraz z suplementami”,

d)           ust. 12 otrzymuje brzmienie: „12. Sporządzanie sprawozdań”.

3.      § 50 otrzymuje następujące brzmienie:

1)                 Przyjmowanie i kompletowanie dokumentów osób ubiegających się o przyjęcie
 na studia.

2)                Sporządzanie dokumentacji związanej z realizacją procesu dydaktycznego:

a)           sporządzanie planów studiów (dziennych, wieczorowych, zaocznych, podyplomowych),

b)           sporządzanie organizacji zajęć na poszczególnych kierunkach i formach studiów,

c)           układanie szczegółowych rozkładów zajęć.

3)                Prowadzenie dokumentacji związanej z umowami dydaktycznymi:

a)           sporządzanie umów i kompletowanie dokumentacji do nich,

b)           prowadzenie rejestru umów i rachunków do tych umów.

4)                Sporządzanie indywidualnych kart obciążeń dydaktycznych nauczycieli akademickich.

5)                Prowadzenie ewidencji opłat za zajęcia dydaktyczne i egzekwowanie należności za studia.

6)                Sporządzanie kalkulacji kosztów dydaktycznych, w tym tworzonych kierunków studiów.

7)                Kompletowanie i prowadzenie akt jednostki.

8)                Sekretarska obsługa kierownictwa jednostki i organów kolegialnych.

9)                Sporządzanie sprawozdań statystycznych i innych.

4.      w § 52 skreśla się ust. 8,

5.      dodaje się § 57a w brzmieniu: „§ 57a. Do zakresu działania Sekcji Transportu należy:

1)                Organizowanie i zabezpieczanie przewozu osób, materiałów, sprzętu i aparatury.

2)                Zabezpieczanie właściwej eksploatacji pojazdów samochodowych.

3)                Opracowywanie planów potrzeb materiałowych i części zamiennych dla eksploatowanych pojazdów.

4)                Organizacja i rozliczanie czasu pracy kierowców.

5)                Rozliczanie kierowców z paliwa zgodnie z obowiązującymi normami zużycia.

6)                Prowadzenie obowiązującej ewidencji, sprawozdawczości i rozliczeń związanych z eksploatowanymi pojazdami.

7)                Terminowe załatwianie spraw związanych z rejestracją, przeglądami technicznymi pojazdów oraz ich ubezpieczeniem.

8)                Wnioskowanie o zakup i sprzedaż środków  trwałych oraz przedmiotów nietrwałych związanych z transportem”.

6.      w § 58 skreśla się ust. 17 oraz ust. 19-25.

7.      § 61 otrzymuje brzmienie: „§ 61. Do zakresu działania Sekcji Ekonomicznej należy w szczególności:

1)                Opracowywanie projektów planów rzeczowo-finansowych Uczelni:

a)           przygotowywanie planów Uczelni w Kielcach oraz planów łącznych,

b)           przygotowywanie zmian wynikających z decyzji MENiS i potrzeb wewnętrznych Uczelni.

2)                Przygotowywanie projektów planów rzeczowo-finansowych jednostek organizacyjnych Uczelni i zmian tych planów we współpracy z dysponentami środków finansowych.

3)                Sporządzanie sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania planów rzeczowo-finansowych Uczelni i poszczególnych jednostek organizacyjnych, w tym także:

a)           dla dysponentów środków finansowych,

b)           dla Senackiej Komisji Rozwoju, Budżetu i Finansów.

4)                Przygotowywanie kalkulacji przychodów i kosztów dotyczących odpłatnych form kształcenia studentów.

5)                Opracowywanie harmonogramów przychodów i wydatków.

6)                Analizowanie wykonania planów rzeczowo-finansowych oraz harmonogramów przychodów i wydatków i sygnalizowanie kwestorowi zagrożeń wykonania przychodów i wydatków oraz ich zgodności z planem finansowym.

7)                Sporządzanie rocznych analiz ekonomicznych kosztów utrzymania poszczególnych obiektów Uczelni i przedkładania ich dyrektorowi administracyjnemu.

8)                Przygotowywanie kalkulacji kosztów do umów najmu i dzierżawy składników majątkowych Uczelni, analizowanie wysokości stawek czynszu i inicjowanie ich zmiany.

9)                Sporządzanie analiz ekonomicznych pokazujących możliwości poprawy gospodarki finansowej.

10)            Prowadzenie okresowej analizy rozliczeń finansowych z tytułu wzajemnie świadczonych usług dydaktycznych między jednostkami (przepływy) i ustalanie skutków finansowych dla jednostek z tego tytułu.

11)            Opracowywanie projektu podziału dotacji MENiS na cele dydaktyczne na poszczególne jednostki organizacyjne i fundusze celowe.

8.                  § 62 otrzymuje następujące brzmienie:  „§ 62. Do zakresu działania Sekcji Majątkowej należy w szczególności:

1)           Prowadzenie ewidencji księgowej środków trwałych i wyposażenia oraz wartości niematerialnych i prawnych Uczelni.

2)           Ewidencjonowanie zmian w stanie majątku.

3)           Uzgodnienie ewidencji księgowej z ewidencją w księgach inwentarzowych prowadzonych przez osoby materialnie odpowiedzialne za majątek Uczelni w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.

4)           Rozliczanie inwentaryzacji składników majątkowych, ustalanie różnic inwentarzowych (niedoborów i nadwyżek w majątku), obciążanie za niedobory osób odpowiedzialnych materialnie i egzekwowanie należności.

5)           Kontrola formalno-rachunkowa i ewidencja księgowa usług wykonanych w tzw. przerobie wewnętrznym.

6)           Opracowywanie planów amortyzacji majątku trwałego i ich realizacja.

7)           Prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej materiałów oraz ewidencji księgowej dowodów obrotu magazynowego.

8)           Wycena dowodów obrotu materiałowego.

9)           Uzgadnianie stanów ilościowych, ewidencji księgowych ze stanami ilościowymi ewidencji magazynowej.

9.      § 63 otrzymuje następujące brzmienie: „Do zakresu działania Działu Finansowego należy w szczególności:

1)                Przyjmowanie do zapłaty faktur VAT, rachunków oraz innych dowodów dotyczących zakupionych towarów i usług.

2)                Prowadzenie kontroli formalnej i rachunkowej przyjętych dowodów księgowych, w tym także pod kątem rzetelności i kompletności dokumentacji księgowej.

3)                Realizowanie zapłaty na podstawie zatwierdzonych dowodów w formie gotówkowej lub bezgotówkowej.

4)                Współpraca z bankami prowadzącymi rachunki bankowe Uczelni, w tym m.in. otwieranie i zamykanie rachunków, monitorowanie realizacji zawartych umów.

5)                Monitorowanie sald według specyfiki rachunków oraz nadzorowanie płatności za operacje gospodarcze z odpowiednich rachunków bankowych.

6)                Gotówkowa obsługa pracowników w zakresie wynikającym ze stosunku pracy, studentów i kontrahentów.

7)                Rozliczenia finansowe podróży służbowych pracowników.

8)                Dokumentowanie i wypłaty niepodjętych w terminie wynagrodzeń oraz innych należności.

9)                Monitorowanie realizacji harmonogramów przychodów i wydatków.

10)            Monitorowanie zobowiązań uczelni wynikających z planu rzeczowo-finansowego, kontrola finansowa planowanych wydatkówna zakupy towarów i usług.

11)            Prowadzenie rozliczeń przychodów, w tym zwłaszcza dotacji i środków pochodzenia zagranicznego.

12)            Zabezpieczanie zwrotu środków pieniężnych nienależnych i nadmiernych oraz odsetek.

13)            Wykonywanie zleceń płatniczych środków pieniężnych należnych wewnętrznym jednostkom organizacyjnym uczelni według przyjętego systemu rozdysponowania.

14)            Zorganizowanie prawidłowego i bezpiecznego systemu  przechowywania oraz przemieszczania pomiędzy bankami a kasą Uczelni wartości pieniężnych, innych walorów i druków ścisłego zarachowania związanych z obiegiem pieniędzy.

15)            Nadzór formalny nad funkcjonowaniem obiegu gotówkowego w jednostkach organizacyjnych Uczelni.

16)            Bieżące monitorowanie płynności finansowej i informowanie kwestora o wynikach.

17)            Kontrolowanie, wyjaśnianie i regulowanie kar pieniężnych naliczonych przez kontrahentów, ustalanie przyczyn naliczania kar.

18)            Obsługa finansowa funduszu pomocy materialnej dla studentów.

19)            Inicjowanie nowelizowania lub zmian procedur dotyczących gospodarki finansowej.

20)            Podejmowanie wypłat z banku oraz dokonywanie wpłat nadwyżek gotówki do banku.

21)            Sporządzanie raportów operacji kasowych i raportów operacji z bankiem.

22)            Monitorowanie i egzekwowanie terminowego rozliczania zobowiązań i należności, w tym wynikających z najmu, dzierżawy i korzystania z mienia Uczelni.

23)            Realizacja wypłat gotówkowych i bezgotówkowych Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

24)            Ewidencja i windykacja zaliczek udzielanych pracownikom Uczelni.

25)            Monitorowanie finansowych rozliczeń obozów, konferencji i innych zdarzeń realizowanych na podstawie decyzji kierownictwa w oparciu o preliminarz działania.

26)            Obsługa finansowa funduszy strukturalnych UE:

a)           prowadzenie dokumentacji finansowej określonej zawartymi umowami na realizację zadań w ramach środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej,

b)           współpraca przy formalnym przygotowywaniu wniosków Uczelni o finansowanie zadań ze środków UE,

c)           opracowywanie harmonogramów wydatków wynikających z zawartych umów i sprawozdań z ich realizacji,

d)           dekretowanie i ewidencja dowodów księgowych związanych z projektami,

e)           monitorowanie płynności finansowej na rachunkach wydzielonych projektów i terminowego realizowania płatności.

10.  § 64 otrzymuje następujące brzmienie: „§ 64. Do zakresu działania Działu Księgowości należy w szczególności:

1)                Dokonywanie kontroli formalnej dowodów i dokumentacji księgowej przed zaewidencjonowaniem w księgach rachunkowych.

2)                Dekretowanie dowodów księgowych i ewidencjonowanie w księgach rachunkowych.

3)                Otwieranie, zamykanie i prowadzenie kont bilansowych oraz ksiąg rachunkowych.

4)                Sporządzanie zbiorów księgowych (zestawień zapisów księgowych).

5)                Sporządzanie not księgowych i dowodów zastępczych.

6)                Ewidencjonowanie dokumentacji przychodowej i kosztowej w sposób umożliwiający rozliczenia wg źródeł finansowych oraz jednostek organizacyjnych i poszczególnych tytułów (zadań).

7)                Dokonywanie inwentaryzacji i wyceny aktywów i pasywów bilansowych.

8)                Prowadzenie rejestru storn księgowych.

9)                Prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupów towarów i usług oraz nadzorowanie jednolitości zasad prowadzenia dokumentacji VAT w pozostałych jednostkach organizacyjnych.

10)            Naliczanie odsetek, kar i grzywien oraz windykacja przedegzekucyjna należności zaległych.

11)            Prowadzenie ewidencji umorzeń, odroczeń płatności oraz ulg przyznanych w spłatach należności.

 

 

12)            Tworzenie odpisów aktualizujących i rezerw finansowych.

13)            Sporządzanie dokumentacji rozliczeń publiczno-prawnych,  ewidencjonowanie zobowiązań finansowych z tego zakresu oraz czuwanie nad ich uregulowaniem.

14)            Sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych.

15)            Przygotowywanie ksiąg rachunkowych i materiałów sprawozdawczych do rocznego badania sprawozdania finansowego.

16)            Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji księgowej.

17)            Zabezpieczenie prawidłowości i rzetelności księgowań.

18)            Monitorowanie terminów regulowania należności i zobowiązań w celu zabezpieczenia przed przedawnieniem lub naliczeniem kar z tytułu opóźnień w zapłacie.

19)            Obsługa księgowa przychodów oraz kosztów w ramach funduszu pomocy materialnej dla studentów.

20)            Tworzenie i aktualizacja ogólnouczelnianego rejestru studentów zobowiązanych do opłat za zajęcia dydaktyczne oraz innych opłat związanych z tokiem studiów.

21)            Księgowanie wpłat za zajęcia dydaktyczne oraz sporządzania raportów o zaległościach w opłatach i przedkładanie ich kwestorowi.

22)            Aktualizowanie informacji o studentach i zobowiązaniach finansowych do tworzenia wirtualnych rachunków bankowych studentów.

23)            Wydawanie zaświadczeń studentom w sprawach opłat za zajęcia dydaktyczne.

24)            Naliczanie funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenie ewidencji księgowej i windykacja zaległości.

25)            Prowadzenie kontroli i  ewidencji wyciągów bankowych.

26)            Prowadzenie ewidencji księgowej przychodów i kosztów w ramach funduszu na badania  naukowe.

27)            Ewidencja i windykacja zaliczek pieniężnych udzielanych pracownikom.

28)            Ustalanie i ewidencjonowanie wyniku finansowego i zmian w kapitale własnym.

 

 

 

 

R E K T O R

 

prof. dr hab. Adam Massalski