Zarządzenie Nr 32/2012

Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

 

z dnia 2 maja 2012 roku

w sprawie zasad organizowania konferencji w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego
w Kielcach

Na podstawie § 69 ust. 2 i ust. 3 pkt 26 Statutu Uniwersytetu Jana Kochanowskiego
w Kielcach zarządza się, co następuje:

§ 1

Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:

1)    Uniwersytet  – Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach;

2)    konferencja  – konferencja o charakterze naukowo – badawczym lub konferencja o charakterze edukacyjnym,

3)    konferencja o charakterze naukowo - badawczym -  spotkanie grupy  osób  będących przedstawicielami organizacji lub jednostek naukowych poświęcone zreferowaniu i omówieniu określonych zagadnień naukowych będących tematem konferencji;  konferencja o charakterze naukowo - badawczym może być  połączona z organizacją targów i wystaw oraz zawierać elementy reklamujące osiągnięcia naukowe ośrodków, organizatorów czy uczestników;

4)    konferencja o charakterze edukacyjnym – to spotkanie grupy osób, w którym:

a)   jest możliwe wyraźnie wyodrębnienie spośród uczestników grupy wykładowców oraz   grupy słuchaczy,

b)   uczestnicy z założeń konferencji podnoszą swoje kwalifikacje,

c)   uczestnictwo niesie za sobą poszerzenie i uzupełnienie wiedzy oraz jej aktualizację przez uczestników,

d)   uczestnictwo studentów w obradach  jest nieodpłatne,

e)   nie występują elementy doradztwa  lub konsultingu, jak również reklamy ośrodków reprezentowanych przez uczestników konferencji.

5)    organizator konferencji – nauczyciel akademicki zatrudniony w Uniwersytecie inicjujący konferencje oraz odpowiadający za jej tematykę, a także za zaproszenie jej uczestników.

 

§ 2

1.     Konferencja organizowana w danym roku kalendarzowym, winna być zgłaszana przez organizatora w Dziale Nauki i Współpracy z Zagranicą nie później niż miesiąc przed planowanym terminem  jej rozpoczęcia.  

2.     Konferencja, której źródłem  finansowania jest dotacja na badania  statutowe, winna być zgłaszana przez organizatora w Dziale Nauki i Współpracy z Zagranicą nie później niż do dnia 28 lutego w roku poprzedzającym rok w którym ma się odbyć.

3.     Organizator konferencji wypełnia wniosek o zgłoszenie konferencji.

4.     Wniosek o zgłoszenie konferencji stanowi załącznik nr l do niniejszego zarządzenia.

 

§ 3

1.   Organizator  wniosek o zgłoszenie konferencji wraz z kompletem załączników przekazuje do zatwierdzenia kierownikowi jednostki, w której jest zatrudniony. W przypadku organizowania konferencji na wydziale, zatwierdzony przez kierownika jednostki wniosek organizator  przekazuje dziekanowi, który akceptuje  go pod względem merytorycznym.

2.   Organizator przedkłada zatwierdzony przez kierownika jednostki oraz zaakceptowany przez dziekana wniosek do Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą.

3.  Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą sprawdza wniosek pod względem formalnym, a po rejestracji przekazuje go kwestorowi.

4.  Kwestor dokonuje kontroli wniosku pod względem finansowym i przekazuje go do zatwierdzenia prorektorowi ds. nauki i współpracy z zagranicą.

5.  Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą kopię zatwierdzonego przez prorektora wniosku przekazuje do:

1)      Organizatora konferencji,

2)      Kwestora,

3)      Biura Promocji i Informacji,

4)      Działu Zamówień Publicznych.

6.  Zatwierdzony przez prorektora  wniosek  uprawnia organizatora   do podejmowania działań
w zakresie organizowania konferencji, a w szczególności do wnioskowania o założenie subkonta dla danej konferencji, złożenia zamówień wysyłania zaproszeń, zawiadomień, umieszczenia na stronie UJK karty zgłoszenia uczestnictwa w konferencji naukowej załącznik nr 3 .

7.  Schemat czynności koniecznych  do zatwierdzenia wniosku o zorganizowanie konferencji zawiera załącznik nr 5 do zarządzenia.

 

§4

1.  Źródłem finansowania konferencji mogą być przekazywane na wydzielone subkonto Uniwersytetu środki finansowe pochodzące:

1)     z wpłat uczestników konferencji,

2)     od sponsorów, darczyńców bądź współorganizatorów,

3)    z dotacji na badania statutowe w przypadku uwzględnienia organizacji konferencji we   wniosku na działalność statutową na dany rok kalendarzowy.

2.  Koszty uczestnictwa w konferencji gości honorowych zwolnionych z opłat mogą być pokrywane z opłat konferencyjnych wnoszonych przez pozostałych uczestników lub wpłat sponsorów albo darczyńców.

3.  Koszty wyżywienia i noclegów mogą być finansowane jedynie z wpłat uczestników, sponsorów lub darczyńców. Finansowanie kosztów wyżywienia i noclegów nie może odbywać się ze środków przeznaczonych na działalność badawczą lub innych środków będących w dyspozycji Uniwersytetu.

4.  Uczestnikom konferencji, którzy biorą czynny udział w konferencji w postaci wygłoszenia referatów nie przysługuje wynagrodzenie za wystąpienia. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się finansowanie wynagrodzenia ze środków określonych w ust. 1 pkt 1-2.

5.  Organizator konferencji w razie publikacji materiałów konferencyjnych zobowiązany jest do pobierania od autorów prac lub innych podmiotów, którym przysługują autorskie prawa majątkowe oświadczenia o wyrażeniu zgody na nieodpłatne korzystanie z tych prac przez Uniwersytet w celu ich rozpowszechniania. Wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

6.  Otrzymane od sponsorów albo darczyńców środki finansowe wykorzystuje się na cele określone
w zawartych ze sponsorami i darczyńcami umowach.

7.  Opłaty konferencyjne są wnoszone na rachunek  Uniwersytetu.

8.  Przelew z tytułu  opłaty konferencyjnej w  treści winien zawierać imię i nazwisko uczestnika oraz nazwę konferencji lub jej numer identyfikacyjny.

9.  Wnoszący opłatę konferencyjną w tytule przelewu wpisuje nazwę jednostki wpłacającej lub osobę, a tytule przelewu  nazwę konferencji lub jej numer identyfikacyjny.

 

§5

1. Za  kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących  rozliczeń finansowych konferencji odpowiada kwestor.

2.  W celu wystawienia faktury VAT organizator zobowiązany jest dostarczyć do Działu Księgowości listę zarejestrowanych uczestników konferencji wraz z danymi  dotyczącymi faktury, które zostały ujęte w karcie zgłoszeniowej .

3. Po przedłożeniu  listy oraz sprawdzeniu wpływu opłaty konferencyjnej Uczelnia w ciągu 7 dni wystawia  fakturę VAT.

4. Po przeprowadzeniu konferencji organizator sporządza rozliczenie konferencji i przedkłada je do akceptacji merytorycznej kierownikowi jednostki, w której jest zatrudniony.

5. Zatwierdzone przez dziekana rozliczenie konferencji organizator przedkłada  w Dziale Księgowości w celu rozliczenia finansowego konferencji.

6. Organizator przedkłada w Dziale Księgowości rozliczenie konferencji najpóźniej w ciągu 14 dni od daty jej zakończenia. W przypadku, gdy sponsor konferencji określi krótszy termin rozliczenia dotacji na konferencję stosuje się ten termin.

7. Po sprawdzeniu rozliczenia konferencji przez Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą  sprawdza rozliczenie konferencji pod względem formalnym i przekazuje rozliczenie do akceptacji finansowej kwestorowi, a w dalszej kolejności do zatwierdzenia prorektorowi ds. nauki i współpracy
z zagranicą.

8. Nadwyżka przychodów nad kosztami konferencji może być wykorzystana przez organizatora (na podstawie pisemnej dyspozycji),  za zgodą prorektora ds. nauki i współpracy z zagranicą, na cele związane z konferencją , a w szczególności wydanie materiałów pokonferencyjnych lub na organizację następnej konferencji.

9.  Wzór druku rozliczenia konferencji, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 4 do zarządzenia.

10. Schemat czynności  rozliczania konferencji przedstawia załącznik nr 6 do zarządzenia.

 

§6

Traci moc obowiązującą zarządzenie nr 61/2010 Rektora Uniwersytetu Humanistyczno-Przyrodniczego Jana Kochanowskiego w Kielcach z dnia 30 września 2010 roku w sprawie zasad organizowania konferencji w Uniwersytecie Humanistyczno-Przyrodniczym Jana Kochanowskiego
w Kielcach, zmienione zarządzeniem nr 4/2012 z dnia 30 stycznia 2012 roku.

 

§7

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Dokumenty do pobrania:

• Zarządzenie (pobierz)
• Załączniki (pobierz)