Zapytanie ofertowe

Kielce, dnia 19.04.2024 r.

ZAPYTANIE  OFERTOWE

W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt. 1) z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych zapraszamy do złożenia oferty pn.: „Dostawa druków ścisłego zarachowania”

I.          DANE ZAMAWIAJĄCEGO:

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce

tel.: 41 3497277, faks: 41 3445615

Godziny pracy: 7³⁰ – 15³⁰ od poniedziałku do piątku

Adres strony internetowej: www.ujk.edu.pl

II.          OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest dostawa druków ścisłego zarachowania na potrzeby procesu dydaktycznego. Zamówienie zostało podzielone na dwie części:

Część 1 zamówienia – zaprojektowanie, wykonanie i dostawa druków na potrzeby procesu dydaktycznego.

Część 2 zamówienia – wykonanie i dostawa druków na potrzeby procesu dydaktycznego i druków pomocniczych.

Kod CPV i nazwa:

22000000-0 – druki i produkty podobne

79823000-9 – usługi drukowania i dostawy

Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Wykonawca może złożyć ofertę na dowolną liczbę części.

Wymagania, zestawienie zamawianych druków, ich rodzaj i ilości określa załącznik nr 1.

Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa, której wzór stanowi załącznik nr 3.

III.          O ZAMÓWIENIE MOGĄ UBIEGAĆ SIĘ WYKONAWCY KTÓRZY:

1.      Posiadają wiedzę i doświadczenie tzn. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie wykonali,
a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują co najmniej dwie dostawy
o charakterze odpowiadającym przedmiotowi zamówienia, o wartości brutto nie mniejszej niż:

a)      dla części 1 – 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy);

b)     dla części 2 – 40.000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy).

2.      W celu wykazania spełniania przez wykonawcę ww. warunku do oferty należy dołączyć:

wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy
w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, sporządzony według załącznika nr 4 oraz załączeniem dowodów czy dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Zamawiający wymaga udokumentowania co najmniej dwóch dostaw o wartości brutto nie mniejszej niż:

a)      dla części 1 – 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy);

b)     dla części 2 – 40.000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy).

IV.          PODSTAWA WYBORU OFERTY BĘDZIE:

Część 1 - Opis kryteriów oceny ofert w części 1 zamówienia

1.      Zamawiający dokona oceny ofert w części 1 według następujących kryteriów i ich wag:

2.      W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym ofertom, zostaną przyznane punkty wg poniższych wskazań:

1)     Sposób oceny ofert dla kryterium  nr 1 – cena brutto (1):

                najniższa oferowana cena brutto

A = -------------------------------------------------- x 100 % x 60 pkt

                  cena brutto badanej oferty

2)     Sposób oceny ofert dla kryterium  nr 2 – jakość (2):

Ustalenie wielkości punktowej, jaką poszczególni wykonawcy uzyskali z tytułu kryterium jakość powinno obowiązywać według następujących zasad:

 - staranność wykonania i intensywność druku (nasycenie koloru, czytelność) – od 1 do 40 pkt.

Maksymalną ilość punktów, którą Wykonawca może uzyskać w kryterium „jakość” wynosi 40.

Za najkorzystniejszą zamawiający uzna ofertę, która uzyska łącznie największą ilość punktów za wszystkie kryteria przyjęte w niniejszym postępowaniu w części 1.

Część 2 - Opis kryteriów oceny ofert w części 2 zamówienia

1.      Zamawiający dokona oceny ofert w części 2 według następujących kryteriów i ich wag:

2.      W trakcie oceny ofert kolejno ocenianym ofertom, zostaną przyznane punkty wg poniższego wzoru:

1)     Sposób oceny ofert dla kryterium  nr 1 – cena brutto (1):

                najniższa oferowana cena brutto

A = -------------------------------------------------- x 100 % x 60 pkt

                  cena brutto badanej oferty

2)     Sposób oceny ofert dla kryterium  nr 2 – jakość (2):

W celu ustalenia wielkości punktowej, jaką poszczególni wykonawcy uzyskali z tytułu kryterium jakość według następujących zasad:

-       jakość materiału: od 1 do 10 pkt.;

-       sposób klejenia druku (wytrzymałość klejenia na częste – minimum 30 krotne otwieranie
i zamykanie, sposób oklejania (okładki do dyplomu) bez „pęcherzy”): od 1 do 10 pkt.;

-       staranność wykonania i estetyka (okładki do dyplomu) zachowana jednakowa odległość wkładki od brzegów okładki, równomierność docięcia stron, bez odklejania się papieru w rogu okładki): od 1 do 10 pkt.;

-       jakość i intensywność druku  – (nasycenie koloru, czytelność); od 1 do 10 pkt.

3.      Maksymalną ilość punktów, którą wykonawca może uzyskać w kryterium jakość wynosi 40.

4.      Za najkorzystniejszą zamawiający uzna ofertę, która uzyska łącznie największą ilość punktów za wszystkie kryteria przyjęte w niniejszym postępowaniu w części 2.

5.      UWAGA - Dotyczy części  1 i 2 zamówienia:

Dla oceny jakości świadczonych dostaw wykonawca wraz z ofertą zobowiązany jest złożyć niżej wymienione bezpłatne próbki:

a)     dla części 1:

Wydruk zastępczy blankietu dokumentu w formie wykazanej poniżej:

·        jeden egzemplarz (awers i rewers) przedstawiają dyplom odwzorowujący jego wygląd w świetle widzialnym;

·        jeden egzemplarz wydruku przedstawia dyplom odwzorowujący jego wygląd
w promieniowaniu ultrafioletowym (w zakresie wszystkich elementów graficznych, w tym typografii, reagujących na promieniowanie ultrafioletowe);

·        jeden egzemplarz próbki docelowego papieru, na którym będzie drukowany blankiet  dyplomu;

b)     dla części 2:

• okładka do dyplomu ukończenia studiów – 1 sztuka;
• hologram do elektronicznej legitymacji studenckiej – 1 sztuka;
• hologram do elektronicznej legitymacji doktoranta – 1 sztuka;
• hologram do elektronicznej legitymacji służbowej nauczyciela – 1 sztuki.

Niedostarczenie próbek lub dostarczenie próbek niezgodnych w wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, będzie skutkowało odrzuceniem oferty jako niezgodnej z niniejszym zapytaniem ofertowym.

Zamawiający zaznacza, że przedstawione ilości są wielkościami orientacyjnymi i mogą ulec zmianie, zwiększeniu do 20% zamówienia, a są podane przez zamawiającego w celu ułatwieniu określenia ceny oferty w trakcie trwania umowy.

Możliwe jest zmniejszenie nakładu maksymalnie o 10% liczby druków podanych w zamówieniu. Powyższy zapis nie może stanowić podstawy do jakichkolwiek roszczeń ze strony wybranego do realizacji Wykonawcy.

Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji wzorów druków, w przypadku zmian przepisów prawa określających wygląd i treść druków objętych zamówieniem.

V.          WYKONAWCA WINIEN PODAĆ W SWOJEJ OFERCIE:

1.      Cenę w kwocie brutto wraz z należnym podatkiem VAT, z zaokrągleniem do drugiego miejsca po przecinku. Cena oferty powinna być obliczona w oparciu o ilości i ceny jednostkowe wykonania
i dostawy druków określonych w opisie przedmiotu zamówienia.

2.      Ceny jednostkowe wykonania i dostawy poszczególnych druków nie mogą ulec zmianie przez okres obowiązywania umowy.

3.      Rozliczanie odbywać się będzie w oparciu o ceny jednostkowe określone przez wykonawcę
w ofercie.

4.      Cena w ofercie musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia
i składniki związane z wykonaniem danego zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.

5.      Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków wykonawcy. Konsekwencje zastosowania złej stawki podatku VAT obciążają wykonawcę.

VI.          DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ:

1.      Wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również Wykonywanych dostaw w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres działalności jest krótszy –
w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy zostały wykonane, sporządzony według załącznika nr 4 oraz załączeniem dowodów czy dostawy zostały wykonane lub są wykonywane należycie. Zamawiający wymaga udokumentowania co najmniej dwóch dostaw o wartości brutto nie mniejszej niż:

-       dla części 1 – 10.000,00 zł (słownie: dziesięć tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy),

-       dla części 2 – 40.000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy zł) każda (jedna dostawa oznacza dostawę wykonaną na podstawie jednej umowy);

2.      Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

3.      Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji  w dokumentach rejestrowych firmy.

VII.          TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA ORAZ ZWIĄZANIA OFERTĄ:

1.      Termin obowiązywania umowy: od dnia zawarcia do 30.05.2025r.

2.      Termin każdorazowej dostawy: w ciągu 15 dni roboczych, licząc od dnia zgłoszenia zapotrzebowania przez Zamawiającego faksem lub e-maile.

3.      Wykonawca będzie związany złożoną ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

VIII.         TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY:

1.      Oferty należy składać w terminie do dnia 30.04.2024 r. do godziny 10:00.

2.      Oferty należy składać za pośrednictwem jednego z niżej wskazanych sposobów:

a)      za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: anna.siewierska@ujk.edu.pl

b)     za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-369 Kielce, ul. Żeromskiego 5, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 04.

3.      O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

4.      Otwarcie ofert nastąpi dnia 30.04.2024 r. o godz. 11:00.

5.      Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego po terminie na składanie zostanie odrzucona.

6.      Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie spełni warunków i wymagań określonych w zapytaniu ofertowym.

7.      W przypadku tradycyjne poczty ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie (opakowaniu) w siedzibie. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. Oferta musi zawierać wypełniony formularz ofertowy sporządzony z wykorzystaniem projektu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego oraz aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji i informacji.

8.      Oferta wraz z załącznikami musi być napisana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz
z tłumaczeniem na język polski.

9.      Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy.

10.   Pisemną ofertę wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w jednym egzemplarzu, w nieprzejrzystej kopercie/opakowaniu i zabezpieczyć w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń przed upływem terminu otwarcia ofert.

11.   Koperta (opakowanie) z ofertą powinna być opatrzona pełną nazwą i dokładnym adresem wykonawcy oraz oznaczona w następujący sposób: „Dostawa druków ścisłego zarachowania”, numer sprawy ADP.2302.10.2024

12.   Dokumenty muszą być przedstawione w postaci oryginałów lub kserokopii poświadczonych (czytelny podpis lub imienna pieczątka z parafą) za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub przez pełnomocnika upoważnionego do złożenia oferty w jego imieniu, w takim przypadku do oferty winno być dołączone pełnomocnictwo. Sposób reprezentacji wykonawcy musi być zgodny
z właściwym wypisem z rejestru.

VIII.           INFORMACJE DODATKOWE:

1.      Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski, zapytania oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem umowy, która musi być złożona na piśmie.

2.      Wykonawcy mogą przesyłać Zamawiającemu pytania do treści ogłoszonego zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania wniesione co najmniej na 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Pytania wniesione po tym terminie, Zamawiający może pozostawić bez odpowiedzi. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wydłużyć termin składania ofert.

3.      W korespondencji kierowanej do zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy – ADP.2302.10.2024

4.      Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Anna Siewierska  tel. 41 349 7275, e-mail: anna.siewierska@ujk.edu.pl.

5.      Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119
z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:  administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-369 Kielce ul. Żeromskiego 5, tel. 41 349 72 00; fax: 41 344 5615;

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się skontaktować pod numerem telefonu: 41 349 73 45 bądź adresem e-mail: iod@ujk.edu.pl Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa druków ścisłego zarachowania” nr ADP.2302.10.2024 prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;

odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; a po tym czasie przez okres oraz
w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; (jeżeli wykonanie obowiązków o których mowa w art.15 ust.1 – 3 rozporządzenia 2019/679 wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku zamawiający wymaga od osoby której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania,
w szczególności podania: daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *; - na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; - prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; nie przysługuje Pani/Panu: - w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowy; - prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; - na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy
w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Wystąpienie z żądaniem,
o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Osobą uprawnioną przez zamawiającego do porozumiewania się z wykonawcami jest:

- w zakresie proceduralnym : Anna Siewierska tel. 41 349 72 75, e-mail: anna.siewierska@ujk.edu.pl

- w zakresie merytorycznym: Robert Sztuk, tel.413497298, e-mail: robert.sztuk@ujk.edu.pl

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Opis przedmiotu zamówienia.
2. Formularz ofertowy.
3. Projekt umowy.
4. Wykaz dostaw.

  ZATWIERDZAM

                                                                                                                         Kanclerz

- w zakresie proceduralnym : Anna Siewierska tel. 41 349 72 75, e-mail: anna.siewierska@ujk.edu.pl

- w zakresie merytorycznym: Robert Sztuk, tel.413497298, e-mail: robert.sztuk@ujk.edu.pl

• Zapytanie ofertowe.pdf
  
• Załącznik nr 1 -Opis przedmiotu zamówienia.pdf
  
• Załącznik nr 2 - Formularz ofertowy.docx
  
• Załącznik nr 3 - wzór umowy część 1.pdf
  
• Załącznik nr 3 - wzór umowy część 2.pdf
  
• Załącznik nr 4 - Wykaz dostaw.doc