Zapytanie ofertowe

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5

25-369 Kielce

Oznaczenie sprawy: ADP.2302.40.2024

Zapytanie ofertowe

W związku z zamiarem udzielenia zamówienia publicznego w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r.) zapraszamy do złożenia oferty na:

„Przeprowadzenie kontroli przewodów kominowych w budynkach Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach”

Dane Zamawiającego:

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5

25-369 Kielce

adres strony internetowej: www.ujk.edu.pl

adres poczty elektronicznej: dzp@ujk.edu.pl

tel.: 41/3497344, 41/3497277, faks: 41/3445615

godziny pracy: 7:30 – 15:30 od poniedziałku do piątku

1.     Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

1.     Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie obowiązkowej kontroli przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych) w budynkach Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach.

2.     Kontrolę dla wszystkich budynków UJK w Kielcach należy przeprowadzić raz w roku, w terminie do 31.10.2024 roku.

• Kontrolę budynków: Wydział Nauk Ścisłych i Przyrodniczych, ul. Uniwersytecka 7 -  bud. A, D oraz G należy przeprowadzić  dwa razy w roku, w terminach do: 31.10.2024 r. oraz 30.06.2025 r.
• Kontrole w kotłowniach gazowych należy przeprowadzić  dwa razy w roku,
  w terminach  do: 31.10.2024 r. oraz 30.06.2025 r.

W badaniach należy wyodrębnić oddzielnie kontrolę polegających na sprawdzeniu stanu technicznego przewodów wentylacyjnych zlokalizowanych w pomieszczeniach węzłów cieplnych MPEC. 

3.     Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, wykaz budynków oraz wymagane terminy wykonania usługi kontroli przewodów kominowych zawiera Opis przedmiotu zamówienia, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.

4.     Wykonawca usług jest odpowiedzialny za jakość wykonywanych prac oraz zgodność  wykonania z Prawem Budowlanym i obowiązującymi w tym zakresie przepisami, zaleceniami nadzoru inwestorskiego i obowiązującymi normami.

5.     W związku z tym iż prace będą wykonywane w obiektach czynnych, Zamawiający zastrzega sobie uwarunkowania organizacyjne, które należy konsultować i uzgadniać z Zamawiającym, tj.: godziny realizacji, w których prowadzone będą prace, systematyczne porządkowanie miejsc wykonywania usług oraz prowadzenie robót w sposób nieuciążliwy.

6.     Koszt dojazdu do obiektów Zamawiającego ponosi Wykonawca.

7.     Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia Zamawiającemu faktury VAT na każdy obiekt oddzielnie, po odbiorze usługi i podpisaniu przez upoważnionego pracownika Zamawiającego i Wykonawcy protokołu odbioru usługi.

8.     Zapłata za wykonaną usługę wystawiona wg cen jednostkowych wskazanych w formularzu ofertowym  nastąpi każdorazowo po zrealizowaniu usługi i otrzymaniu faktury - w ciągu 30 dni przelewem na konto bankowe Wykonawcy wskazane w fakturze.

2.     Termin realizacji i miejsce realizacji zamówienia:

1.     Termin realizacji zamówienia:

Kontrolę dla wszystkich budynków UJK w Kielcach należy przeprowadzić raz w roku, w terminie do 31.10.2024 roku.

Kontrolę dla  budynków: 

- Wydział Nauk Ścisłych i Przyrodniczych, ul. Uniwersytecka 7 -  bud. A, D oraz G należy przeprowadzić  dwa razy w roku, w terminach do: 31.10.2024 r. oraz 30.06.2025 r.

- Kontrole w kotłowniach gazowych należy przeprowadzić  dwa razy w roku,
w terminach  do: 31.10.2024 r. oraz 30.06.2025 r.

2.     Miejsce realizacji zamówienia: budynki Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach na terenie miasta Kielce i Sandomierz, zgodnie z wykazem zawartym w Opisie przedmiotu zamówienia.

3.     Dokładny harmonogram wykonywanych kontroli przewodów kominowych  będzie ustalony przez Zamawiającego i Wykonawcę niezwłocznie po zawarciu umowy.

3.     Sposób przygotowania oferty:

1.     Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Do oferty należy dołączyć:

1)    pełnomocnictwo – jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy w dokumentach rejestrowych,

2)    aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,

3)    dokumenty na potwierdzenie doświadczenia.     

2.     Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

3.     Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

4.     Oferta musi być napisana w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski.

5.     Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym lub podpisana na papierze i zeskanowana) przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

6.     Cenę oferty należy podać w kwocie netto, brutto wraz z należnym podatkiem VAT, z zaokrągleniem do drugiego miejsca po przecinku.

7.     Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy.

8.     Cena ostateczna powinna obejmować wszystkie prace związane z realizacją zamówienia.

9.     O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: nie podlegają wykluczeniu oraz spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej lub zawodowej.

W celu wykazania spełnienia w/w warunku należy złożyć oświadczenie, że Wykonawca dysponuje osobami posiadającymi odpowiednie kwalifikacje mistrza w rzemiośle kominiarskim lub uprawnienia budowlane w odpowiedniej specjalności, które posiadają minimum roczne doświadczenie zawodowe (w treści formularza ofertowego).

4.     Kryterium oceny ofert:

1.     Zamawiający zastosuje ocenę dla kryterium:

cena – 100%,

2.     Ocena merytoryczna według kryterium: cena – max 100 punktów

                                                 cena minimalna

Wartość punktowa ceny = ----------------------------------- X 100

                                                 cena oferty badanej

3.     Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria wyboru, podpisując umowę.

4.     Punktacja przyznawana ofertom w poszczególnych kryteriach będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.

5.     Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w zapytaniu ofertowym.

6.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.

7.     Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty niepodlegające odrzuceniu.

8.     Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j.: Dz. U. z 2020 r. poz. 106, ze zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

9.     W ofercie, o której mowa w ust. 5, Wykonawca ma obowiązek:

1)    poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2)    wskazania nazwy (rodzaju) sprzętu lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3)    wskazania wartości sprzętu lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

4)    wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

10. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą. Termin związania ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

11. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

12. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 8, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia zapytania ofertowego.

5.     Termin i miejsce złożenia oferty:

1.     Oferty należy składać do dnia 03.10.2024 r. do godziny 8:30.

2.     Oferty należy składać za pośrednictwem jednego z niżej wskazanych sposobów:

1)    w postaci papierowej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego opatrzonej własnoręcznym podpisem wraz z wymaganymi załącznikami, oświadczeniami i dokumentami za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie oznaczonej następująco:

Oferta w postępowaniu nr ADP.2302.40.2024  pn. „Przeprowadzenie kontroli przewodów kominowych w budynkach UJK”
 „Nie otwierać przed dniem: 03.10.2024r. godz. 9:00”

na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, Dział Zamówień Publicznych pokój 04. Data wpływu oferty do Zamawiającego zostanie potwierdzona przez osobę przyjmującą.

2)    drogą mailową na adres: anna.siewierska@ujk.edu.pl. Ofertę należy przesłać jako zeskanowany podpisany załącznik/załączniki do wiadomości lub pliku zabezpieczonym przed edycją np. pdf opatrzona podpisem (zaufanym/osobistym/kwalifikowanym). W tytule wiadomości należy zawrzeć informację: Oferta w postępowaniu nr ADP.2302.40.2024 pn. „Przeprowadzenie kontroli przewodów kominowych w budynkach UJK”.

3.     Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego po terminie na składanie zostanie odrzucona.

4.     Otwarcie ofert nastąpi 03.10.2024 r. o godz. 9:00 w siedzibie Zamawiającego.

Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie spełni warunków i wymagań określonych w zapytaniu ofertowym.

6.     Informacje dodatkowe

1.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości składanie ofert częściowych.

2.     Zamawiający nie dopuszcza ofert wariantowych.

3.     Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień podobnych.

4.     Zamawiający informuje, że unieważni postępowanie jeżeli środki przeznaczone na realizację zamówienia, które zamawiający zamierzał przeznaczyć na jego realizację nie zostały mu przyznane.

5.     Zamawiający zawrze umowę (załącznik nr 3) w sprawie zamówienia publicznego z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

6.     Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

7.     Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

8.     Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.

9.     Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są:

- w zakresie proceduralnym:

Anna Siewierska, e-mail: : anna.siewierska@ujk.edu.pl, tel. 413497275,

- w zakresie merytorycznym:

Jakub Dobek, e-mail: jakub.dobek@ujk.edu.pl, tel. 413496580

        Zatwierdzam:

KANCLERZ UJK

Załączniki do zapytania ofertowego:

1.     Opis przedmiotu zamówienia

2.     Formularz ofertowy

3.     Projekt umowy

KLAUZULA INFORMACYJNA

1.   Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119  z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

administratorem Pani/Pana danych osobowych jest  Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach,   25-369 Kielce ul. Żeromskiego 5, tel. 41 349 72 00; fax: 41 344 5615;

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym można się skontaktować pod numerem telefonu: 41 349 73 45 bądź adresem e-mail: iod@ujk.edu.pl

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Przeprowadzenie kontroli przewodów kominowych w budynkach Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach” nr ADP.2302.40.2024 prowadzonym w trybie zapytania ofertowego;

odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania;   

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy; a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;

w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; (jeżeli wykonanie obowiązków o których mowa w art.15 ust.1 – 3 rozporządzenia 2019/679 wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku zamawiający wymaga od osoby której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania,  w szczególności podania: daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

- na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **; 

- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowy;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

1.     ** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 rozporządzenia 2016/679, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

- w zakresie proceduralnym:
Anna Siewierska, e-mail: : anna.siewierska@ujk.edu.pl, tel. 413497275,
- w zakresie merytorycznym:
Jakub Dobek, e-mail: jakub.dobek@ujk.edu.pl, tel. 413496580

• Zapytanie ofertowe.pdf
  
• Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.pdf
  
• Załącznik nr 2 -Formularz ofertowy.docx
  
• Załącznik nr 3 - Wzór umowy.pdf