Dział Zamówień Publicznych

zapraszamy do złożenia oferty na: „usługę relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim”

Znak sprawy: ADP.2302.32.2023
Termin składania ofert: 2023-08-28 10:00
Opublikowano: 2023-08-17 11:06:12 przez Marcin Kmieciak

Wynik postepowania ADP.2302.32 2023

Dotyczy zamówienia publicznego pn. „usługa relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim”

Przedmiotem zamówienia jest całość czynności związanych z relokacją zasobu Archiwum UJK w Piotrkowie Trybunalskim w trybie „z półki na półkę” tzn. pakowanie, załadunek, transport, rozładunek, rozpakowanie i złożenie dokumentacji na półkach w magazynie archiwalnym w nowej lokalizacji w Archiwum Uniwersyteckim w Kielcach; ilość dokumentacji: ok 70.000 (siedemdziesiąt tysięcy) jednostek archiwalnych co stanowi ok. 850 (osiemset pięćdziesiąt) mb; rodzaj dokumentacji: materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna jawna różnych kategorii typowa dla uczelni wyższej, w tym zawierająca dane osobowe zwykłe i wrażliwe.

Zamówienie o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty określonej w art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku. Prawo Zamówień Publicznych

wpłynęły następujące oferty:

1) Manhatan Polska sp. z.o.o. ul. Kolińskiego 31, 91-849 Łódź z zaoferowaną kwota brutto 49100 zł, przedmiot zamówienia wykonają w terminie do 10 października 2023 r. w kryterium cena otrzymała 80 pkt. w kryterium termin wykonania 20 pkt, łącznie 100 pkt i została wybrana jako najkorzystniejsza

2) RHENUS Office Systems Poland sp .z.o.o. aleja Katowicka 66, 05-830 Nadarzyn z zaoferowaną kwota brutto 83517 zł, przedmiot zamówienia wykonają w terminie do 10 października 2023 r. w kryterium cena otrzymała 47 pkt. w kryterium termin wykonania 20 pkt, łącznie 67 pkt

3) Marek Joniec Transport Usługi Zawierzbie 97, 39-204 Żyraków z zaoferowaną kwota brutto 84000 zł, przedmiot zamówienia wykonają w terminie do 10 października 2023 r. w kryterium cena otrzymała 46,76 pkt. w kryterium termin wykonania 20 pkt, łącznie 66,8 pkt

4) Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Zarząd Główny 00-213 Warszawa, ul. Bonifraterska 6 lokal 21 z zaoferowaną kwota brutto 104550 zł, przedmiot zamówienia wykonają w terminie do 10 października 2023 r. w kryterium cena otrzymała 37,6 pkt. w kryterium termin wykonania 20 pkt, łącznie 57,6 pkt

5) DTS Przyjemne Przeprowadzki sp. z.o.o. ul. Wał Miedzeszyński 251, 04-866 Warszawa z zaoferowaną kwota brutto 107625 zł, przedmiot zamówienia wykonają w terminie do 10 października 2023 r w kryterium cena otrzymała 36,5 pkt. w kryterium termin wykonania 20 pkt, łącznie 56,5 pkt

Zamawiający informuje że jako najkorzystniejszą ofertę wybiera Manhatan Polska sp. z.o.o. ul. Kolińskiego 31, 91-849 Łódź z zaoferowaną kwota brutto 49100 zł

Zamawiający oszacował przedmiot zamówienia na kwotę brutto 82410 zł

Zapraszamy do podpisania umowy w terminie 30.08.2023 r.

ADP.2302.32.2023

Kielce, 17.08.2023 r.

W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych zapraszamy do złożenia oferty na: „usługę relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim”

I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest całość czynności związanych z relokacją zasobu Archiwum UJK w Piotrkowie Trybunalskim w trybie „z półki na półkę” tzn. pakowanie, załadunek, transport, rozładunek, rozpakowanie i złożenie dokumentacji na półkach w magazynie archiwalnym w nowej lokalizacji w Archiwum Uniwersyteckim w Kielcach; ilość dokumentacji: ok 70.000 (siedemdziesiąt tysięcy) jednostek archiwalnych co stanowi ok. 850 (osiemset pięćdziesiąt) mb; rodzaj dokumentacji: materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna jawna różnych kategorii typowa dla uczelni wyższej, w tym zawierająca dane osobowe zwykłe i wrażliwe.

Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

II.O zamówienie mogą ubiegać się wykonawcy którzy:

dysponują pojazdem min. (1 samochodem ciężarowym ) oraz osobami które będą wykonywać załadunek zasobów z miejsc wskazanych przez Zamawiającego oraz rozładunek zasobów do miejsc wskazanych przez Zamawiającego (ilość osób zatrudniona przez Wykonawcę powinna zapewnić szybkie , sprawne i zgodne z prawem wykonanie przedmiotu zamówienia)

Wykonawca oświadczy Zamawiającemu, że spełnia powyższe wymagania.

1) III. Termin realizacji zamówienia

Wykonawca zobowiązany będzie zrealizować wszystkie czynności objęte przedmiotem zamówienia oraz umową w nieprzekraczalnym terminie do 31 października 2023 r. ( termin wykonania stanowi jedno z kryteriów oceny ofert)

IV. Kryteria wyboru oferty

Podstawą wyboru oferty będzie:

1) kryterium – cena brutto za wykonanie całości usługi – 80%

Wykonawca w swojej ofercie powinien podać: cenę brutto za wykonanie całości usługi opisanej w OPZ załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Zaoferowana cena powinna zawierać wszystkie koszty związane z realizacją zamówienia,

2) Kryterium – termin realizacji całości usługi - 20%

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 31 października 2023 r. – otrzyma 0 punktów

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 20 października 2023 r. – otrzyma 10 punktów

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 10 października 2023 r. – otrzyma komplet 20 punktów

1) Sposób obliczenia wartości punktowej oferty dla kryterium „cena brutto”

wg. wzoru:

B

A = ----------- x 80 pkt.

C

gdzie:

A- ilość punktów przyznanych ofercie w kryterium cena

B- najniższa zaoferowana cena,

C- cena zaoferowana w ofercie badanej

Zamawiający zsumuje ilość punktów jakie wykonawca otrzymał w kryterium cena z punktami jakie wykonawca otrzymał w kryterium termin realizacji i w ten sposób wykonawca otrzyma łączną liczbę punktów, która posłuży do klasyfikacji złożonych ofert.

2. Za najkorzystniejszą zamawiający uzna ofertę, która uzyska największą liczbę punktów.

3. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na fakt, iż złożone oferty uzyskały taką samą ilość punktów, wezwie tych Wykonawców do dogrywki cenowej. Oferta cenowa złożona w wyniku dogrywki nie może być wyższa od pierwotnie zaoferowanej.

V. Termin związania ofertą

Termin związania ofertą : minimum 30 dni licząc od terminu na składanie ofert.

VI. Termin i miejsce złożenia oferty

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres marcin.kmieciak@ujk.edu.pl

Otwarcie ofert nastąpi na Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-503 Kielce ul. Żeromskiego 5 (Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 04.) Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28.08.2023 r do godziny 10:00.

UWAGA : Oferty podpisane i zeskanowane należy wysyłać na adres marcin.kmieciak@ujk.edu.pl

Oferta opatrzona czytelnym podpisem lub imienną pieczątką z parafą) za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub przez upoważnionego pełnomocnika.

VII. Wykonawca winien podać w swojej ofercie

1.Cenę brutto za całość usługi

Cena ma obejmować  wszelkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia zgodnie                       z wymaganiami.

2.Termin wykonania zamówienia.

3.Termin związania ofertą.

VIII. Dokumenty które Wykonawca winien złożyć wraz z ofertą

1.Kserokopię KRS lub kserokopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej.

2.Oświadczenie Wykonawcy, zapewnia pojazd min. (1 samochodem ciężarowym ) wraz z kierowcą/ami posiadanymi odpowiednie kwalifikacje

3. Oświadczenie Wykonawcy że zapewnia osoby które będą wykonywać załadunek zasobów z miejsc wskazanych przez Zamawiającego oraz rozładunek zasobów do miejsc wskazanych przez Zamawiającego (Wykonawca zatrudni wystarczającą ilość osób w celu zapewnienia szybkiego, ,sprawnego i zgodnego z prawem wykonania przedmiotu zamówienia)

4. Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji w dokumentach rejestrowych Wykonawcy.

IX. Osoby uprawnione do kontaktu

Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Marcin Kmieciak, tel. 41 349  7365,

e-mail: marcin.kmieciak@ujk.edu.pl

X. Informacje ogólne

1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych.

2. Z wybranym wykonawcą zostanie podpisana umowa, której projekt stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski, zapytania oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną, za wyjątkiem umowy, która musi być złożona na piśmie.

2. Wykonawcy mogą przesyłać Zamawiającemu pytania do treści ogłoszonego zapytania ofertowego. Zamawiający udzieli odpowiedzi na pytania wniesione co najmniej na 3 dni przed upływem terminu składania ofert. Pytania wniesione po tym terminie, Zamawiający może pozostawić bez odpowiedzi. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może wydłużyć termin składania ofert.

3. W korespondencji kierowanej do zamawiającego Wykonawca winien posługiwać się numerem sprawy – ADP.2302.32.2023.

4. Osobą uprawnioną przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami jest Marcin Kmieciak tel. 41 349 7365, e-mail: marcin.kmieciak@ujk.edu.pl

5. Zgodnie z art. 13 ust 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), zwane dalej

„RODO” w związku z art. 19 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.

(Dz. Urz. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.), zwana dalej „p.z.p.” niniejszym informujemy, iż:

a) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce.

b) podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest:

- art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze)

c) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego.

d) podanie przez Państwa danych osobowych stanowi wymóg ustawowy określony w przepisach ustawy p.z.p., który wiąże się z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Skutkiem niepodania danych osobowych będzie brak możliwości udzielenia zamówienia publicznego.

e) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy p.z.p. przez okres

4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.

f) odbiorcami danych mogą być podmioty upoważnione na mocy przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie administratora w związku z wykonywaniem powierzonego im zadania na podstawie zawartej umowy powierzenia danych.

g) podane przez Panią/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowych.

h) Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji lub profilowaniu.

i) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO; 8) posiada Pani/Pan:

- na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (jeżeli wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1-3 RODO wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku zamawiający wymaga, od osoby której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania: daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego);

- na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych*;

- a podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO**;

j) nie przysługuje Pani/Panu:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust.1 lit. c RODO

k) posiada Pan/Pani prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego – Prezesa Urzędu

Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że Pana/Pani dane osobowe przetwarzane są przez administratora niezgodnie z przepisami RODO.

l) w przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych może Pan/Pani skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych UJK pisząc na adres e-mail: iod@ujk.edu.pl.

*skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą p.z.p. oraz nie może naruszać integralności protokołu a także jego załączników.

**prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Załączniki:

1.Opis przedmiotu zamówienia

2.Formularz ofertowy

ZATWIERDZAM

Specyfikacja warunków zamówienia dotycząca usługi relokacji

zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim

zakres usługi: usługa obejmuje całość czynności związanych z relokacją zasobu Archiwum UJK w Piotrkowie Trybunalskim w trybie „z półki na półkę” tzn. pakowanie, załadunek, transport, rozładunek, rozpakowanie i złożenie dokumentacji na półkach w magazynie archiwalnym w nowej lokalizacji w Archiwum Uniwersyteckim w Kielcach;
ilość dokumentacji: ok 70.000 (siedemdziesiąt tysięcy) jednostek archiwalnych co stanowi ok. 850 (osiemset pięćdziesiąt) mb;
rodzaj dokumentacji: materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna jawna różnych kategorii typowa dla uczelni wyższej, w tym zawierająca dane osobowe zwykłe i wrażliwe.
postać fizyczna dokumentacji: dokumentacja aktowa w teczkach kartonowych i segregatorach oraz poszyty w oprawach twardych, półtwardych i bindowane, składowana na regałach jezdnych i stacjonarnych, bez opakowań zbiorczych;
zakres usługi:

· pakowanie dokumentacji pod nadzorem archiwisty przez pracowników zleceniobiorcy w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo do czasu złożenia w magazynach archiwalnych w miejscu docelowym, z wykorzystaniem własnych środków technicznych i opakowań zleceniobiorcy;

· załadunek dokumentacji przez pracowników zleceniobiorcy na własne środki transportu zleceniobiorcy;

· transport dokumentacji na trasie ok. 110 km z siedziby Akademii Piotrkowskiej, ul. Juliusza Słowackiego 114/118 Piotrków Trybunalski do siedziby Archiwum Uniwersyteckiego, ul. Uniwersytecka 7 Kielce;

· rozładunek dokumentacji i złożenie jej przez pracowników zleceniobiorcy pod nadzorem archiwisty bezpośrednio na regały jezdne w magazynie archiwalnym w siedzibie Archiwum Uniwersyteckiego

warunki techniczne wykonania usługi: dokumentacja znajduje się w dwóch budynkach administracyjnych B i C:

· Dojazd do budynku B możliwy dla pojazdów o masie powyżej 12 ton, wewnętrzne i zewnętrzne ciągi komunikacyjne ze schodami o różnicy do poziomu „0” od + 50 cm do – 65 cm, istnieje możliwość ominięcia zewnętrznych schodów przez podjazd o szerokości 105 cm, szerokość drzwi wejściowych do budynku 198 cm z aluminiowymi progami futryny lub 100 cm, wejście do magazynu archiwalnego o szerokości 80 cm, wewnątrz schody w dół. Istnieje możliwość załadunku przez otwory okienne o wymiarach długość 110 cm, wysokość 45 cm. Wysokość do otworu okiennego w magazynie archiwalnym 150 cm, na zewnątrz okno po uchyleniu 130 cm od poziomu „0”.

· Dojazd do budynku C o szerokości 410 cm, dla samochodu o wadze do 6 ton, ciągi komunikacyjne wewnętrzne i zewnętrzne o szerokości od 200 cm (korytarze wewnętrzne) przez 180 cm (szerokość drzwi zewnętrznych) do 104 cm (podjazd zewnętrzny), w drzwiach wejściowych futryna aluminiowa na podłodze. Istnieje możliwość załadunku ręcznego bezpośrednio na samochód przez otwory okienne o szerokości 200 cm.

· Rozładunek z samochodu na rampę transportową, następnie przez magazyn archiwalny do windy, zjazd na poziom -1, od drzwi wejściowych na poziomie rampy możliwość wykorzystania wózka transportowego, składowanie akt na regałach jezdnych. Rampa transportowa o wysokości 120 cm, szerokość wjazdu na rampę w barierze ochronnej 140 cm, drzwi wejściowe do magazynu archiwalnego 120 cm (futryna aluminiowa w podłodze 3 cm), szerokość wjazdu do pomieszczenia windy 98 cm, szerokość wjazdu do windy 80 cm, udźwig windy 400 kg, szerokość korytarza po wyjeździe z windy 137 cm, szerokość drzwi wejściowych do magazynu na poziomie -1 100 cm, wysokość składowania na regałach do 250 cm;

Zleceniobiorca bierze pełną odpowiedzialność za całość dokumentacji w czasie prac będących przedmiotem usługi, szczególnie za jej uszkodzenie, dostęp osób postronnych, zagubienie lub kradzież.
Zleceniobiorca podpisze z wykonawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.
W czasie wykonywania usługi Zleceniodawca nie zapewnia pracownikom zleceniobiorcy wyżywienia, noclegów ani innych świadczeń.
termin wykonania usługi: do 31 października 2023 r.

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 31 października 2023 r. – otrzyma 0 punktów

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 20 października 2023 r. – otrzyma 10 punktów

Jeżeli wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w nieprzekraczalnym terminie do 10 października 2023 r. – otrzyma komplet 20 punktów

ZAŁĄCZNIK NR 2

…………………………………………….

pieczęć wykonawcy

OFERTA

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5

25 – 369 Kielce

Dane Wykonawcy:

Nazwa: ………………………………………...…………………….……………….………..……..

Siedziba: …………………………………………………………….……………….………………

(dokładny adres)

NIP: ………………………………………………… REGON: ……………………….….….……

Adres do korespondencji: ……………………………………………………………………..

Adres poczty elektronicznej: ………………………………………………………………….

Numer telefonu: …………………………………………………..……………………………….

Numer faksu: ……………………………………………………………………………………….

1.Nawiązując do zapytania ofertowego pn.: „usługa relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim ”

nr sprawy ADP.2302.32.2023:

Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami za cenę :

cena brutto …………… zł brutto (słownie brutto: ………………………………zł).

Zaoferowana cena zawiera wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia,

Przedmiot zamówienia wykonamy w nieprzekraczalnym terminie do ………….. października 2023 r

UWAGA: cenę należy podać z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku z zachowaniem zasady zaokrągleń matematycznych.

1. Oświadczam, że zapewnię pojazd min. (1 samochód ciężarowy )wraz z kierowcą/ami posiadanymi odpowiednie kwalifikacje

2. Oświadczam że zapewnię osoby które będą wykonywać załadunek zasobów z miejsc wskazanych przez Zamawiającego oraz rozładunek zasobów do miejsc wskazanych przez Zamawiającego (zatrudnię wystarczającą ilość………………(podać ilość osób) w celu zapewnienia szybkiego, ,sprawnego i zgodnego z prawem wykonania przedmiotu zamówienia)

3. Przyjmujemy do realizacji wszystkie warunki postawione przez Zamawiającego w niniejszym zapytaniu ofertowym.

4. Oświadczamy, że zdobyliśmy konieczne informacje potrzebne do właściwej wyceny oraz właściwego wykonania przedmiotu zamówienia.

5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

6. Oświadczamy, że zawarty w ogłoszeniu wzór umowy został przez nas zaakceptowany i zobowiązujemy się w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy na wymienionych w nim warunkach w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.

7. Oświadczam, że wypełniłem obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO¹⁾ wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskałem w celu ubiegania
się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu. *

* W przypadku gdy wykonawca nie przekazuje danych osobowych innych niż bezpośrednio jego dotyczących lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego, stosownie do art. 13 ust. 4 lub art. 14 ust. 5 RODO treści oświadczenia wykonawca nie składa (usunięcie treści oświadczenia np. przez jego wykreślenie).

¹⁾ rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1).

W przypadku wyboru naszej oferty, osobami upoważnionymi do podpisania umowy są:

1. ..................................................................

2. ...........................................................................

Załącznikami do oferty są:

……………………………..

………………………………………….. ……………………………………….

/miejscowość, data/ /podpis Wykonawcy/

ZAŁĄCZNIK NR 3

WZÓR

UMOWA NR ADP.2302….2023

zawarta w Kielcach w dniu ……………………….. pomiędzy:

Uniwersytetem Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, zwanym dalej „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

………………………….. – Kanclerz

a

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do KRS)

(nazwa firmy) …………………….., z siedzibą w ……………………. przy ulicy ……………………., wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy …………………………… Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: ………………..., wysokość kapitału zakładowego (art. 206 § 1 pkt. 4 k. s. h.), a w przypadku spółki akcyjnej także wysokość kapitału wpłaconego (art. 374 § 1 pkt. 4 k. s. h.), zwaną w dalszej treści umowy „Wykonawcą”, reprezentowaną przez:

……………………… – …………………

(w przypadku przedsiębiorcy wpisanego do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej) (imię i nazwisko) …………………., przedsiębiorcą działającym pod firmą ……………… z siedzibą w ……………………………… przy ulicy ……………………, wpisanym do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej, numer NIP: …………….., numer REGON: …………….. zwanym w dalszej treści umowy „Wykonawcą” …………….……..

reprezentowanym przez: ………… ,

w rezultacie dokonania wyboru Wykonawcy w drodze zapytania ofertowego:

§ 1.

1. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi polegającej na kompleksowej relokacji zasobu Archiwum UJK w Piotrkowie Trybunalskim w trybie „z półki na półkę” tzn. pakowanie, załadunek, transport, rozładunek, rozpakowanie i złożenie dokumentacji na półkach w magazynie archiwalnym w nowej lokalizacji w Archiwum Uniwersyteckim w Kielcach; ilość dokumentacji: ok. 70.000 (siedemdziesiąt tysięcy) jednostek archiwalnych co stanowi ok. 850 (osiemset pięćdziesiąt) mb; rodzaj dokumentacji: materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna jawna różnych kategorii typowa dla uczelni wyższej, w tym zawierająca dane osobowe zwykłe i wrażliwe.

postać fizyczna dokumentacji: dokumentacja aktowa w teczkach kartonowych i segregatorach oraz poszyty w oprawach twardych, półtwardych i bindowane, składowana na regałach jezdnych i stacjonarnych, bez opakowań zbiorczych;

2. Usługa, o której mowa w ust. 1, świadczona będzie w terminie: do ……………. października 2023 r.

3. W przypadku awarii pojazdu w trakcie świadczenia usługi, Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia transportu zastępczego, spełniającego warunki określone w zapytaniu ofertowym
i ofercie Wykonawcy.

4. Wykonawca zapewni osoby do pakowania, przenoszenia (transportowania) dokumentacji pod nadzorem archiwisty w sposób zapewniający jej bezpieczeństwo do czasu złożenia w magazynach archiwalnych w miejscu docelowym, z wykorzystaniem własnych środków technicznych i opakowań. Osoby zatrudnione przez Wykonawcę dokonają załadunku dokumentacji na własne/y środki transportu

5. transport dokumentacji będzie odbywał się na trasie z siedziby Akademii Piotrkowskiej, ul. Juliusza Słowackiego 114/118 Piotrków Trybunalski do siedziby Archiwum Uniwersyteckiego, ul. Uniwersytecka 7 Kielce;

6. Rozładunek dokumentacji i złożenie jej przez pracowników Wykonawcy pod nadzorem archiwisty bezpośrednio na regały jezdne w magazynie archiwalnym w siedzibie Archiwum Uniwersyteckiego

7. Warunki techniczne stanowi specyfikacja warunków zamówienia dotycząca relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim, stanowiąca załącznik do niniejszej umowy.

§ 2.

1. Strony ustalają, iż usługa świadczona będzie w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego.

2. Miejsce i godzinę podstawienia pojazdu w wyznaczonym terminie wskaże Wykonawcy osoba upoważniona do kontaktów ze strony Zamawiającego – ……………………………tel. …………………

3. Osobą wyznaczoną do kontaktów ze strony Wykonawcy jest: ……………………….. tel.………………....... lub e-mail …………………….

4. W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za kontakt z Zamawiającym, Wykonawca niezwłocznie zawiadomi na piśmie o tym fakcie Zamawiającego.

§ 3.

1. Zamawiający oświadcza, że jest uprawniony do otrzymywania faktury VAT.

Nr identyfikacji podatkowej – NIP: 6570234850.

2. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem VAT.

Nr identyfikacji podatkowej – NIP: ……………………...

§ 4.

1. Wykonawca oświadcza, że pojazd, który będzie użyty do przewozu osób posiada aktualne badania techniczne i jest w pełni sprawny, a kierowca/y posiada/ja odpowiednie uprawnienia do kierowania nim.

2. Wykonawca oświadcza, że posiada aktualną na czas trwania niniejszej umowy licencję na wykonywanie krajowego transportu, a ponadto posiada aktualną i ważną polisę ubezpieczenia OC i NW w zakresie ryzyka wynikającego z prowadzonej działalności.

3. Wykonawca zapewnia niezbędną dokumentację dla środków transportu oraz ponosi odpowiedzialność za ich właściwe przygotowanie techniczne.

4. Wykonawca oświadcza niniejszym i zobowiązuje się, że posiada wszelkie niezbędne uprawnienia, kwalifikacje, doświadczenie i potencjał osobowy oraz techniczny, umożliwiające mu wykonanie usługi określonej w § 1. ust. 1 niniejszej umowy.

§ 5.

1. Strony ustalają, że wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie po wykonaniu usługi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o potwierdzony protokół odbioru, którego projekt stanowi załącznik do niniejszej umowy.

2. Wynagrodzenie Wykonawcy wynosi zgodnie ze złożoną ofertą: ………. zł brutto za kompleksowe wykonanie usługi

3. Kwota, o której mowa w ust. 2 uwzględnia wszystkie czynniki mające wpływ na wysokość ceny ofertowej
i nie może ulec zmianie.

4. Protokół odbioru musi być zatwierdzony przez wszystkich członków komisji odbioru końcowego w skład której wchodzą:

1) przedstawiciel Zamawiającego,

2) przedstawiciel Wykonawcy.

§ 6.

1. Zapłata należności nastąpi w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze.

2. Za datę płatności należności uważa się datę złożenia przez Zamawiającego polecenia przelewu bankowego.

3. Zakazuje się dokonywania przez Wykonawcę przelewu (cesji) wierzytelności należnych od Zamawiającego na rzecz osoby trzeciej.

§ 7.

1. Strony postanawiają, że obowiązującym zabezpieczeniem wykonania umowy są kary umowne. Kary te będą naliczane w następujących przypadkach i wysokościach:

1) Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej za odstąpienie od umowy z przyczyn od niego zależnych w wysokości 2000 zł,

2) Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w przypadku nienależytego wykonania umowy, w szczególności, gdy usługa będzie wykonywana w sposób narażający dokumentacje na zniszczenie, pracownicy Wykonawcy wykonywujący czynności związane z przedmiotem zamówienia nie będą się stosować do uwag i zaleceń przedstawiciela Zamawiającego określonych w przedmiotowej umowie, jeżeli możliwa jest realizacja umowy, 600 zł za każdy stwierdzony przypadek, nie więcej jednak niż 3000 zł,

3) Zamawiający płaci Wykonawcy kary umowne za odstąpienie od umowy z przyczyn zależnych od Zamawiającego w wysokości 2000 zł, z wyjątkiem odstąpienia w sytuacji określonej w § 8 ust. 2 lub
w § 8 ust. 3 umowy.

2. Strony mają prawo dochodzić odszkodowania na zasadach Kodeksu Cywilnego, niezależnie od kar umownych, przenoszącego wysokość zastrzeżonych kar.

§ 8.

1. Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić za zgodą obu stron wyrażoną na piśmie pod rygorem nieważności.

2. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego
z tytułu wykonania części umowy.

§9.

1. Wykonawca oświadcza, że jest rzeczywistym właścicielem należności wynikającej z niniejszej umowy:

1) w rozumieniu art.4a pkt. 29 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2022r.poz.2587 z późn.zm.), lub

2) w rozumieniu art. 5a pkt 33d ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.),

- w zależności od tego, która ustawa znajduje zastosowanie w stosunku do Wykonawcy.

2. W razie zmiany okoliczności, o której mowa w ust. 1. Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego.

3. Na żądanie Zamawiającego, Wykonawca niezwłocznie przedstawi dodatkowe dokumenty oraz informacje, dotyczące rezydencji rzeczywistego właściciela.

§ 10.

Spory wynikłe na tle realizacji niniejszej umowy, po wyczerpaniu polubownego sposobu ich rozstrzygnięcia, rozpoznaje właściwy ze względu na wysokość przedmiotu sporu sąd powszechny w Kielcach.

§ 11.

W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 12.

Umowę sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach z czego jeden otrzymuje Wykonawca, a dwa Zamawiający.

………………………. ………………………

ZAMAWIAJĄCY: WYKONAWCA:

Załącznik nr 1

PROTOKÓŁ ODBIORU USŁUGI z dnia …………………………..

Wykonawca : …………………………………………….

…………………………………………….

Zamawiający : Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce

Data odbioru: ……………………………………………….

Strony oświadczają, że usługa transportowa została zrealizowana należycie, zgodnie z umową nr ADP.2302..…2023z dnia …………………….*

Strony oświadczają, że usługa transportowa została zrealizowana nienależycie z przyczyn określonych w uwagach do protokołu*

* Niepotrzebne skreślić

Zestawienie przejechanych kilometrów:

łączna liczba przejechanych kilometrów ……………….

Uwagi : ………………………………..………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………….…………………..

Protokół spisano w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach.

Wykonawca: Zamawiający:

…………………………… ……………………………

Czytelny podpis Czytelny podpis

Ofertę należy złożyć w wersji elektronicznej na adres marcin.kmieciak@ujk.edu.pl
Otwarcie ofert nastąpi na Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-503 Kielce ul. Żeromskiego 5 (Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 04.) Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 28.08.2023 r do godziny 10:00.
UWAGA : Oferty podpisane i zeskanowane należy wysyłać na adres marcin.kmieciak@ujk.edu.pl
Oferta opatrzona czytelnym podpisem lub imienną pieczątką z parafą) za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub przez upoważnionego pełnomocnika.

Zapytanie ofertowe

Przedmiot zamówienia

zapraszamy do złożenia oferty na: „usługę relokacji zasobu Archiwum Filii UJK w Piotrkowie Trybunalskim”

Informacje szczegółowe

Informacje dodatkowe / uwagi

Informacje kontaktowe

Załączniki (2)