Zapytanie ofertowe

Zapytanie  ofertowe

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach zaprasza do złożenia oferty w zapytaniu ofertowym pn.:

„Dostawa materiałów elektrycznych”

Numer zapytania: ADP.2302.27.2025

Zamówienie poniżej progu kwotowego określonego w art. 2 ust.1 pkt.1 ustawy Prawo zamówień publicznych

Kielce, 11.09.2025r.

Rozdział 1. Dane zamawiającego

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce

NIP: 6570234850, REGON: 000001407

tel.: 41 349 72 77, 41 349 72 76

Godziny pracy: 7³⁰ – 15³⁰ od poniedziałku do piątku

Adres strony internetowej pod którym dostępnie jest zapytanie ofertowe: Ogłoszenie

Rozdał 2. Tryb udzielenia zamówienia

1.     Zapytanie ofertowe jest prowadzane:

-       zgodnie z zasadą konkurencyjności i zgodnie z art. 2 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1320);

-       zgodnie z Zarządzeniem Rektora Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach nr 19/2021 z dnia 29 stycznia 2021 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach.

2.     Zapytanie ofertowe nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, w związku z czym nie jest możliwe stosowanie środków odwoławczych określonych w ustawie.

3.     W zapytaniu ofertowym mają zastosowanie przepisy ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami.

Rozdział 3. Opis przedmiotu zamówienia

1.     Przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa materiałów elektrycznych na potrzeby Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

2.     Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

3.     Wspólny Słownik Zamówień CPV:

31682000-0 wyroby elektryczne

31221000-1 przełączniki elektryczne

31510000-4 żarówki elektryczne

31680000-6 elektryczne artykuły i akcesoria

31681400-7 elektryczne elementy składowe

4.     Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego.

5.     Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

6.     Zamawiający nie dopuszcza ofert wariantowych.

7.     Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień podobnych.

Rozdział 4. Termin realizacji zamówienia

Termin wykonania zamówienia: Wykonawca będzie realizować przedmiot Umowy w terminie do 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy

Rozdział 5. Kryteria oceny ofert

1.     Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę niepodlegającą odrzuceniu, która uzyska największą liczbę punktów obliczona w oparciu o podane kryteria oceny ofert.

2.     Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny (cena – 100%).

3.     Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

4.     Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną (punktacja 100%) a kolejne będą oceniane proporcjonalnie do niej.

5.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

6.     Jeżeli nie można dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane pierwotnie w złożonych ofertach.

7.     W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

8.     Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą w zapytaniu ofertowym.

9.     Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

10.  W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 9, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

Rozdział 6. Sposób przygotowania oferty

1.     Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Do oferty należy dołączyć:

1)     Załącznik nr 1 do oferty- formularz rzeczowo-cenowy

2)     Dokument rejestrowy z którego będzie wynikać umocowanie do podpisania oferty (o ile Wykonawca nie wskazał w ofercie, danych, za pomocą których zamawiający będzie mógł samodzielnie pobrać sobie z bezpłatnej bazy danych), tj. aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej,

3)     Pełnomocnictwo – jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji wykonawcy w dokumentach rejestrowych,

4)     Dokumenty dołączane do oferty w języku innym niż polski muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski,

5)     Wszystkie dokumenty dołączane do oferty muszą być podpisane. Zamawiający wymaga, żeby dokumenty opatrzone były podpisem elektronicznym (kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub elektronicznym podpisem osobistym).

2.     Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

3.     Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

4.     Cenę oferty należy podać w kwocie brutto, z zaokrągleniem do drugiego miejsca po przecinku.

5.     Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy.

6.     Cena ostateczna powinna obejmować wszystkie prace związane z realizacją zamówienia.

7.     Jeżeli w postępowaniu złożona zostanie oferta, której wybór prowadzić będzie do powstania zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca składając ofertę, jest zobligowany poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazać ich wartość bez podatku. Niezłożenie przez Wykonawcę informacji będzie oznaczało, że taki obowiązek nie powstaje.

Rozdział 7. Pytania i wyjaśnienia do treści zapytania ofertowego

1.     Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego.

2.     Odpowiedzi zostaną zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego https://bip.ujk.edu.pl/dzp/ogloszenia.php

3.     Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcą odbywa się elektronicznie.

4.     Osoba do kontaktu: Pani Anna Siewierska, tel.413497275; e-mail: anna.siewierska@ujk.edu.pl.

Rozdział 8. Termin i miejsce złożenia oferty

1.   Ofertę należy złożyć do dnia 19.09.2025 r. do godziny 10:00.

2.   Ofertę należy złożyć drogą mailową na adres: anna.siewierska@ujk.edu.pl. Ofertę należy przesłać jako załącznik/załączniki do wiadomości w pliku zabezpieczonym przed edycją np. pdf opatrzona podpisem (zaufanym/osobistym/kwalifikowanym). W tytule wiadomości należy zawrzeć informację: Oferta do postępowania nr ADP.2302.27.2025”.

3.     Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego po terminie na składanie zostanie odrzucona.

4.     Otwarcie ofert nastąpi 19.09.2025 r. o godz. 10:15 w siedzibie Zamawiającego.

Rozdział 9. Informację dodatkowe

1.     Zamawiający nie dopuszcza możliwości składanie ofert częściowych.

2.     Zamawiający nie dopuszcza ofert wariantowych.

3.     Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień podobnych.

4.     Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Wykonawcy uzupełnienia, lub wyjaśnienia dokumentów dotyczących treści złożonej oferty. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złoży wyjaśnień w wyznaczonym terminie lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdzi, że oferta zawiera informacje/oświadczenia nieprawdziwe lub niemożliwe do udokumentowania.

5.     Zamawiający poprawi w ofercie:

-       oczywiste omyłki pisarskie;

-       oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek;

-       inne omyłki polegające na niezgodności oferty z ogłoszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty;

chyba, że mimo ich poprawiania oferta Wykonawcy jest niezgodna z treścią zapytania ofertowego. Zamawiający niezwłocznie zawiadomi o dokonaniu poprawy omyłek Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

6.     Zamawiający wybierze do realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawcę, który:

1)   nie został wykluczony z postępowania,

2)   jego oferta nie została odrzucona,

3)   jego oferta uzyskała najwyższą ilość punktów wg kryteriów oceny ofert opisanych Rozdziale 6.

7.     O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje na swojej stronie internetowej prowadzonego zapytania a także skontaktuje się z wybranymi Wykonawcami, przesyłając informację emailem.

8.     Zamawiający zawrze umowę (załącznik nr 3) w sprawie zamówienia publicznego z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.

9.     Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.

10.  Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców oraz wybrać najkorzystniejszą ofertę albo unieważnić postępowanie.

11.  Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.

12.  Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

13.  Zamawiający unieważni postępowanie, w szczególności jeżeli.:

1)     do terminu składania ofert nie wpłynie żadna oferta,

2)     wszystkie oferty złożone w postępowaniu podlegały odrzuceniu,

3)     cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,

4)     postępowanie obarczone jest wadą.

Rozdział 10. Klauzula Informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 127/2018 z dnia 23.05.2018, str. 1), dalej „RODO”, zamawiający informuje, że:

1.     Administratorem danych osobowych, przekazanych zamawiającemu w związku z niniejszym postępowaniem, nazwa jak na wstępie, jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce.

2.     Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych, z którym można skontaktować się za pośrednictwem adresu e-mail: iod@ujk.edu.pl.

3.     Dane osobowe, przekazane zamawiającemu w związku z niniejszym postępowaniem, nazwa jak na wstępie, przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem prowadzonym w procedurze Zapytania ofertowego, jak też- jeżeli do tego dojdzie-zawarcia czy wykonania umowy w sprawie realizacji zamówienia stanowiącego przedmiot postępowania.

4.     Odbiorcami pan/Pani danych osobowych są lub mogą być:

-       właściwie upoważnione osoby fizyczne, prawne lub inni odbiorcy posiadający podstawę prawną żądania dostępu do danych osobowych oraz odbiorcy, którym muszą zostać ujawnione dane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5.     Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niepodanie wymaganych danych będzie skutkować brakiem możliwości wzięcia udziału w zapytaniu ofertowym.

6.     Dane osobowe będą przechowywane przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach Projektu. Bieg terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w Projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej, o czym Beneficjent jest informowany pisemnie lub za pomocą CST2021.

7.     Osoba fizyczna, której dane osobowe zostały przekazane zamawiającemu w ofercie i/lub innych dokumentach składanych przez wykonawcę posiada:

1)     na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych

2)     na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

3)     na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,

8.     Prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO,

9.     Osobie fizycznej, której dane osobowe zostały przekazane zamawiającemu w ofercie i/lub innych dokumentach składanych przez wykonawcę nie przysługuje:

1)     w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,

2)     prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO,

3)     na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania tych danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

10.  W odniesieniu do ww. danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO.

Załączniki do zapytania ofertowego stanowiące jego integralną część:

Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy

Załącznik 1 do formularza ofertowego-  Formularz rzeczowo-cenowy

Załącznik nr 3 – Wzór umowy

Komisja akceptuje treść zapytania ofertowego oraz załączników

Zatwierdzam:

Kierownik zamawiającego
 

Osoba do kontaktu: Pani Anna Siewierska, tel.413497275; e-mail: anna.siewierska@ujk.edu.pl.

• Zapytanie ofertowe nr ADP.2302.27.2025.pdf
  
• Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia.pdf
  
• Załącznik nr 1 do formularza ofertowego - Formularz rzeczowo-cenowy.xlsx
  
• Załącznik nr 2 - Formularz oferowy.docx
  
• Załącznik nr 3 - Projekt umowy.pdf