Zapytanie ofertowe

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach
ul. Żeromskiego 5
25 – 369 Kielce
W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych zapraszamy do złożenia oferty na wykonanie: „Zakup prasy w formie prenumeraty” zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.
Nr postępowania: KU.2302.47.2025
Zatwierdzam:
Tomasz Czajewicz
Kanclerz UJK
Kielce, dnia 01.12.2025r.
KU.2302.43.2025
2
I. Nazwa oraz adres zamawiającego
Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach
ul. Żeromskiego 5
25-369 Kielce
adres strony internetowej: www.ujk.edu.pl
adres elektronicznej skrzynki ePUAP: /UJK/skrytkaESP
adres poczty elektronicznej: dzp@ujk.edu.pl ; anna.siewierska@ujk.edu.pl
tel.: 41/3497275, 41/3497277, faks: 41/3445615
Godziny pracy: 7:30 – 15:30 od poniedziałku do piątku.
II. Ochrona danych osobowych
1.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119
z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1)
administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, tel.: 41/3497200;
2)
administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@ujk.edu.pl;
3)
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie podstawowym z możliwością prowadzenia negocjacji.
4)
odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy P.Z.P.
5)
Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 P.Z.P. przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6)
obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P.Z.P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.
7)
w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8)
posiada Pani/Pan:
a)
na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);
b)
na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
KU.2302.43.2025
3
c)
na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d)
prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9)
nie przysługuje Pani/Panu:
a)
w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b)
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c)
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10)
przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
III. Tryb udzielenia zamówienia
1.
Niniejsze postępowanie prowadzone jest w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.
2.
Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
IV. Opis przedmiotu zamówienia
1.
Przedmiotem zamówienia jest dostawa prasy polskiej i zagranicznej w formie
prenumeraty na rok 2026, do wskazanych w zapytaniu ofertowym jednostek Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach.
2.
Przedmiot zamówienia obejmuje dostawę prasy w formie papierowej
i elektronicznej. Wersje elektroniczne prasy powinny zapewniać dostępność cyfrową, zgodnie z ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (DZ.U. 2024.1411 t.j)
3.
Wykaz tytułów oraz liczbę zamawianych pakietów określa Formularz asortymentowo - cenowy, stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego.
4.
Jeden pakiet obejmuje wszystkie wydania danego tytułu w ciągu roku.
5.
Miejsce dostawy prasy:
1)
Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach – Administracja Centralna, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce,
2)
Centrum Informatyki, ul. Uniwersytecka 19, 25-406 Kielce,
3)
Biblioteka Uniwersytecka UJK, ul. Uniwersytecka 19, 25-406 Kielce,
4)
Biblioteka Uniwersytecka UJK – Czytelnia Wydziału Pedagogiki
i Psychologii, ul. Krakowska 11, 25-029 Kielce,
6.
Zamówienie zostało podzielone na części:
Część 1: dostawa prasy polskiej,
KU.2302.43.2025
4
Część 2: dostawa prasy zagranicznej.
Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych – jak wyżej.
7.
Wykonawca może złożyć ofertę na jedną lub więcej części zamówienia.
8.
Dostawa prasy musi odbywać się w foliowanych i opisanych paczkach. Każdorazowo do każdej paczki Wykonawca zobowiązany jest dołączyć dokument z wyszczególnionymi tytułami objętymi dostawą.
9.
W przypadku niezgodności dostawy z zamówieniem, Zamawiający zobowiązuje się do telefonicznego, pisemnego lub mailowego złożenia reklamacji, a Wykonawca do uwzględnienia tej reklamacji:
1)
dotyczącej prasy codziennej – w ciągu 2 godzin od właściwego zgłoszenia,
2)
periodyków i innych – w ciągu 2 dni roboczych.
10.
Zamawiający zobowiązuje się do odbierania zamówionych egzemplarzy prasy w miejscu i czasie wskazanym w Rozdziale 4 ust. 3 i 4 i każdorazowego
sprawdzania zawartości paczki z dostarczoną prasą z opisem zamówienia.
11.
Zamówienie będzie realizowane sukcesywnie, przez 2026 rok, zgodnie z kolejnością ukazywania się poszczególnych numerów: od numeru pierwszego prenumeraty na rok 2026 do pełnej realizacji zamówienia, lecz nie później niż do 30.06.2027 roku w sytuacji, gdy jest to niezależne od Wykonawcy, np. faktyczne wydanie czasopisma nastąpiło po 31.12.2026 r.
12.
Przedłużony okres dostawy, tj. pomiędzy 01.01.2027 r a 30.06.2027 r. jest traktowany przez Zamawiającego wyłącznie jako umożliwienie Wykonawcy zrealizowania dostaw czasopism ukazujących się nieregularnie, np. półroczników, roczników oraz wszystkich tytułów, dla których wydawca sygnalizuje opóźnienie wydania.
13.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości zamówienia przez Wykonawcę u wydawcy prenumeraty w roku 2026, której realizacja rozpoczynałaby się od numeru zeszytu innego niż nr 1 lub numeru zeszytu, niestanowiącego kontynuacji z roku poprzedniego (w przypadku stosowania przez wydawcę numeracji ciągłej zeszytów).
14.
W przypadku, gdy w okresie prenumeraty wydawca zaprzestanie wydawania poszczególnych pozycji czasopism objętych zamówieniem, przedmiot zamówienia ulegnie odpowiedniej korekcie - pomniejszeniu.
15.
W przypadku dostawy czasopism spoza Unii Europejskiej, Wykonawca krajowy jak i zagraniczny zapewnia całkowitą obsługę celną dostarczanych czasopism, ponosząc wszystkie koszty z tym związane.
16.
Wykonawca zobowiązany jest do uruchomienia bezpośrednio z serwera wydawcy dostępu on-line do czasopism prenumerowanych w wersji elektronicznej od dnia obowiązywania umowy.
17.
Czasopisma on-line muszą być dostępne na wszystkich komputerach sieci uczelnianej.
18.
Standardy jakościowe odnoszące się do wszystkich istotnych cech przedmiotu zamówienia, zostały określone w opisie przedmiotu zamówienia, który zawiera tytuły zamawianej prasy.
19.
Do obowiązków Wykonawcy w ramach niniejszego zamówienia należy również udzielanie Zamawiającemu informacji o wszelkich zmianach bibliograficznych tytułów (tytuł, częstotliwość, ISSN) oraz o zaprzestaniu, wstrzymaniu i opóźnieniu ich publikacji.
Nomenklatura wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV)
22200000-2 – gazety, dzienniki, czasopisma i magazyny
79980000-7 – usługi prenumeraty
KU.2302.43.2025
5
Zamawiający nie przewiduje udzielania zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 i 8.
V. Termin wykonania zamówienia
1.
Termin realizacji zamówienia: od 01.01.2026 r. do otrzymania ostatniego egzemplarza prasy z prenumeraty na rok 2026, nie dłużej jednak niż do dnia 30 czerwca 2027 r.
2.
Zamawiający dopuszcza dostarczenie przedmiotu umowy do 30.06.2027 r. w sytuacji, gdy jest to niezależne od Wykonawcy np. faktyczne wydanie czasopisma nastąpiło po 31.12.2026 r.
3.
Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia zamówionych tytułów do miejsca wskazanego przez Zamawiającego, w następujących terminach:
1)
prasy codziennej – każdego dnia roboczego do godziny 7.00 rano,
2)
prasy sobotnio-niedzielnej – w poniedziałek do godziny 7.00 rano,
3)
prasy: tygodników, miesięczników, dwumiesięczników, kwartalników - w następnym dniu roboczym do godziny 7.00 rano.
4)
wydawnictw periodycznych – nie później niż na drugi dzień po ich wydaniu,
5)
prasy zagranicznej europejskiej – nie później niż 1 miesiąc od dnia wydania,
6)
prasy zagranicznej pozaeuropejskiej – nie później niż 2 miesiące od dnia wydania,
7)
w przypadku dni wolnych od pracy określonych ustawowo – w następnym dniu roboczym do godziny 7.00 rano.
4.
Miejsce realizacji zamówienia:
1)
Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach – Administracja Centralna, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce,
2)
Centrum Informatyki, ul. Uniwersytecka 19, 25-406 Kielce,
3)
Biblioteka Uniwersytecka UJK, ul. Uniwersytecka 19, 25-406 Kielce,
4)
Biblioteka Uniwersytecka UJK – Czytelnia Wydziału Pedagogiki
i Psychologii, ul. Krakowska 11, 25-029 Kielce.
VI. Warunki udziału w postępowaniu
1.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na zasadach określonych w zapytaniu ofertowym, oraz spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu.
2.
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
- w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, Wykonawca należycie wykonał co najmniej dwie usługi (każda w ramach odrębnej umowy) za kwotę minimum 20.000,00 zł– oświadczenie w treści oferty;
3.
Zamawiający, w stosunku do Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, w odniesieniu do warunku dotyczącego zdolności technicznej lub zawodowej – dopuszcza łączne spełnianie warunku przez Wykonawców.
7. Oświadczenia i dokumenty, jakie zobowiązani są dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
Do oferty Wykonawca zobowiązany jest dołączyć:
a) wykaz zrealizowanych przez Wykonawcę dostaw spełniających wymagania określone w zapytaniu ofertowym- załącznik nr 3;
KU.2302.43.2025
6
8. Informacja dla wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (spółki cywilne/ konsorcja)
Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo do reprezentowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone do oferty.
9. Sposób komunikacji oraz przekazywanie oświadczeń lub dokumentów
1.
Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami:
1)
w zakresie proceduralnym: Anna Siewierska, tel.: 413497275, (anna.siewierska@ujk.edu.pl).
2)
w zakresie merytorycznym: Magdalena Nartowska, tel.: 413497897, (magdalena.nartowska@ujk.edu.pl);
Małgorzata Guldon, tel.: 413497183, (malgorzta.guldon@ujk.edu.pl);
2.
Cała komunikacja w postępowaniu odbywa się za poczty elektronicznej: anna.siewierska@ujk.edu.pl
10. Sposób obliczenia ceny oferty
1.
Wykonawca podaje cenę za realizację przedmiotu zamówienia zgodnie ze wzorem Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 – formularz ofertowy oraz załącznik nr 1.1 – formularz asortymentowo-cenowy.
2.
Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz istotnymi postanowieniami umowy określonymi w zapytaniu ofertowym. Ustalenie stawki podatku VAT w przedmiotowym postępowaniu należy do obowiązków Wykonawcy.
3.
Cena podana na Formularzu Ofertowym jest ceną ostateczną, niepodlegającą negocjacji i wyczerpującą wszelkie należności Wykonawcy wobec Zamawiającego związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
4.
Cena oferty powinna być wyrażona w złotych polskich (PLN) z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5.
Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walucie obcej.
6.
Wyliczona cena oferty brutto będzie służyć do porównania złożonych ofert i do rozliczenia w trakcie realizacji zamówienia.
7.
Jeżeli została złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny lub kosztu zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć. W ofercie, o której mowa w ust. 1, wykonawca ma obowiązek:
1) poinformowania zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego;
2) wskazania nazwy (rodzaju) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;
3) wskazania wartości towaru lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym zamawiającego, bez kwoty podatku;
4) wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą wykonawcy, będzie miała zastosowanie.
KU.2302.43.2025
7
8.
Wzór formularza ofertowego został opracowany przy założeniu, iż wybór oferty nie będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego w zakresie podatku VAT. W przypadku, gdy Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie o powstaniu u Zamawiającego obowiązku podatkowego, to winien odpowiednio zmodyfikować treść formularza.
11. Termin związania ofertą
Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni, tj. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
12. Sposób i termin składania i otwarcia ofert
1.
Ofertę należy złożyć do dnia 09.12.2025 r. do godziny 11:00
Ofertę podpisaną i zeskanowaną należy wysyłać na adres anna.siewierska@ujk.edu.pl
Oferta musi być opatrzona czytelnym podpisem lub imienną pieczątką z parafą i klauzulą „ za zgodność z oryginałem” przez wykonawcę lub przez upoważnionego pełnomocnika ( wtedy do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo) , pod rygorem nieważności albo w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
2.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 09.12.2025 r. o godzinie 11:30.
13. Opis kryteriów oceny ofert, wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert
Zamawiający za najkorzystniejszą uzna ofertę niepodlegającą odrzuceniu, która uzyska największą liczbę punktów obliczoną w oparciu o podane kryteria oceny ofert.
Zamawiający dokona oceny ofert według następujących kryteriów i ich wag dla zamówienia:
Lp.
Kryterium
Waga kryterium
Maksymalna ilość punktów jakie może otrzymać oferta za dane kryterium
1
Cena brutto
100%
100
1.
Zasady oceny ofert w poszczególnych kryteriach:
1)
Cena – waga 100 %
cena najniższa brutto*
C = ------------------------------------------------ x 100 pkt
cena oferty ocenianej brutto
* spośród wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu
1.
Punktacja przyznawana ofertom w kryterium będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Najwyższa liczba punktów wyznaczy najkorzystniejszą ofertę.
2.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych i zapytaniu ofertowym oraz zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane kryteria oceny ofert.
3.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.
a)
Podstawą przyznania punktów w kryterium „cena” będzie cena ofertowa brutto podana przez Wykonawcę w Formularzu Ofertowym.
KU.2302.43.2025
8
b)
Cena ofertowa brutto musi uwzględniać wszelkie koszty jakie Wykonawca poniesie w związku z realizacją przedmiotu zamówienia.
2)
Punktacja przyznawana ofertom będzie liczona z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z zasadami arytmetyki.
2.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty, w tym zaoferowanej ceny.
3.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą.
13. Wykaz załączników do zapytania
Załącznik nr 1
Załącznik nr 1.1
Załącznik nr 2
Formularz ofertowy
Formularz asortymentowo-cenowy
Projekt umowy
Załącznik nr 3
Wykaz dostaw
Zatwierdziła komisja.

Zamawiający wyznacza następujące osoby do kontaktu z Wykonawcami:
1) w zakresie proceduralnym: Anna Siewierska, tel.: 413497275, (anna.siewierska@ujk.edu.pl).
2) w zakresie merytorycznym: Magdalena Nartowska, tel.: 413497897, (magdalena.nartowska@ujk.edu.pl);
Małgorzata Guldon, tel.: 413497183, (malgorzta.guldon@ujk.edu.pl);

• Zapytanie ofertowe.pdf
  
• Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy.odt
  
• Załącznik nr 1.1- Formularz asortymentowo-cenowy.odt
  
• Załącznik nr 2 - Projekt umowy.pdf
  
• Załącznik nr 3 - Wykaz dostaw.docx