Zapytanie ofertowe

ZAPYTANIE  OFERTOWE

W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2 ust.1pkt 1) ustawy z dnia 11 września 2019  r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) zapraszamy do złożenia oferty na Świadczenie usług cateringowych  dla UJK w Kielcach w ramach projektu pn.”UJK dla rozwoju biznesu”, finansowanego przez Ministra Edukacji i Nauki.

I.         DANE ZAMAWIAJĄCEGO

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce

tel.: 41 349 73 32, 41 349 72 77

Godziny pracy: 7³⁰ – 15³⁰ od poniedziałku do piątku

Adres strony internetowej: https://bip.ujk.edu.pl/dzp/ogloszenia.php

Adres poczty elektronicznej:  wioletta.baran@ujk.edu.pl

II.        OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przygotowanie, dostarczenie, obsługa na miejscu (w pomieszczeniach Zamawiającego) usług cateringowych polegających na zorganizowaniu poczęstunku:

Grupa A.  3 cateringi dla 60 osób (+/-10), czas trwania do 4 godzin, w menu co najmniej:

a)       serwis kawowy – kawa z ekspresu (minimum do wyboru espresso, czarna, biała), herbata (minimum do wyboru czarna + 2 dowolne smaki) + dodatki cukier, mleko, cytryna – bez ograniczeń,

b)       woda gazowana i niegazowana – co najmniej 500 ml/osoba,

c)       soki owocowe 100% (minimum 2 smaki) – co najmniej 250 ml/osoba,

d)       słodkie przekąski – ciasto: sernik, szarlotka, ciasto z galaretką – co najmniej 250 g/osoba,

e)       kompozycja owoców filetowanych (minimum 5 rodzajów) – co najmniej 150 g/osoba,

f)         słone przekąski tj:

– kanapeczki bankietowe różne rodzaje do wyboru np. z szynką, serem, łososiem, twarożkiem,
z  dodatkiem warzyw  np. sałata, pomidor, ogórek, rzodkiewka – co najmniej 2 szt./osoba,

– mini sałatki np. grecka, z kurczakiem, z łososiem – co najmniej 1 szt./osoba.

Grupa B.  20 cateringów dla 15 osób (+/-3), czas trwania do 2 godzin, w menu co najmniej:

a)       serwis kawowy – kawa z ekspresu (minimum do wyboru espresso, czarna, biała), herbata (minimum do wyboru czarna + 2 dowolne smaki) + dodatki cukier, mleko, cytryna – bez ograniczeń,

b)       woda gazowana i niegazowana – co najmniej 500 ml/osoba,

c)       soki owocowe 100% (minimum 2 smaki) – co najmniej 150 ml/osoba,

d)       słodkie przekąski – ciasto: sernik, szarlotka, ciasto z galaretką – co najmniej 150 g/osoba,

e)       kompozycja owoców filetowanych (minimum 5 rodzajów) – co najmniej 150 g/osoba,

f)         słone przekąski tj:

– kanapeczki bankietowe różne rodzaje do wyboru np. z szynką, serem, łososiem, twarożkiem,
z  dodatkiem warzyw  np. sałata, pomidor, ogórek, rzodkiewka – co najmniej 2 szt./osoba,

– mini sałatki np. grecka, z kurczakiem, z łososiem – co najmniej 1 szt./osoba.

2. Wykonawca zapewni świadczenie usługi cateringowej na zastawie ceramicznej lub porcelanowej z użyciem sztućców platerowanych, serwetek papierowych i materiałowych, obrusów materiałowych oraz wszelkich innych akcesoriów niewymienionych w zapytaniu, a niezbędnych do należytego wykonania zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza używania naczyń i sztućców jednorazowego użytku.

3. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wykwalifikowanej obsługi kelnerskiej w trakcie spotkania, w liczbie odpowiedniej do liczby uczestników spotkania oraz zapewni osoby do obsługi technicznej spotkania (wypakowanie sprzętu, posiłków, napojów, uprzątnięcie miejsca przeznaczonego na wykonanie usługi każdorazowo przed i po jej realizacji w terminie 60 min. przed rozpoczęciem i po zakończeniu spotkania).

 Zamawiający w ramach zamówienia oczekuje:

• przygotowania i dostarczenia posiłków zgodnie z zapytaniem ofertowym i złożoną ofertą,
• profesjonalnej i sprawnej obsługi,
• świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów, spełniających normy jakości produktów spożywczych  oraz o ważnym okresie przydatności do spożycia,
• przestrzegania przepisów prawnych oraz sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych,
• przygotowania sali do spożywania posiłków w sposób estetyczny, uzgodniony ze wskazanym w Umowie przedstawicielem Zamawiającego,
• uprzątnięcia sali po  każdej usłudze.

III.      WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1.  nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835), tzn.: Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę który:

1)         jest wykonawcą wymienionym w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006i rozporządzeniu 269/2014 ani wpisanym na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka,
o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. ustawy;

2)         jest wykonawcą, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U z 2022 r., poz. 593i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006i rozporządzeniu 269/2014 ani wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. ustawy;

3)         jest wykonawcą, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r., poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. Ustawy.

2.  Spełniają warunki udziału w postępowaniu tzn.

1)       dysponują osobami do przygotowania posiłków z aktualnymi badaniami lekarskimi,

2)       dysponują minimum 2 osobami do obsługi kelnerskiej z aktualnymi badaniami lekarskimi, zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę w rozumieniu art. 22 § 1ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy
(Dz. U.  z 2022 r. poz. 1510 ze zm.)

Ocena spełnienia warunków odbędzie się zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia w oparciu o oświadczenia i dokumenty złożone wraz z ofertą.

WYKAZ DOKUMENTÓW na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu:

1.       Wypełniony i podpisany formularz ofertowy ( załącznik nr 1).

2.       Kopia KRS lub wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub adres bezpłatnej internetowej bazy danych z której Zamawiający pobierze ten dokument samodzielnie.

IV.     KRYTERIA OCENY OFERT

1.       Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej ceny (cena – 100%).

2.       Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.

3.       Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.

4.       W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

5.       Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106, ze zm.), dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

6.       W ofercie, o której mowa w ust. 5, Wykonawca ma obowiązek:

1)       poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2)       wskazania nazwy (rodzaju) sprzętu lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3)       wskazania wartości sprzętu lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

4)       wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

7.       Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą. Termin związania ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

8.       Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

9.       W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 8, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się
o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba
że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

V.       TERMIN i MIEJSCE  REALIZACJI ZAMÓWIENIA ORAZ TERMIN  ZWIĄZANIA OFERTĄ

1.       Terminy

a)       1 serwis zgodnie z rozdziałem II. Grupa A - w miesiącu październiku 2022 r.

b)       1 serwis zgodnie z  rozdziałem II. Grupa A - w miesiącu maju/czerwcu 2023 r.

c)       1 serwis zgodnie z  rozdziałem II.  Grupa A - w miesiącu marcu/kwietniu/maju 2024 r.

d)       20 serwisów zgodnie z rozdziałem II Grupa B - w okresie od września/października 2022 r. do marca 2024 r.
z wyłączeniem miesięcy lipiec i sierpień

- dokładne terminy zostaną ustalone  z Wykonawcą wybranym do realizacji zamówienia i spisane
w szczegółowym harmonogramie.

2.       Miejsca – każdorazowo siedziba Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach

a)       ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce lub

b)       ul. IX Wieków Kielc 19a, 25-516 Kielce lub

c)       ul. Uniwersytecka 17, 25-406 Kielce lub

d)       ul. Uniwersytecka 7, 25-406 Kielce lub

e)       ul. Uniwersytecka 15, 25-406 Kielce lub

f)         ul. Krakowska 11, 25-029 Kielce lub

g)       ul. Podklasztorna 117, 25-717 Kielce.

3.       Zamawiający poinformuje Wykonawcę o planowanym terminie oraz miejscu spotkania nie później niż na 1 tydzień przed spotkaniem.

VI.     SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.       Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. Do oferty należy dołączyć:

1)       pełnomocnictwo – jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy
w dokumentach rejestrowych,

2)       aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji lub adres bezpłatnej bazy danych z której Zamawiający pobierze ten dokument samodzielnie.

2.       Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

3.       Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

4.       Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz
z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski.

5.       Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym) przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

6.       Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie pisemnej, papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem osoby umocowanej (w oryginale).

7.       Ofertę w formie pisemnej papierowej wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w jednym egzemplarzu, w nieprzejrzystej kopercie/opakowaniu, zabezpieczonej w sposób uniemożliwiający zapoznanie się
z jej treścią  bez naruszenia zabezpieczeń, przed upływem terminu otwarcia ofert.

8.       Koperta (opakowanie) z ofertą powinna być opatrzona pełną nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy oraz oznaczona w następujący sposób: „Oferta na usługi cateringowe dla UJK w Kielcach”, numer sprawy ADP.2302.27.2022. Nie otwierać przed 28.09.2022 r., godzina 12.00.

9.        Cenę oferty należy podać w kwocie netto i brutto wraz z należnym podatkiem VAT, z zaokrągleniem do drugiego miejsca po przecinku.

10.    Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy.

11.    Cena ostateczna powinna obejmować wszystkie prace związane z realizacją zamówienia.

12.    Jeżeli w postepowaniu złożona zostanie oferta, której wybór prowadzić będzie do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca składając ofertę, jest zobligowany poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazać ich wartość bez podatku. Niezłożenie przez Wykonawcę informacji będzie oznaczało, że taki obowiązek nie powstaje.

VII.    TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY:

1.       Oferty należy składać w terminie do dnia 28.09.2022 r. do godziny 11:00.

2.       Oferty należy składać za pośrednictwem jednego z niżej wskazanych sposobów:

a)       za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: wioletta.baran@ujk.edu.pl,

b)       za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-369 Kielce, ul. Żeromskiego 5, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 03.

3.       O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

4.       Otwarcie ofert nastąpi dnia 28.09.2022 r. o godz. 12.00.

5.       Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego po terminie na składanie zostanie odrzucona.

6.       Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie spełni warunków i wymagań określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

VIII.  INFORMACJE DODATKOWE             

1.       Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres podmiotu, którego ofertę wybrano.
W razie unieważnienia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieści na swojej stronie internetowej, informację o unieważnieniu zamówienia.

2.       Wykonawca, którego oferta została wybrana przystępuje do zawarcia umowy z Zamawiającym na realizację zamówienia na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

3.       Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.

4.       Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są:

1)       w zakresie proceduralnym: Wioletta Baran, tel. 41 349 7332 e-mail:  wioletta.baran@ujk.edu.pl,

2)       w zakresie merytorycznym: Maria Ponikowska, tel. 41 349 7228 e-mail: maria.ponikowska@ujk.edu.pl.

5.       Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych)
(Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1)        administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach,
ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, tel.: 41/3497200;

2)        administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem
e-mail: iod@ujk.edu.pl;

3)        Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym
z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.

4)        odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania .

5)        Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania
o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6)        obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7)        w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8)        posiada Pani/Pan:

a)          na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może ostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b)          na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c)           na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d)          prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan,
że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;  

9)        nie przysługuje Pani/Panu:

a)        w związku z art. 17 ust. 3 lit. B, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b)        prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c)        na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. C RODO;

10)     przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Komisja akceptuje treść zapytania ofertowego:

ZATWIERDZIŁ

Kanclerz UJK

dr Aleksandra Pisarska

Wioletta Baran tel. 41 349 73 32; wioletta.baran@ujk.edu.pl

• OGŁOSZENIE CATERING.docx
  Załącznik nr 1
• OGŁOSZENIE CATERING.pdf
  Załącznik nr 1
• scan notatki o wyniku postępowania.pdf