Zapytanie ofertowe

                                                                                                                      Kielce, dnia  16.01.2024.r.

ZAPYTANIE  OFERTOWE

            W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2, ust. 1, pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019  r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1710 ze zm.) oraz § 9 Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach  zapraszamy do złożenia oferty na: „Dostawa elementów UPS-ów”

Ø  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

Ø  Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych

Ø  Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień podobnych.

Ø  Usługa zostanie wykonana pod adresem: Budynek „D” WPiNS, Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Uniwersytecka 15.

I.      DANE ZAMAWIAJĄCEGO:

Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach

ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce

tel.: 41 349 73 32, 41 349 72 77

Godziny pracy: 7³⁰ – 15³⁰ od poniedziałku do piątku

Adres strony internetowej: https://bip.ujk.edu.pl/dzp/ogloszenia.php

Adres poczty elektronicznej:  anna.siewierska@ujk.edu.pl

II.    OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:

Przedmiotem zamówienia jest dostawa elementów urządzenia UPS podlegających naprawie, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia (OPZ)  stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego

1.      Kod CPV:   35100000-5 urządzenia awaryjne i zabezpieczające,

2.      W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:

a.      dostawy i wymiany: kompletu kondensatorów filtru DC, kompletu kondensatorów filtru AC, kompletu wentylatorów chłodzących, kompletu baterii akumulatorów typu SBL 45-12i;

b.      utylizacji zdemontowanych części;

c.      uruchomieniu urządzenia UPS oraz sprawdzenie poprawności jego działania po wymianie.

3.      Wykonawca zobowiązany jest zrealizować zamówienie na zasadach i warunkach opisanych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr  3  do SWZ.

4.      Dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim w formie drukowanej (instrukcji obsługi może być zapisana na DVD/ CD lub innym nośniku).

5.      W ramach zamówienia Zamawiający wymaga udzielenia  minimum 24 miesięcznej gwarancji, o ile opis przedmiotu zamówienia nie stanowi inaczej.

Uwaga

Jeżeli zamawiający wskazał klasę, markę czy znak towarowy urządzenia/sprzętu, to dopuszcza się zaoferowanie sprzętu równoważnego pod warunkiem zachowania norm, konstrukcji, parametrów i standardów, którymi charakteryzuje się urządzenie/sprzęt wskazany przez zamawiającego. W tym wypadku na wykonawcy spoczywa obowiązek udowodnienia zachowania cech określonych przez zamawiającego tj. należy sporządzić i załączyć specyfikację techniczną oferowanego sprzętu jako załącznik do formularza ofertowego. W przeprowadzonym dowodzie należy odnieść się do norm, konstrukcji, parametrów oraz standardów i dokonać porównania, z którego musi wynikać, iż sprzęt oferowany jako równoważny nie jest gorszy od sprzętu opisanego przez zamawiającego. Niespełnienie którejkolwiek z cech wymaganych przez zamawiającego,  w opisie przedmiotu zamówienia,  spowoduje odrzucenie oferty.

III.  WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

1)  Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. z 2022 r., poz. 835), tzn.: Zamawiający wykluczy z postępowania wykonawcę który:

a)      Jest wykonawcą wymienionym w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 ani wpisanym na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. ustawy;

b)     jest wykonawcą, którego beneficjentem rzeczywistym w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U z 2022 r., poz. 593
i 655) jest osoba wymieniona w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006i rozporządzeniu 269/2014 ani wpisana na listę lub będąca takim beneficjentem rzeczywistym od dnia 24 lutego 2022 r., o ile została wpisana na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. ustawy;

c)      jest wykonawcą, którego jednostką dominującą w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r., poz. 217, 2105 i 2106), jest podmiot wymieniony w wykazach określonych w rozporządzeniu 765/2006 i rozporządzeniu 269/2014 albo wpisany na listę lub będący taką jednostką dominującą od dnia 24 lutego 2022 r., o ile został wpisany na listę na podstawie decyzji w sprawie wpisu na listę rozstrzygającej o zastosowaniu środka, o którym mowa w art. 1 pkt 3 cyt. Ustawy.

Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie oświadczenia składanego w Formularzu Ofertowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania. Brak spełnienia powyższego warunku oznacza wykluczenie z postępowania.

2. Zamawiający wykluczy z postępowania Wykonawcę, który posiada powiązania kapitałowe lub osobowe z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego  lub osobami wykonującymi w jego  imieniu czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a wykonawcą, polegające w szczególności na:

ü  uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

ü  posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

ü  pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

ü  pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie wypełnionego przez Oferenta oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego. Brak spełnienia powyższego warunku oznacza wykluczenie Oferenta z postępowania.

3. W celu potwierdzenia spełniania w/w warunków Wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenia i dokumenty wymienione w Rozdziale IV.  Z treści załączonych oświadczeń i dokumentów winno wynikać jednoznacznie, że Wykonawca spełnił w/w warunki. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie, w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach załączonych do oferty a wyszczególnionych poniżej.

IV.  WYKAZ DOKUMENTÓW:

1.      Wypełniony i podpisany formularz ofertowy (załącznik nr 2).

2.      Dokument rejestrowy z którego będzie wynikać  umocowanie do podpisania oferty lub adres bezpłatnej bazy danych z której zamawiający samodzielnie pobierze taki dokument.

3.      Pełnomocnictwo dla osoby upoważnionej jeśli z dokumentów rejestrowych nie będzie wynikać umocowanie, o którym mowa w pkt 3.

4.      Wszystkie opracowane przez Zamawiającego załączniki do niniejszego zapytania ofertowego stanowią wyłącznie propozycję co do formy wymaganych dokumentów. Dopuszcza się przedstawienie wymaganych załączników w formie własnej opracowanej przez Wykonawcę, pod warunkiem, iż będą one zawierać wszystkie żądane przez Zamawiającego informacje.

V.    KRYTERIA OCENY OFERT:

1.      Cena brutto:100%

Maksymalną ilość punktów (100) Zama­wiający przyzna ofercie z najniższą ceną brutto, pozostałe będą oceniane proporcjonalnie,  tj.:

(Cena brutto najniższa : Cena brutto badana) x 100   = ….. pkt.  -  liczba punktów uzyskana przez poszczególne oferty; punkty przyznane każdej ofercie będą zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku.

Za najkorzystniejszą Zama­wiający uzna ofertę, która uzyska największą liczbę punktów w niniejszym postępowaniu.

2.      W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są zobowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

3.      Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j.: Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ), dla celów zastosowania kryterium ceny Zamawiający dolicza do przedstawionej w tej ofercie ceny kwotę podatku od towarów i usług, którą miałby obowiązek rozliczyć.

4.      W ofercie, o której mowa w ust. 4 Wykonawca ma obowiązek:

1)     poinformowania Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadził do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego;

2)     wskazania nazwy (rodzaju) sprzętu lub usługi, których dostawa lub świadczenie będą prowadziły do powstania obowiązku podatkowego;

3)     wskazania wartości sprzętu lub usługi objętego obowiązkiem podatkowym Zamawiającego, bez kwoty podatku;

4)     wskazania stawki podatku od towarów i usług, która zgodnie z wiedzą Wykonawcy, będzie miała zastosowanie.

5.      Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę w terminie związania ofertą. Termin związania ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu do składania ofert.

6.      Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

7.      W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 7, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający może zwrócić się   o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania.

VI.  TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA ORAZ ZWIĄZANIA OFERTĄ:

1.      Wszystkie czynności objęte niniejszym zamówieniem Wykonawca zrealizuje w terminie do 14 dni kalendarzowych , licząc od dnia zawarcia umowy.

2.      Zmiana terminu realizacji zamówienia może nastąpić wyłącznie w przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od wykonawcy, w szczególności będących następstwem działania siły wyższej tzn. nadzwyczajnego zdarzenia zewnętrznego, którego nie można było przewidzieć, ani któremu nie można było zapobiec, a które faktycznie bezpośrednio uniemożliwia lub utrudnia realizację przedmiotu umowy, w szczególności wojny, przewrotu, zamieszek, rebelii, strajku epidemii itp. w branżach mających zasadniczy wpływ na terminową realizację zamówienia. Zmiana terminu realizacji zamówienia może nastąpić wyłącznie za zgodą zamawiającego na pisemny wniosek wykonawcy, zawierający uzasadnienie zmiany terminu

VII.         SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

1.      Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, zgodnie ze wzorem formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego. Do oferty należy dołączyć:

1)     pełnomocnictwo – jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy
w dokumentach rejestrowych,

2)     aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji lub wskazać ogólnodostępną , bezpłatną bazę danych z której Zamawiający samodzielnie pobierze ten dokument.

2.      Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego -zgodnie z OPZ.

3.      Wszelkie koszty związane ze sporządzeniem oraz złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

4.      Oferta musi być sporządzona w języku polskim. Każdy dokument składający się na ofertę lub złożony wraz z ofertą sporządzony w języku innym niż polski musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski.

5.      Oferta wraz z załącznikami musi być podpisana (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, lub podpisem osobistym) przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

6.      Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie pisemnej, papierowej opatrzonej własnoręcznym podpisem osoby umocowanej ( w oryginale). Zamawiający odrzuci ofertę złożoną w formie skanu bez elektronicznego podpisu.

7.      Ofertę w formie pisemnej papierowej wraz z wymaganymi oświadczeniami i dokumentami należy złożyć w jednym egzemplarzu, w nieprzejrzystej kopercie/opakowaniu, zabezpieczonej w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej treścią  bez naruszenia zabezpieczeń, przed upływem terminu otwarcia ofert.

8.      Koperta (opakowanie) z ofertą powinna być opatrzona pełną nazwą i dokładnym adresem Wykonawcy oraz oznaczona w następujący sposób: „Oferta na dostawę elementów UPS-ów”, numer sprawy ADP.2302.1.2024. Nie otwierać przed ………r., godzina 10:00.

9.       Cenę oferty należy podać w kwocie brutto wraz z należnym podatkiem VAT, z zaokrągleniem do drugiego miejsca po przecinku, z uwzględnieniem informacji zawartych w ust. 12 (poniżej)

10.   Prawidłowe ustalenie podatku VAT należy do obowiązków Wykonawcy.

11.   Cena ostateczna powinna obejmować wszystkie prace związane z realizacją zamówienia.

12.   Jeżeli w postepowaniu złożona zostanie oferta, której wybór prowadzić będzie do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. W takim przypadku Wykonawca składając ofertę, jest zobligowany poinformować Zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru/usługi, których dostawa/świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazać ich wartość bez podatku - zgodnie z rozdziałem V niniejszego zapytania ofertowego. Niezłożenie przez Wykonawcę informacji będzie oznaczało, że taki obowiązek nie powstaje.

VIII.       TERMIN I MIEJSCE ZŁOŻENIA OFERTY:

1.      Oferty należy składać w terminie do dnia 24.01.2024. r. do godziny 10:00.

2.      Oferty należy składać za pośrednictwem jednego z niżej wskazanych sposobów:

a)      za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: anna.siewierska@ujk.edu.pl

b)     za pośrednictwem poczty tradycyjnej na adres: Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-369 Kielce, ul. Żeromskiego 5, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 04.

3.      O przyjęciu oferty i rozpoczęciu procedury weryfikacji decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego.

4.      Otwarcie ofert nastąpi dnia 24.01.2024 r. o godz. 11:00.

5.      Jeżeli oferta wpłynie do Zamawiającego po terminie na składanie zostanie odrzucona.

6.      Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie spełni warunków i wymagań określonych w zapytaniu ofertowym.

IX.  INFORMACJE DODATKOWE  

1.      Informację o wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej, podając nazwę albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres podmiotu, którego ofertę wybrano. W razie unieważnienia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieści na swojej stronie internetowej, informację o unieważnieniu zamówienia.

2.      Wykonawca, którego oferta została wybrana przystępuje do zawarcia umowy z Zamawiającym na realizację zamówienia na warunkach określonych we wzorze umowy stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

3.      Niniejsze postępowanie prowadzone jest bez zastosowania przepisów Ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych.

4.      Osobami uprawnionymi przez Zamawiającego do porozumiewania się z Wykonawcami są:

1)      w zakresie proceduralnym: Pani Anna Siewierska, tel. 41 349 7275;  email:  anna.siewierska@ujk.edu.pl ,

2)      w zakresie merytorycznym: Pan Waldemar Świder, tel.  41 349 6580, email: waldemar.swider@ujk.edu.pl

5.      Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. U. UE L119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:

1)   administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, tel.: 41/3497200;

2)   administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można się kontaktować pod adresem e-mail: iod@ujk.edu.pl;

3)   Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. C RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonym w trybie zapytania ofertowego.

4)   odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania .

5)   Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;

6)   obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

7)   w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.

8)   posiada Pani/Pan:

a)         na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących (w przypadku, gdy skorzystanie z tego prawa wymagałoby po stronie administratora niewspółmiernie dużego wysiłku może zostać Pani/Pan zobowiązana do wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu albo sprecyzowanie nazwy lub daty zakończonego postępowania o udzielenie zamówienia);

b)        na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

c)         na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);

d)        prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;  

9)   nie przysługuje Pani/Panu:

a)       w związku z art. 17 ust. 3 lit. B, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

b)      prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

c)       na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. C RODO;

10)   przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych przez administratora. Organem właściwym dla przedmiotowej skargi jest Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

                                                ZATWIERDZIŁ

                                                      Kanclerz UJK

1) w zakresie proceduralnym: Pani Anna Siewierska, tel. 41 349 7275; email: anna.siewierska@ujk.edu.pl ,
2) w zakresie merytorycznym: Pan Waldemar Świder, tel. 41 349 6580, email: waldemar.swider@ujk.edu.pl

• Zapytanie ofertowe.pdf
  
• Załacznik nr 2- oferta wzór.docx
  
• Załącznik nr 3 projekt umowy.pdf
  
• Informcja o wyborze najkorzystniejszej oferty.pdf