Zapytanie ofertowe

ADP.2302.13.2022                                                                                                  Kielce, 11.05.2022 r.

 ZAPYTANIE OFERTOWE

W związku z zamiarem udzielenia zamówienia w oparciu o art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019r. Prawo zamówień publicznych zapraszamy do złożenia oferty na Wynajem sceny nagłośnienia i oświetlenia na potrzeby imprez organizowanych w ramach Studenckiej Wiosny Kulturalnej – Juwenalia 2022 dla Uniwersytetu Jana Kochanowskiego w Kielcach.

I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA :

1.Przedmiotem zamówienia jest Wynajem sceny nagłośnienia i oświetlenia na potrzeby imprez organizowanych w ramach Studenckiej Wiosny Kulturalnej – Juwenalia 2022

Wymogi ogólne:

-   minimum 5 letnia praktyka w obsłudze imprez plenerowych (scena, dźwięk, światło),

-   potwierdzone doświadczenie w obsłudze dużych imprez plenerowych, min. 3 imprezy,

- potwierdzona współpraca z zespołami w zakresie realizacji oświetlenia i nagłośnienia koncertów,

- posiadanie własnego backline-u dla nagłośnienia występu zespołów supportujących,

- wypełnienie wymogów riderów technicznych zespołów. ( załącznik do zapytania ofertowego)

- odpowiedzialność za kontakt z zespołami w sprawach technicznych dotyczących nagłośnienia                     i oświetlenia, najpóźniej 7 dni przed imprezą.

Korowód 19 maja 2022

- dostarczenie aparatury najpóźniej do godz. 9.00 (19.05), odbiór ok. 15.00.

- aparatura nagłośnieniowa musi mieć możliwość  zamontowania na samochodzie dostawczym którym dysponuje Zamawiający, ( VW Transporter, skrzyniowy ) Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć sprawne technicznie nagłośnienie zapewniające dobrą jakość dźwięku podczas przemarszu korowodu przez miasto,

- aparatura winna posiadać własne wbudowane źródło zasilania, akumulatory muszą zapewniać minimum czterogodzinną nieprzerwaną pracę urządzenia,

- minimalna akceptowana moc aparatury nagłośnieniowej to 2x1000 W (RMS), tj. minimum 2 kolumny.

- wymagana jest obecność w zestawie miksera, który będzie kompatybilny z aparaturą
i zapewni dobrą jakość dźwięku oraz możliwość bezpośredniego podłączenia źródła dźwięku, przy użyciu końcówki mini Jack 3,5mm, mikrofonu oraz niezbędnego okablowania.

- maksymalna waga zestawu powinna być mniejsza niż 100 kg.

Koncert plenerowy, Amfiteatr Kadzielnia 21 maja 2022 r.

Amfiteatr zostanie udostępniony o godzinie 12.00 w dniu 21 maja.

Aparatura nagłośnieniowa oraz cały sprzęt wykonawcy musi zostać uprzątnięty z terenu Amfiteatru przed godziną 9.00 22 maja.

Aparatura będzie obsługiwana przez akustyka/serwisanta Wykonawcy przez cały czas trwania prób
i koncertu plenerowego.

Próby techniczne zespołów rozpoczną się ok. godz. 15.00

Wykonawca musi dysponować na miejscu ekipą 6 osób, tak zwanych „stagehands”

Scena:

- wymiary minimalne 16x14 m, (wymiary ramy do podwieszenia horyzontów, bez konieczności ustawienia podestów scenicznych za wyjątkiem podstaw jezdnych wyszczególnionych w riderach)

- wyposażona w podest pod perkusję i instrumenty klawiszowe, zgodne z riderami,

- musi posiadać dwa niezależne bezpieczne wejścia,

- spełnia wymagania przeciwpożarowe,

- w pełni osłonięta horyzontami (3 strony),

- posiada atesty na mocowania elementów podwieszanych,

Oświetlenie i nagłośnienie:

Do obowiązków wykonawcy należy również nagłośnienie i oświetlenie występujących przed zespołami solistów.

Moc aparatury nagłośnieniowej musi zapewniać dobrą słyszalność i jakość dźwięku na otwartej przestrzeni o powierzchni około 3000 m²

Aparatura nagłośnieniowa musi być dedykowana do obsługi dużych koncertów plenerowych
i powinna zapewniać równomierne pokrycie dźwiękiem całego audytorium Amfiteatru.

Aparatura nagłośnieniowa będzie podwieszana w sposób bezpieczny dla konstrukcji Amfiteatru. Amfiteatr nie posiada wyciągarek, wykonawca musi wykonać podwieszenie samodzielnie.

Wymagania techniczne dotyczące sprzętu oraz realizacji nagłośnienia i oświetlenia znajdują się w załącznikach. Zespoły: AKURAT oraz HAPPYSAD.

Nie dopuszcza się odstępstw od zapisów dotyczących wykorzystywanej aparatury znajdujących się w riderach technicznych.

II. WARUNKI UBIEGANIA SIĘ O ZAMÓWIENIE

1.O zamówienia mogą ubiegać wykonawcy którzy  spełniają warunki dotyczące:

1)posiadania wiedzy i doświadczenia tzn. wykażą, że w okresie ostatnich 5 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonali:

- minimum trzy usługi  o charakterze odpowiadającym przedmiotowi zamówienia ( duże imprezy plenerowe dla zespołów posiadających nie mniejszy Rider techniczny niż wymagany przez zespoły                  w niniejszym zapytaniu ofertowym)

2)dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym, tzn.

a) dysponują minimum 1 osobą /akustykiem/  serwisantem zdolnym do ewentualnej naprawy usterki i  pomocy technicznej. Ponadto osoba wskazana przez Wykonawcę która będzie uczestniczyć                            w wykonywaniu zamówienia zobowiązana jest  wziąć odpowiedzialność za kontakt z zespołami                       w sprawach technicznych dotyczących nagłośnienia i oświetlenia i uzyskać ich akceptację dla całej aparatury.

Co najmniej 4 osób do zmiany ustawienia podestów jezdnych i backline zespołów między koncertami.

6 osób „stagehands”

b) posiadają własny backline-u dla nagłośnienia występu zespołów supportujących.

c) są w stanie zabezpieczyć ridery techniczne zespołów występujących tj. Akurat, Happysad

2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków:

W celu potwierdzenia spełniania w/w warunków Wykonawca zobowiązany jest złożyć stosowne oświadczenia i dokumenty wymienione poniżej. Z treści załączonych oświadczeń i dokumentów winno  wynikać jednoznacznie, że Wykonawca spełnił w/w warunki. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie, w oparciu o informacje zawarte  w oświadczeniach i dokumentach załączonych do oferty a wyszczególnionych poniżej.

3.Dokumenty jakie winien przedłożyć Wykonawca w celu potwierdzenia spełniania warunków określonych w pkt.III.1:

1)Wykaz  usług ( formularz załącznik nr 3) zgodnie z warunkiem określonym w pkt. II.1.1);

2)Oświadczenie wykonawcy, że dysponuje minimum 1 osobą  akustykiem/  serwisantem zdolnym do ewentualnej naprawy usterki i  pomocy technicznej.

3) Oświadczenie wykonawcy że  osoba wskazana przez Wykonawcę która będzie uczestniczyć                     w wykonywaniu zamówienia zobowiązana jest  wziąć odpowiedzialność za kontakt z zespołami                       w sprawach technicznych dotyczących nagłośnienia i oświetlenia.

4) Oświadczenie wykonawcy  że posiada własny backline-u dla nagłośnienia występu zespołów supportujących

5) Oświadczenie wykonawcy że posiada wymagany sprzęt oraz zaplecze techniczne pozwalające mu na spełnienie Riderów technicznych zespołów występujących podczas imprez tj Akurat, Happysad

IV.KRYTERIA WYBORU OFERTY

Podstawą  wyboru oferty będzie:

1. cena za  całość usługi        100%

oferta z najniższą ceną otrzyma 100 pkt. Pozostałe oferty otrzymają punkty liczone według wzoru:

Cena najniższa/ cena w badanej ofercie x 100 = ….pkt

Wykonawca winien podać w swojej ofercie :

- cenę za  całość usługi

Cena podana w ofercie powinna zawierać wszystkie opłaty i koszty związane
z realizacją przedmiotu umowy.

V. WYKONAWCA WINIEN PODAĆ W SWOJEJ OFERCIE:

Ceny netto, podatek VAT oraz cena brutto za wykonanie całości usługi

VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na adres: marcin.kmieciak@ujk.edu.pl   do godziny 10:00. dnia 16.05.2022 r

Otwarcie  ofert będzie miało miejsce  w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach,                      ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 3; w dniu 16.05.2022 r.                 o godzinie 10.10             

Kontakt Marcin Kmieciak tel 41 349 7365 

VI. DO OFERTY NALEŻY DOŁĄCZYĆ :

1)      Wykaz  usług zgodnie z warunkiem określonym w pkt. III.1.1).

2)      Aktualny odpis z właściwego rejestru, lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej.

3)      Pełnomocnictwo jeśli ofertę podpisuje inna osoba niż wskazana do reprezentacji Wykonawcy w dokumentach rejestrowych

4)      Oświadczenie wykonawcy, że dysponuje minimum 1 osobą  akustykiem/  serwisantem zdolnym do ewentualnej naprawy usterki i  pomocy technicznej.

5)       Oświadczenie wykonawcy że  osoba wskazana przez Wykonawcę która będzie uczestniczyć                     w wykonywaniu zamówienia zobowiązana jest  wziąć odpowiedzialność za kontakt z zespołami w sprawach technicznych dotyczących nagłośnienia i oświetlenia.

6)       Oświadczenie wykonawcy  że posiada własny backline-u dla nagłośnienia występu zespołów supportujących

7)      Oświadczenie wykonawcy że posiada wymagany sprzęt oraz zaplecze techniczne pozwalające mu na spełnienie Riderów technicznych zespołów występujących podczas imprez tj Akurat, Happysad

8)      Oświadczenie że Wykonawca nie podlega wykluczeniu z niniejszego  postępowania w oparciu o art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835).

Załączniki:

1.Wzór umowy

2.Formularz oferty

3.Opis przedmiotu zamówienia

3.Formularz wykaz usług

4.Ridery techniczne zespołów

Akceptuję

……………..

Kanclerz UJK

Załącznik 2 Formularz oferty

Nazwa firmy ...............................................................................................................................

z siedzibą w ................................................................................................................................

wpisaną do rejestru w ........................................pod numerem...............................................

posiadająca REGON    ...........................................NIP...........................................................

tel…………………………. faks………………………….. e-mail……………………………..

W odpowiedzi na zapytanie ofertowe  z dnia 11.05.2022 r.  dotyczące zamówienia publicznego realizowanego na podstawie art. 2 ust. 1 pkt.1 ustawy z dnia 11 września 2019r.  -  Prawo zamówień publicznych na. Wynajem sceny nagłośnienia i oświetlenia na potrzeby imprez organizowanych w ramach Studenckiej Wiosny Kulturalnej – Juwenalia 2022

 Niniejszym składamy ofertę następującej treści:

Przyjmujemy do realizacji postawione przez zamawiającego w zapytaniu  ofertowym warunki.

Termin realizacji 19-21.05.2022 r.

Oświadczamy, iż jesteśmy związani niniejszą ofertą przez  30 dni

1)      Oświadczamy, że dysponujemy minimum 1 osobą  akustykiem/  serwisantem zdolnym do ewentualnej naprawy usterki i  pomocy technicznej.  Imie i nazwisko, kontakt …………………………..

2)       Oświadczamy   że osoba wskazana przez Wykonawcę która będzie uczestniczyć                     w wykonywaniu zamówienia zobowiązana jest  wziąć odpowiedzialność za kontakt                          z zespołami  w sprawach technicznych dotyczących nagłośnienia i oświetlenia.

3)       Oświadczamy   że posiadamy własny backline-u dla nagłośnienia występu zespołów supportujących

4)      Oświadczamy że posiadamy wymagany sprzęt oraz zaplecze techniczne pozwalające  na spełnienie Riderów technicznych zespołów występujących podczas imprez tj Akurat i Happysad

5)      oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z niniejszego  postępowania w oparciu o art. 7 ust. 1 ustawy o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r., poz. 835).

Osobą upoważnioną do kontaktów z Zamawiającym w przedmiotowej sprawie jest:

.............................................................................. tel. .................................... fax. ................................

W przypadku wyboru naszej oferty, osobami upoważnionymi do podpisania umowy są:

1. ...........................................................................  

Załącznikami do oferty są:

………………………………………                                          ……………………………….

                    /miejscowość, data/                                                          podpis Wykonawcy/

UMOWA DP.2302………….2022

zawarta w dniu ............r. w Kielcach pomiędzy:

Uniwersytetem Jana Kochanowskiego w Kielcach z siedzibą w Kielcach przy ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, zwanym w treści umowy „Zamawiającym”, reprezentowanym przez:

dr Aleksandrę Pisarską – Kanclerza UJK,

a

…………………….. zwanym w dalszej części umowy „Wykonawcą”,

w rezultacie dokonania wyboru oferty Wykonawcy w drodze postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego (art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych):

§ 1

1.    Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia kompleksowej usługi polegającej na   Wynajmie sceny nagłośnienia i oświetlenia na potrzeby imprez organizowanych w ramach Studenckiej Wiosny Kulturalnej – Juwenalia 2022 zgodnie z opisem przedmiotu zawartym w zapytaniu ofertowym i ofertą Wykonawcy zamówienia stanowiącym załącznik do umowy.

2.    Przedmiot umowy, w tym terminy realizacji umowy, został szczegółowo określony w zapytaniu ofertowym.

§ 2

1.    Wykonawca oświadcza, że posiada doświadczenie, kwalifikacje i uprawnienia wymagane do prawidłowego wykonywania umowy.

2.    Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z warunkami realizacji umowy i oświadcza, że nie zachodzą okoliczności uniemożliwiające lub utrudniające prawidłowe jej wykonanie

§ 3

1.    Wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu prawidłowej realizacji przedmiotu umowy wynosi   ………..….. zł brutto (słownie: ……………………..…………………złotych) zgodnie ze złożoną ofertą.

2.    Całkowita wartość umowy, o której mowa w ust. 1, stanowi maksymalną cenę i wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu prawidłowego wykonania umowy.

3.    Wykonawca nie może żądać podwyższenia należnej mu kwoty z tytułu realizacji niniejszej umowy, chociażby w chwili jej zawarcia nie przewidział dodatkowych kosztów prac albo koszty okazały się wyższe niż przewidywane.

§ 4

1.    Osoba wyznaczona do kontaktów po stronie Wykonawcy: ............................ tel/e-mail .....................

2.    Osoba wyznaczona do kontaktów po stronie Zamawiającego: ......................... tel/e-mail ..................

3.    W przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za kontakt z Zamawiającym, Wykonawca niezwłocznie zawiadomi na piśmie o tym fakcie Zamawiającego.

§ 5

1.    Podstawą do wystawienia faktury VAT/rachunku na płatnika - Zamawiającego jest należyte wykonanie umowy, potwierdzone pisemnym protokołem odbioru, podpisanym przez osobę wskazaną przez Zamawiającego i upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy.

2.    Dane płatnika - Zamawiającego: UNIWERSYTET Jana Kochanowskiego w Kielcach, 25-369 Kielce,
ul. Żeromskiego 5, NIP 657-02-34-850.

3.    Zamawiający zobowiązuje się uregulować fakturę VAT/rachunek Wykonawcy w terminie 30 dni, licząc od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT/rachunku do siedziby Zamawiającego.

4.    Osobami upoważnionymi do odbioru faktury VAT są osoby wskazane w ust. 1.

5.    Za datę zapłaty strony przyjmują datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.

§ 6

1.    W przypadku niewykonania lub niewłaściwego wykonania umowy Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy zapłaty kar umownych w następujących przypadkach:

1)      w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego jakichkolwiek uchybień Wykonawcy w zakresie realizacji umowy przez Wykonawcę, w szczególności w przypadku złożenia skarg/zastrzeżeń przez zespoły artystyczne, występujące w ramach wydarzenia, o którym mowa w § 1 ust. 1 -
w wysokości 10% wartości umowy określonej w § 3 ust. 1 niniejszej umowy,

2)      w przypadku, gdy zespół/y artystyczny/e, występujące/mające wystąpić w ramach wydarzenia, o którym mowa w § 1 ust. 1, odmówi/ą występu ze względu na jakość użytego sprzętu tj. sceny, nagłośnienia czy oświetlenia – w wysokości 40% wartości umowy określonej w § 3 ust. 1 niniejszej umowy,

3)      w przypadku odstąpienia od niniejszej umowy przez którąkolwiek ze Stron z przyczyn dotyczących Wykonawcy – w wysokości 50% wartości umowy określonej w § 3 ust. 1 niniejszej umowy.

2.    Zamawiający zastrzega sobie możliwość dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych na zasadach przewidzianych przepisami Kodeksu cywilnego.

3.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do potrącania kar umownych z wierzytelności przysługujących Wykonawcy, w tym z należnego wynagrodzenia Wykonawcy.

§ 7

1.    Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności.

2.    Oprócz przypadków wymienionych w przepisach Kodeksu cywilnego, Zamawiający może odstąpić od umowy w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub dalsze wykonywanie umowy może zagrozić istotnemu interesowi bezpieczeństwa państwa lub bezpieczeństwu publicznemu, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od dnia powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. W przypadku, o którym mowa w zdaniu poprzednim, Wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

§ 8

1.    Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji uzyskanych w trakcie realizacji umowy z wyjątkiem informacji, których ujawnienia wymagają przepisy ustaw, ale tylko w niezbędnym do tego obowiązku zakresie.

2.    Wszelkie informacje związane z ochroną osób i mienia, oraz wskazane w art. 381 ust 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2022 poz. 574 z późn. zm.), stanowią tajemnicę Zamawiającego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r., poz. 1913).

3.    Przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie informacji, o których mowa w ust. 2, w zakresie wykraczającym poza cel umowy, będzie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji i może wiązać się z odpowiedzialnością cywilną lub karną, określoną w art. 18 lub art. 23 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

§ 9

1.    W sprawach nieuregulowanych umową będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

2.    Do umowy mają zastosowanie odpowiednio przepisy ustawy z dnia 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 z późn. zm.).

3.    Bez pisemnej zgody Zamawiającego nie jest dopuszczalny przelew wierzytelności przysługującej Wykonawcy z tytułu niniejszej umowy.

4.    Wszelkie załączniki do umowy stanowią integralną jej część.

§ 10

Spory wynikłe na tle realizacji umowy podlegają rozpatrzeniu według prawa polskiego przez właściwy rzeczowo sąd w Kielcach.

§ 11

Adresem Wykonawcy do doręczeń wszelkiej korespondencji związanej z niniejszą umową jest adres wskazany powyżej w Umowie. O każdej zmianie adresu Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić Zamawiającego. W przypadku zaniechania tego obowiązku, korespondencja wysłana do Wykonawcy na ostatni jego adres znany Zamawiającemu, uważana jest za skutecznie doręczoną.

12

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.

Wykonawca                                                                                                                                                Zamawiający

Ofertę należy złożyć w formie elektronicznej na adres: marcin.kmieciak@ujk.edu.pl do godziny 10:00. dnia 16.05.2022 r
Otwarcie ofert będzie miało miejsce w Uniwersytecie Jana Kochanowskiego w Kielcach, ul. Żeromskiego 5, 25-369 Kielce, Dział Zamówień Publicznych, pokój nr 3; w dniu 16.05.2022 r. o godzinie 10.10
Kontakt Marcin Kmieciak tel 41 349 7365

• zapytanie ofertowe.doc
  
• umowa scena.docx
  
• AkURAT RIDER światło 2022.pdf
  
• AkURAT RIDER dźwięk 2022.pdf
  
• 2022 Happysad rider techniczny.pdf